Как забронировать номер в гостинице для командированного сотрудника

Едем в командировку и учитываем «нестандартные» расходы

Основные виды затрат, которые относятся к командировочным расходам, перечислены в подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. Однако в этот перечень попали далеко не все затраты, которые осуществляет работник, находясь в командировке. Проанализируем, на что он может потратить деньги, какие из этих трат можно включить в расходы по налогу на прибыль и как их обосновать.

В подпункте 12 п. 1 ст. 264 НК РФ сказано, что в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, можно учесть расходы на командировки, в частности:

— на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

— на наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);

— суточные или полевое довольствие;

— оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

— консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Несмотря на то что перед списком расходов стоят слова «в частности», которые предполагают, что перечень затрат является открытым, налоговики в некоторых разъяснениях говорят о том, что в на основании подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ можно учесть только те затраты, которые упоминаются в списке (письма УФНС России по г. Москве от 07.04.2005 № 20-12/23372, от 19.05.2006 № 20-12/43886@).

Впрочем, многие затраты, которые связаны с командировкой, но в ­пе­­речне не упоминаются, не пропадут — их можно списать, к примеру, на основании подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ (письма УФНС России по г. Москве от 29.11.2010 № 20-15/124949 и от 07.07.2008 № 20-12/064123.1). Понятно, что эти расходы учитываются в случае, если они обоснованы и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).

При этом, некоторые затраты, осуществленные работниками во время командировки, списать не получится.

Бронирование номера в гостинице

Перед отправлением в командировку компания обычно бронирует для работника номер в гостинице.

Минфин России считает бронирование номера дополнительными услугами, оказываемыми гостиницей, и разрешает учитывать затраты в составе командировочных расходов (письма от 18.10.2011 № 03-03-06/1/672, от 10.03.2011 № 03-03-06/1/131).

Как правило, компания оформляет бронь по факсу или электронной почте. Отправляется заявка, в которой указываются данные командированного работника, даты заезда и выезда, а также требования к номеру. Гостиница, в свою очередь, также по факсу или электронной почте отправляет сообщение, в котором подтверждает бронь и предъявляет счет. Такая переписка означает, что между компанией и гостиницей заключен договор об оказании услуг по бронированию номера (ст. 434 ГК РФ, постановления Правительства РФ от 25.04.97 № 490, ФАС Поволжского округа от 08.04.2008 № А55-14804/14803/2006).

Таким образом, для подтверждения затрат на бронирование номера потребуются:

— заявка на бронь (распечатка);

— документы, свидетельствующие об оплате счета, — платежное поручение, чек ККТ или бланк строгой отчетности. В случае когда работник расплачивается пластиковой картой, необходим чек, а если гостиница не применяет ККТ — бланк строгой отчетности (письмо Минфина России от 10.03.2011 № 03-03-06/1/131).

Возврат билетов

Иногда командировка отменяется или ее сроки переносятся, и компании приходится возвращать ранее купленные билеты. В таких случаях возвращается не вся стоимость билета. Возникает вопрос, можно ли учесть в расходах разницу между полной ценой билета и суммой, которую вернули.

Минфин разъяснил, что в случае, когда билет приобретался через стороннюю организацию и она выставила штраф за его возврат, то затраты в виде штрафа можно учесть в составе внереализационных расходов на основании подп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ. В данной норме сказано, что налогоплательщик может учесть в расходах затраты в виде признанных должником или подлежащих уплате должником на основании решения суда, вступившего в законную силу, суммы штрафов, пеней и (или) иных санкций за нарушение договорных или долговых обязательств. Обстоятельством, свидетельствующим о признании должником обязанности уплатить сумму штрафа, является как фактическая уплата кредитору, так и письменное подтверждение, выражающее готовность заплатить штраф (письмо Минфина России от 29.11.2011 № 03-03-06/1/786).

Если билет был приобретен непосредственно у транспортной организации, то при его возврате взимается сбор (п. 60, 157 Правил перевозок пассажиров, багажа и грузобагажа на федеральном железнодорожном транспорте, утв. приказом МПС России от 26.07.2002 № 30, п. 97, 98, 100 Правил формирования и применения тарифов на регулярные воздушные перевозки пассажиров и багажа, взимания сборов в области гражданской авиации, утв. приказом Минтранса России от 25.09.2008 № 155, ст. 108 Воздушного кодекса РФ). Суды считают, что сумму такого сбора можно учесть как командировочные расходы на основании подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ (постановления ФАС Северо-Западного округа от 09.07.2009 № А21-6746/2008, Волго-Вятского округа от 24.03.2006 № А28-10790/2005-233/15).

Среди документов, подтверждающих затраты на уплату штрафа или сбора, должен быть приказ о переносе срока или отмене командировки (постановление ФАС Северо-Западного округа от 09.07.2009 № А21-6746/2008).

Комиссия посреднику при приобретении билета

Иногда билеты заказываются через сайт сторонних организаций. Обычно билеты в таком случае в компанию доставляет курьер. За свои услуги (курьер и т.д.) сторонняя организация берет дополнительную плату.

По мнению УФНС России по г. Москве, такие затраты можно учесть на основании подп. 3 п. 1 ст. 264 НК РФ — как расходы на оплату комиссионных и иных подобных сборов (письмо от 01.07.2010 № 16-15/069225@).

Недавно Минфин и ФНС России подтвердили свою позицию о том, что расходы по оплате услуг зала повышенной комфортности (зала официальных делегаций), оборудованного дополнительными средствами связи, могут учитываться для целей налогообложения прибыли в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Конечно, при условии, что эти расходы документально подтверждены и экономически обоснованы (письмо Минфина России от 05.03.2014 № 03-03-10/9545, направлено ФНС России для сведения и использования в работе письмом от 05.06.2014 № ГД-4-3/10784). Кстати, финансисты и раньше не возражали против учета таких затрат (письмо Минфина Росси от 10.09.2013 № 03-03-06/1/37238).

Если VIP-залом пользуется директор крупного холдинга, то с обос­нованностью расходов, скорее всего, никаких проблем не возникнет. А вот если в нем решит скоротать время рядовой менеджер по продажам, то, возможно, у налоговиков возникнут вопросы. Чтобы их избежать, имеет смысл включить в приказ о командировке пункт о том, что «для подготовки к предстоящим переговорам менеджеру разрешается воспользоваться услугами VIP-зала».

Кстати
Раньше некоторые суды высказывали мнение, что пользоваться VIP-залом аэропорта вправе только члены Совета Федерации и депутаты Государственной думы, а для остальных оплата этой услуги законодательством не предусмотрена. Поэтому расходы не признаются экономически оправданными и не учитываются (постановление ФАС Поволжского округа от 05.06.2007 № А12-18805/06). Однако с тех пор многое изменилось, и VIP-залы перестали быть экзотикой, доступной только избранным.

Бизнес-класс и вагон повышенной комфортности

Расходы на оплату проезда работника к месту командировки и обратно бизнес-классом или в вагоне повышенной комфортности можно учесть в качестве командировочных расходов, на основании подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. При условии, что соответствующий размер возмещения стоимости проезда установлен коллективным договором или приказом руководителя организации (письмо Минфина России от 21.04.2006 № 03-03-04/2/114).

Аренда самолета

По мнению Минфина России, затраты организации на фрахт воздушного судна, на котором осуществляется проезд сотрудников к месту командировки производственного характера и обратно, могут учитываться в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, при условии, что данные расходы документально подтверждены и налогоплательщик может обосновать их экономическую целесо­образность (письмо от 07.06.2007 № 03-03-06/1/365).

Налоговики на местах иногда не признают в расходах такие затраты. К примеру, в деле, рассмотренном ФАС Московского округа, компания потратила более 30 млн руб. на оплату чартерных рейсов, организованных специально для заграничных командировок работников организации.

Читать еще:  Как зарабатывать на сезонном бизнесе круглый год

Инспекция исключила эти затраты из расходов, указав, что расходы экономически необоснованны, потому что:

— по данным направлениям имеются регулярные авиарейсы;

— при выполнении чартерных рейсов за пределы РФ по указанным командированным сотрудникам отсутствуют документы, подтверждающие факт пересечения ими границы (копии паспортов с отметкой таможенных органов, копии документов, подтверждающих факт пересечения авиалайнером границы РФ);

— проездные документы (билеты), которые по ряду сотрудников отсутствуют, не могут считаться подтверждающими расходы налогоплательщика;

— ни из договоров, ни из актов выполненных работ невозможно установить сотрудников, совершающих перелет и цель их поездки.

Однако суд указал, что НК РФ разрешает учитывать в качестве командировочных расходов затраты на проезд и при этом не устанавливает возможность отнесения на расходы затрат по авиаперевозкам, осуществляемым только транспортом общего пользования (постановление ФАС Московского округа от 19.11.2009 № КА-А40/12077-09). Судьи сочли затраты направленными на получение дохода и документально подтвержденными: компания представила договоры с авиаперевозчиками, акты выполненных работ, счета-фактуры, приказы председателя правления общества, письма авиаперевозчиков, подтверждающие выполнение чартерных рейсов для сотрудников общества. Аналогичные выводы содержатся в постановлении ФАС Уральского округа от 17.02.2009 № Ф09-462/09-С3.

Встречаются в арбитражной практике и случаи, когда суд отказывает в списании таких расходов и принимает сторону инспекции. Так, директор одной компании слетал в «командировку» в Милан, для чего был организован специальный чартерный рейс. При этом командировка совпала с отпуском. Затраты на этот перелет и налоговики, и суд в расходах не признали (постановление ФАС Московского округа от 27.09.2013 № А40-5827/13-115-13).

…до аэропорта

В последнее время Минфин разрешает включать затраты на такси до аэропорта в командировочные расходы на основании подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. А в качестве подтверждающих документов потребуется заказ-наряд на предоставление транспортного средства для перевозки пассажиров и багажа и квитанции на оплату пользования легковым такси (приложения 4 и 5 к Правилам перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электричес­ким транспортом, утв. постановлением Правительства РФ от 14.02.2009 № 112, письма Минфина России от 11.07.2012 № 03-03-07/33, от 04.10.2011 № 03-03-06/1/621).

Раньше финансисты не признавали расходы на такси, ссылаясь на п. 12 Инструкции Минфина СССР от 07.04.88 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР», в котором содержался запрет на учет затрат на такси до аэропорта для командированного работника (письмо от 10.05.2006 № 03-03-04/2/138). Эта инструкция «жива» и сейчас, однако применяется в части, не противоречащей ТК РФ и более поздним нормативным документам, в частности, постановлению Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки». Ни в ТК РФ, ни в постановлении Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «запрета на такси» нет.

…в командировке

Если сотрудник хорошо подготовился к командировке, то весь рабочий день у него расписан по минутам. И чтобы успеть с одной встречи на другую, он нанимает такси.

Затраты на такси могут учитываться в составе командировочных расходов в случае, если подтверждена их экономичес­кая обоснованность (письма Минфина России от 08.11.2011 № 03-03-06/1/720, от 27.08.2009 № 03-03-06/2/162). К примеру, ФАС Московского округа признал, что компания обос­новала затраты, объяснив их необходимостью решения рабочих и производственных вопросов предприятия в максимально короткие сроки, некруглосуточным движени­ем общественного транспорта, плотностью графика работы командированного сотрудника (постановление от 05.07.2010 № КА-А40/6676-10).

В качестве подтверждающего документа может пригодиться, в частности, отчет о командировке, где будут поминутно расписаны все встречи и мероприятия, которые удалось посетить работнику.

К сведению
Если работник, находящийся в командировке, для своих поездок не будет нанимать такси, а арендует автомобиль, то затраты также можно включить в расходы по налогу на прибыль на основании подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ (письмо Минфина России от 29.11.2010 № 03-03-06/1/742). Затраты подтвердит договор аренды, документы, подтверждающие оплату, и документы, объясняющие необходимость аренды автомобиля.

Wi-Fi, химчистка, глажка, носильщик…

Согласно подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся затраты на оплату командировок, в частности найма жилья. Налогоплательщик также вправе включить в расходы подлежащие возмещению затраты работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением обслуживания в барах и ресторанах, в номере, пользования рекреационно-оздо­ро­ви­тельными объектами). Перечень «дополнительных» услуг НК РФ не раскрывает.

Минфин считает, что затраты на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (услуг носильщика, химчистки, прачечной, телефонных переговоров, уборки номера), можно учесть на основании подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ (письмо от 23.05.2013 № 03-03-06/1/18308). При этом чиновники подчеркивают, что это возможно только при условии производственной направленности затрат, документального подтверждения и экономической обоснованности.

Итак, эти дополнительные затраты придется обосновать, хотя «производственная необходимость» стирки грязной одежды командированного работника вполне очевидна. Чтобы не объяснять каждый вид затрат, имеет смысл в локальном нормативном акте (например, в Положении о командировках) преду­смотреть перечень дополнительных услуг, которыми работник вправе пользоваться в гостиницах. Отметим, что услуги так называемых «рекреационно-оздоровительных объектов» (сауна, массаж, косметолог, спа, бильярд и т.д.) в него лучше не включать, потому что затраты на них все равно не учитываются в расходах по налогу на прибыль в связи с прямым указанием подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Оформление визы через посредника

Затраты на оформление виз включаются в командировочные расходы (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). К таким затратам относятся также:

— вознаграждение организации — посреднику в оформлении визы (письмо УФНС России по г. Москве от 28.09.2012 № 16-15/092144@);

— расходы на оплату услуг по СМС-оповещению и на курьерскую доставку визы (п. 2 письма ФНС России от 25.11.2011 № ЕД-4-3/19756@). Как подчеркнула налоговая служба, предъявленные работником документы должны содержать данные о размере фактически уплаченных сумм, но и сведения, позволяющие однозначно подтвердить наименование оплаченной операции или услуги.

Как получить отчетные документы за проживание в гостинице

Служебная поездка требуется для решения насущных вопросов для фирмы работодателя. К омпания при отправлении сотрудника в поездку возмещает ему расходы, в том числе за проживание. Часто наиболее удобным вариантом для сотрудника становится гостиница, расположенная близко к месту командировки.

Гостиница по окончании размещения клиента выдает отчетные документы для командировочных с целью подтверждения факта пребывания в отеле в определенные дни. Письмо Минфина РФ от 25.02.2015 № 03-07-11/9440 указывает, что если а в отеле не применяется контрольно-кассовый расчет, размещающая сторона обязана оформлять бланк строгой отчетности, который разрабатывается самостоятельно. Разрешено называть бланк по-разному, например ваучером или гостиничным чеком.

По возвращению из командировки в бухгалтерию необходимо предоставить документы, выданные гостиницей, которые являются подтверждением размещения в ней. Для авансового отчета необходим кассовый чек. Основные требования к форме, предоставленной гостиничным предприятием, следующие:

  1. Бланк строгой отчетности в обязательном порядке содержит реквизиты: наименование документа, шестизначный номер и серию документа, полное наименование организации, предоставляющей услуги, адрес, ИНН организации и печать.
  2. Необходимо, чтобы бланк строгой отчетности изготавливался типографским методом или формировался с использованием автоматизированных систем. Требования к системе: обязательная защита от несанкционированного доступа, идентификация и сохранение номера и серии бланка не менее 5 лет (Постановление Правительства РФ от 06.05.2008 № 359). Бланки, распечатанные на компьютере без использования автоматизированных систем, не будут приняты организацией в качестве подтверждающих.

Оплата проживания в командировке в бюджетной организации и в коммерческой одинаково производится на основании счета из гостиницы или счета и кассового чека.

Если на предприятии гостиничного типа применяются контрольно-кассовые расчеты, в отчетность входит чек и счет или другая документация о проживании сотрудника в гостинице.

Если счета нет

При отсутствии подтверждающих документов оплата проживания в гостинице в командировке производится на основании запроса на предприятие гостиничного типа для подтверждения факта проживания сотрудника в указанный период времени и получения справки.

В Москве запрос допускается для подтверждения расходов сотрудника, что подтверждается Письмом УФНС по Москве и Московской области от 26.08.2014 № 16-15/084374. Справка в обязательном порядке должна иметь детализацию оказанных услуг и подтверждение оплаты. Компания должна иметь другую документацию, подтверждающую командировку сотрудника, в частности, приказ о командировке, проездные документы и т. д.

На основании справки, полученной по запросу, оплата гостиницы в командировке не всегда принимается налоговыми органами. П. 1 ст. 252 НК РФ допускает учет косвенного подтверждения расходов, поэтому компания имеет возможность опротестовать решение налоговых органов.

Читать еще:  Как вложить деньги в акции компаний

Постановление Правительства РФ 1085 от 09.10.2015 утвердило новые Правила оказания гостиничных услуг. Это Постановление указывает на обязанность по выдаче бланка строгой отчетности или чека.

Также документы о проживании в гостинице отсутствуют, если компания снимает жилое помещение для размещения сотрудников на время командировки. Тогда оплата помещения производится самим работодателем, поэтому оплата расходов и отчетные документы за проживание в квартире посуточно не предусмотрены.

Можно ли указывать в счете завтрак

Если затраты на завтрак указываются в счете отдельным пунктом, их не рекомендуется включать в отчетные документы за проживание в гостинице. Подпункт 12 п. 1 ст. 264 НК РФ указывает, что к затратам на размещение относятся дополнительные услуги, за исключением обслуживания в барах и ресторанах, в номере, пользования рекреационно-оздоровительными объектами.

Письмо Минфина от 14.10.2009 № 03-04-06-01/263 разъясняет, что в случае выделения стоимости питания отдельным пунктом у сотрудника возникает доход в натуральной форме. По мнению Минфина, компенсация питания не относится к возмещению затрат на проживание, поэтому облагается НДФЛ и страховыми выплатами.

Если завтрак не указан отдельным пунктом в счете из гостиницы, включать его в расходы чревато налоговыми рисками. Данная ситуация имеет разноречивые судебные прецеденты, поэтому налоговые органы начисляют НДФЛ на указанную сумму. Тогда страховые взносы не начисляются, на что указывают Письма Минздравсоцразвития РФ от 05.08.2010 № 2519-19, ФСС РФ от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985.

Другие гостиничные сервисы

По пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, дополнительные гостиничные услуги подлежат оплате, за исключением питания в барах и ресторанах и использования рекреационно-оздоровительных объектов. Наиболее часто используемой дополнительной услугой является бронирование номеров для сотрудников. В случае использования некоторых услуг требуется доказательство их экономической целесообразности для возмещения расходов по ним.

Лимиты расходов

Компания вправе установить лимит расходов для своего командированного работника. Отметим, что оплата проживания в командировке для бюджетной организации отличается от оплаты в коммерческих фирмах только тем, что в приказе на поездку указывается источник финансирования. Не всегда есть возможность уложиться в указанную сумму, поэтому возникает ситуация, когда сотрудником превышается лимит выделенной суммы. В таком случае при превышении сотрудником лимита и предоставлении счета из гостиницы на полную стоимость расходов НДФЛ с него не удерживается (абзац 10 п. 3 ст. 217 НК РФ).

Организуем командировку своего шефа

  • Лизуро Тамара | руководитель службы административной поддержки российского коммерческого банка

П оговорим о таком тривиальном явлении в бизнесе, как командировка. Несмотря на то что каждый помощник и секретарь регулярно готовят данный процесс, давайте еще раз остановимся на основных его этапах, и, возможно, вы узнаете дополнительные тонкости.

Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Деловые поездки могут осуществляться в пределах города (местные командировки) и с выездом в другие населенные пункты и даже государства. Как правило, подготовка командировок осуществляется по типовой схеме, однако на нее влияет то, в каком статусе будет представлен руководитель в командировке: почетный гость, VIP-персона, член делегации, участник конференции, деловой партнер и т.д.

Если руководитель пребывает в статусе почетного гостя, VIP-персоны или участника конференции, возможно, что усилия по бронированию мест в гостинице и билетов возьмет на себя принимающая сторона.

Если ваш руководитель является членом делегации, возможно, что координацию действий по бронированию мест в гостинице и билетов примет на себя организатор поездки.

В данной статье мы будем рассматривать тот случай, когда все действия по организации поездки руководителя берет на себя его секретарь-референт. Итак, приступим!

«Чего изволите?»

В целях подготовки командирования необходимо получить указания руководителя:

  • о датах (день, месяц) его (коллег) приезда / отъезда;
  • списке сопровождающих сотрудников (если руководитель выезжает с группой, то фамилии, имена, отчества, занимаемые должности членов группы);
  • способе передвижения (на машине, самолетом, поездом);
  • удобном времени прибытия / отправления;
  • форме оплаты билетов;
  • уровне гостиницы, типе бронируемого номера, форме его оплаты (наличные, кредитные карточки, безналичный расчет).

Бронирование гостиницы

Предоставление гостиничных услуг на территории России должно осуществляться в соответствии с Правилами предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, утв. постановлением Правительства РФ от 25.04.1997 № 490.

На класс (т.е. уровень сервиса) гостиницы, как в России, так и за рубежом, как правило, указывает количество присвоенных ей звезд: от 2 до 5. Классификация номеров гостиниц делит их по таким показателям, как площадь номера, вид из окна, обстановка и т.п. Их обозначают:

  • STD (standart) – стандартная категория номеров в гостинице;
  • BDR, BDRM (bedroom) – номер со спальней;
  • superior – номер большего размера, чем стандартный;
  • corner room – угловая комната;
  • balcony – номер с балконом;
  • studio – студия, однокомнатный номер больше стандартного, со встроенной кухней;
  • family room – семейный номер, размером больше стандартного;
  • family studio – номер на одну семью с двумя смежными комнатами;
  • king size или extra bed – номер с большой кроватью для семейной пары;
  • suite – номер больше, чем стандартный, с гостиной и спальней, оборудованием высокого качества и дорогой мебелью;
  • suite mini – номер улучшенной категории;
  • junior suite – однокомнатный двухместный номер улучшенной планировки и большого размера;
  • de luxe – номер, аналогичный junior suite, но с более дорогой обстановкой;
  • executive suite, suite senior – номер повышенной комфортности, состоящий из двух и более комнат;
  • business – большой номер с оргтехникой (например, компьютером или факсом), пригодный для работы;
  • honeymoon room – номер для молодоженов;
  • connected rooms – совмещенные номера, имеющие дверь-проход из одного в другой;
  • duplex – двухэтажный номер;
  • apartment – номера, приближенные к виду современных квартир, имеющие места для приготовления еды, как двух- и более комнатная квартира;
  • president – самый роскошный номер в гостинице, в нем кабинет, несколько спален, два-три туалета.

На сегодняшний день количество ресурсов, на которых можно выбрать подходящую гостиницу, – огромно. Лично мне самым удобным для поиска подходящих вариантов видится старый добрый www.booking.com, на данном сайте вы без труда сможете забронировать номер как под банковскую карточку, так и без нее. Обычно гостиницы предлагают клиентам различные формы оплаты:

  • предварительную по безналичному расчету,
  • банковскими карточками (предварительно или по прибытии) или наличными денежными средствами (по прибытии).

Первоначальные параметры поиска устанавливаются на главной странице этого ресурса (см. Рисунок 1), а после вывода на экран отфильтрованных вариантов отелей поиск можно дополнительно сузить, используя большее число критериев (Рисунок 2). Далее начинаете анализировать найденные варианты, и несколько понравившихся вам отнесите на утверждение (окончательный выбор) шефу, прокомментировав, чем они хороши и чем отличаются.

Когда я сама собираюсь в путешествие за границу, то, выбрав подходящую мне гостиницу на www.booking.com, обычно проверяю, можно ли забронировать номер на более выгодных условиях. Для этого пользуюсь ресурсом www.roomguru.ru. На главной странице этого сайта вписываю в нужные поля выбранную гостиницу, даты; в результате поисковая система выдает информацию, по какой цене номера в выбранной гостинице предлагаются различными туристическими сайтами. По гиперссылкам можно сразу переходить на эти сайты с самыми выгодными на текущий момент по стоимости предложениями и, если остальные условия (способ оплаты и пр.) подходят, бронировать.

Разные туристические сайты предлагают своим пользователям интересные бонусные программы. Например, на www.hotels.com действует акция «Наберите 10 суток и получите 1 сутки бесплатно», причем независимо от того, бронируется ли проживание для командировки или для личных целей. Каждый сайт пытается удержать своих пользователей, предлагая доступ к секретным ценам и промокоды (www.hotels.com), горящие предложения (www.booking.com) и др. Не поленитесь зарегистрироваться на этих сайтах и будете регулярно получать все спецпредложения, сэкономив как свои личные денежные средства, так и ресурсы компании.

В последнее время командированные и просто туристы предпочитают останавливаться не в отелях, а в частных квартирах, предлагаемых специализированными сайтами (www.airbnb.ru и пр.), которые позволяют посмотреть на город проживания глазами местного жителя, приводя рейтинги, сформированные на основании отзывов предыдущих жильцов. Согласитесь, интересно приехать, скажем, в Питер или Рим и пожить там в квартире как «местный», да еще и со всеми удобствами (оборудованной кухней, стиральной машиной, гладильными принадлежностями и пр.). Не говоря уже о том, что это зачастую оказывается существенно дешевле, чем проживание в гостинице.

А теперь несколько практических советов о том, как можно сориентироваться в незнакомом вам городе. Если кто-то из коллег уже ездил туда или даже к тому партнеру, то у него можно попробовать проконсультироваться, какой район города удобен для размещения (близок к вокзалу и конечной цели командировки, что вокруг: метро, центральная пешеходная зона с сувенирными лавочками и кафешками или спальный район на окраине), понравилась ли гостиница, в которой он останавливался и почему. Аналогичные сведения можно уточнить и у секретаря принимающей стороны. После этого найдите в Интернет карту этого города и сопоставьте полученные данные для правильного выбора местоположения отеля. Воспользуйтесь и отзывами путешественников, которые делятся своими впечатлениями как на туристических сайтах, так и в специализированных форумах (например, «Форум Винского»: forum.awd.ru), интернет-справочниках («Тонкости туризма»: tonkosti.ru и пр.).

Читать еще:  Как научиться самостоятельно принимать правильные решения

После возвращения руководителя поинтересуйтесь, удачен ли оказался выбор, что понравилось, что доставляло неудобства. И запомните его ответ, чтобы постепенно уяснить его истинные предпочтения и в следующий раз сделать более грамотный выбор.

Я работаю в отеле и хочу поделиться секретами, которые сделают ваше проживание максимально комфортным

Отправляясь в отпуск или в командировку, мы мечтаем о самом комфортном проживании за небольшую стоимость. Но в отеле нас могут поджидать неприятные сюрпризы в виде невкусного завтрака или слишком дорогих дополнительных услуг. Как избежать этого и получить от отеля максимум за свои деньги? Стоит узнать некоторые маленькие хитрости, о которых обычно не пишут в интернете.

Мы в AdMe.ru решили изучить вопрос изнутри и расспросили реального работника отеля о том, на что туристам следует обратить внимание при выборе места проживания и при заселении.

Как забронировать отель выгодно

1. Перед бронированием номера в понравившемся отеле сравните цены на номера на разных сайтах бронирования. Для поиска оптимальной цены есть специальные приложения, например Trivago. Часто системы бронирования предлагают более низкие цены на размещение, чем те, что опубликованы на сайте отеля. К тому же такие сервисы, как, например, Booking.com, дают дополнительные скидки путешественникам, которые часто бронируют отели через них.

2. Найдя выгодное предложение, можно позвонить в отель и сказать, что вы хотите номер по определенной цене, увиденной на таком-то сайте. Скорее всего, администратор согласится и забронирует для вас номер по этой цене. Отелю выгодно, когда гости бронируют номера напрямую, а не через системы бронирований, которым отель платит 10–20 % комиссионных.

3. Если вы уже бывали в этом отеле ранее, скажите об этом. Отели очень ценят гостей, которые возвращаются к ним снова. Постоянным гостям часто выдают скидочные карты и предлагают дополнительные бонусы.

4. Не все знают, что в большинстве отелей можно забронировать не только целые сутки проживания, но и половину — 12 часов. Соответственно, цена будет вдвое ниже. Сайты бронирований не предлагают такой вариант размещения, так что связывайтесь напрямую с отелем.

Важные нюансы

1. Если вы планируете заехать в номер раньше или выехать позже расчетного часа, обязательно заранее уточните, возможно ли это. Расчетный час в гостиницах обычно начинается не раньше 11:00, а то и позже. До этого времени номер может быть занят другими постояльцами. И в день вашего выезда после расчетного часа номер считается свободным. Естественно, за ранний заезд и поздний выезд придется доплатить.

2. При бронировании важно верно указать, сколько человек заедет в номер, сколько нужно кроватей, нужны ли дополнительные места, детская кроватка. Бывает, что гости выбирают одноместный тариф, но приезжают вдвоем. За проживание второго человека придется доплатить.

3. Не забудьте паспорт. Водительские права и медицинский полис не подойдут, ведь эти документы не являются удостоверением личности. По закону каждый гость при заселении обязан предоставить свой паспорт. Для несовершеннолетних нужно свидетельство о рождении.

4. Кстати, российский загранпаспорт является удостоверением личности гражданина только за пределами РФ. Так что в самой России вас по нему в гостиницу не заселят (если только вы не проживаете постоянно в другой стране и внутреннего российского паспорта у вас попросту нет). А вот за границей в отеле проверят не только загранпаспорт, но и срок действия вашей визы. В свою очередь в России внимательно проверяют документы иностранного гражданина, выясняя, легально ли он находится в стране.

5. Если все-таки оказались в гостинице в пределах своей страны без документов, попросите домашних сфотографировать нужные страницы вашего паспорта и прислать их вам на телефон. Покажите эти фото при заселении. Возможно, это поможет, особенно если вы бывали в этом отеле ранее. Но все же отель вправе отказать вам в заселении, если паспорта с собой у вас нет.

Дополнительные сервисы

1. Если на тот период, когда вы будете находиться в отеле, приходится день вашего рождения или медовый месяц, не забудьте сказать об этом. Как правило, отели стараются поздравить именинников и молодоженов, украшая их номер и даря небольшие презенты или предоставляя какие-либо услуги бесплатно.

2. Узнайте, какие развлечения есть в отеле. Пользоваться услугами бассейна, сауны, спортзала, детской игровой комнаты и другими выгоднее утром. Посетителей с утра обычно немного, и цена ниже, чем вечером.

3. Некоторые услуги можно получить совершенно бесплатно. Вы можете попросить разбудить вас утром, заказать такси или столик в ресторане. Портье даст вам нужную информацию о городе и подскажет насчет экскурсий.

4. Зачастую отели бесплатно предоставляют гостям такие предметы, как обогреватель, вентилятор, чайник, утюг, фумигатор, зарядки для телефонов, швейные наборы, зонты и многое другое. Но если вы едете в недорогой несетевой отель, вряд ли вам смогут предоставить плойку для волос или блендер. Так что лучше заранее узнать, что лучше взять с собой, а что можно не тащить.

5. Если вам нужны дополнительное одеяло, подушка или полотенце, не стесняйтесь попросить предоставить их вам. Этого добра в отеле всегда хватает.

6. Далеко не во всех отелях разрешено проживание с животными. Но иногда допускается такая практика: при заселении гость оставляет денежный залог на случай порчи имущества животным. При выезде горничная осматривает номер; если питомец ничего не поцарапал и не погрыз, залог возвращается владельцу.

Кое-что о питании

1. Во многих отелях завтрак автоматически входит в стоимость номера. Если он вам не нужен, уточните тариф без завтрака, он будет дешевле.

2. Перед тем как решаться заказывать питание в отеле, почитайте в интернете отзывы гостей на этот счет. В больших сетевых отелях питание обычно соответствует определенным стандартам, а вот в маленьких частных заведениях вас могут ждать сюрпризы. Так, гордо заявленный отелем шведский стол на деле может оказаться лишь маленьким столиком с закусками. Также не во всех отелях есть детское и вегетарианское меню, лучше выясните это заранее.

3. Для тех, кто все же оплатил проживание с завтраком, но не успевает попасть на него, обычно предусмотрен завтрак с собой, упакованный в ланч-бокс. Заранее предупредите персонал о том, что рано уедете и хотите получить завтрак с собой, иначе вам могут забыть его приготовить.

Стандарты уборки номеров

1. Каждый отель составляет свой регламент уборки номеров, который должен строго соблюдаться. Но есть и общепринятые санитарно-гигиенические нормы, которым старается следовать большинство отелей.

2. Не стоит опасаться, что после выезда предыдущих постояльцев горничные могут не поменять белье, и потому вы будете спать на грязном: это, скорее, из области мифов, потому что такое просто недопустимо. Если же это произошло, следует немедленно сообщить об этом на ресепшене, ведь это очень грубое нарушение.

3. Общепризнанным считается, что пока гость живет в отеле, в его номере каждый день проводится текущая уборка. Горничные стараются убрать номер, пока гостя нет на месте. Если же вы в номере, горничная постучит и спросит, может ли она сейчас убрать ваш номер. Но если вы повесили на дверь табличку «не беспокоить», к вам никто не зайдет, это логично. И пока висит табличка, уборка проводиться не будет.

4. За дополнительную уборку, а также стирку и глажку вещей обычно нужно доплачивать.

5. Замена постельного белья и полотенец для постояльцев в течение всего периода их проживания производится не реже чем раз в 3–5 дней. Это правило действует для двух- и трехзвездочных отелей. В четырех- и пятизвездочных отелях белье и полотенца по вашей просьбе могут менять каждый день.

А какие маленькие хитрости вы применяете для того, чтобы проживание в отеле было максимально выгодным и комфортным? Делитесь в комментариях.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector