Как правильно заполнять электронный счет-фактуру

Как правильно заполнять электронный счет-фактуру

Дата публикации 10.06.2016

Использован релиз 3.0.43

В соответствии с Федеральным законом от 03.08.2018 № 303-ФЗ с 1 января 2019 года производится изменение налоговой ставки НДС с 18% на 20% (с 18/118 на 20/120 и с 15,25% на 16,67%).

С 01.10.2017 внесены изменения в формы и правила заполнения (ведения) счетов-фактур, книг покупок и книг продаж, журнала учета счетов-фактур, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Подробный комментарий см. здесь.

При получении от продавца счета-фактуры в электронной форме покупатель должен выполнить следующие действия:

Получение и отражение в учете входящего счета-фактуры

Получение электронного счета-фактуры от продавца производится:

  • при выполнении команды Отправить и получить электронные документы из раздела Администрирование — подраздела Сервис или из раздела Руководителю — подраздела Сервис в зависимости от настроек панели навигации;
  • по команде Отправить и получить из формы списка документов «Текущие дела ЭДО», открываемого по гиперссылка панели команд Текущие дела ЭДО (раздел Администрирование — подраздел Сервис или раздел Руководителю — подраздел Сервис, или раздел Продажи — подраздел Сервис) (рис. 1).

Также можно установить расписание получения электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование — гиперссылка Обмен электронными документами) (рис. 2).

Полученный электронный счет-фактура автоматически помещается в папку «Утвердить» списка документов «Текущие дела ЭДО» (рис. 3).

Кроме того, поступивший электронный счет-фактура, как и все полученные и отправленные электронные документы, отражается в списке «Архив ЭДО», открываемом по гиперссылке панели команд Архив ЭДО (раздел Администрирование — подраздел Сервис) (рис. 4).

Перейти в форму просмотра поступившего документа (рис. 5) можно с помощью двойного щелчка по активной строке списка документов «Текущие дела ЭДО» (рис. 3) или «Архив ЭДО» (рис. 4).

На соответствующих закладках формы просмотра поступившего электронного счета-фактуры отражается информация о подписях и статусах электронного документа (рис. 6), а также текст сопроводительной записки при ее наличии.

Одновременно на основании полученного электронного счета-фактуры создается новый документ в учетной системе «Счет-фактура полученный» (рис. 7).

Открыть новый документ «Счет-фактура полученный» можно:

  • по гиперссылке в строке «Документ учета» из формы просмотра поступившего электронного счета-фактуры (рис. 5, рис. 6).
  • из формы учета поступивших счетов-фактур (раздел Покупки — подраздел Покупки — гиперссылка Счета-фактуры полученные).

В новом документе «Счет-фактура полученный» (рис. 7), сформированном на основании полученного электронного документа, будут автоматически заполнены сведения:

  • о продавце (поле «Контрагент»);
  • о номере и дате составления входящего счета-фактуры (поля «Счет-фактура №» и «от»);
  • о стоимости приобретенных товаров (работ, услуг) и сумме предъявленного НДС.

Если до поступления ЭСФ уже был получен первичный документ в электронном виде и на его основании автоматически сформирован документ «Поступление (акт, накладная)», то в строке «Документы-основания» будет размещена гиперссылка на соответствующий документ поступления. В противном случае в документ «Счет-фактура полученный» необходимо ввести ссылку на документ-основание с помощью гиперссылки Изменить.

О создании документа-основания «Поступление (акт, накладная)» при получении ТОРГ-12 в электронном виде см. здесь.

Состояние обменного процесса в отношении полученного электронного счета-фактуры покупатель видит в информационной строке документа «Счет-фактура полученный» (рис. 7).

Кроме того, подробную информацию о том, какие действия необходимо выполнить покупателю со своей стороны в отношении поступившего документа, а также о требуемых действиях со стороны других участников обмена, можно увидеть в форме «Электронные документы» (Таблице состояния) (рис. 8), открываемой по гиперссылке информационной строки или по команде Открыть электронные документы из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО документа «Счет-фактура полученный» (рис. 7).

Обработка подтверждения оператора об отправке счета-фактуры

Покупатель получает от оператора ЭДО не только входящий счет-фактуру, но и подтверждение даты отправки файла счета-фактуры ему оператором (пп. «в» п. 2.6 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи, утв. приказом Минфина России от 10.11.2015 № 174н, далее – Порядок обмена).

Дата отправления, указанная в этом подтверждении оператора (рис. 9), будет признаваться датой получения счета-фактуры покупателем (п. 1.11 Порядка обмена).

После получения подтверждения оператора ЭДО поступивший электронный счет-фактура должен регистрироваться в части 2 журнала учета, с проставлением в графе 2 «Дата получения» даты направления файла счета-фактуры оператором покупателю, указанной в подтверждении оператора (пп. «б» п. 11 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, далее — Правила ведения журнала). Однако с 01.01.2015 г. налогоплательщики, не являющиеся посредниками, действующими от своего имени (экспедиторами, застройщиками), не ведут журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур (п. 3.1 ст. 169 НК РФ).

Дата отправки оператором файла электронного счета-фактуры будет отражена в строке «Получен» документа «Счет-фактура полученный» (рис. 7).

ВНИМАНИЕ! При формировании нового документа «Счет-фактура полученный» на основании поступившего электронного счета-фактуры программа автоматически проставляет в поле «Получен» дату формирования документа учетной системы. Как правило, подтверждение оператора ЭДО поступает одновременно с файлом счета-фактуры, и дата, указанная в подтверждении оператора ЭДО, совпадает с датой формирования документа «Счет-фактура полученный». Если после получения подтверждения оператора ЭДО указанная в этом подтверждении дата отправки файла счета-фактуры оператором покупателю будет иной, то дата, изначально указанная в поле «Получен», будет автоматически скорректирована.

Если полученный счет-фактура служит основанием для заявления налогового вычета по НДС, и в поле «Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения» проставлен флажок (рис. 7), то поступивший ЭСФ будет зарегистрирован в книге покупок налогового периода его получения (п. 1.1 ст. 172 НК РФ, п. 2 Правил ведения книги покупок, утв. Постановлением № 1137) (рис. 10).

Формирование и отправка извещения продавцу о получении счета-фактуры

Согласно Порядку обмена после получения подтверждения оператора ЭДО об отправке счета-фактуры покупатель должен сформировать, подписать и отправить извещение о получении подтверждения оператора ЭДО о направлении ему счета-фактуры (пп. «б» п. 2.12 Порядка обмена).

Кроме того, если сторонами сделки согласована обязанность покупателя направлять продавцу извещение о получении счета-фактуры в соответствии с п. 2.9 Порядка обмена, то покупатель также должен сформировать, подписать и отправить следующие документы:

  • после получения входящего электронного счета-фактуры — извещение о получении счета-фактуры для продавца;
  • после получения подтверждения оператора ЭДО об отправке продавцу извещения о получении счета-фактуры — извещение о получении подтверждения оператора ЭДО о направлении продавцу извещения о получении счета-фактуры (пп. «б» п. 2.13 Порядка обмена).

Формирование извещений происходит в программе автоматически.

Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то служебные документы будут сразу автоматически подписаны.

Если права подписи у пользователя нет, то программа направит сформированные электронные документы на подпись лицу, имеющему такое право.

Подписать сформированные электронные извещения можно по кнопке Подписать (или Подписать и отправить, если не установлена отложенная отправки электронных документов, о чем будет написано далее), из папки «Подписать» списка «Текущие дела ЭДО», открываемого по гиперссылке Текущие дела ЭДО (раздел Администрирование — подраздел Сервис или раздел Руководителю — подраздел Сервис, или раздел Продажи — подраздел Сервис) (рис. 11).

Кроме того, подписание сформированных электронных документов лицом, имеющим право электронной подписи, может производиться из формы «Документы на подпись», в которой указываются сведения о доступном сертификате (доступных сертификатах) (раздел Администрирование — подраздел Электронные документы — гиперссылка Документы на подпись или раздел Руководителю — подраздел Электронные документы — гиперссылка Документы на подпись).

В этом случае сформированные электронные документы подписывается при выполнении команды Подписать и отправить все по сертификату (рис. 12).

Кроме того, дважды щелкнув по активной строке списка доступных сертификатов или нажав на кнопку Перейти к списку документов, можно открыть список предназначенных для подписания документов «Документы на подпись по сертификату». В списке можно выбрать и отметить флажком определенные документы, подписать и отправить их по команде Подписать и отправить отмеченные (рис. 13).

Непосредственная отправка сформированных и подписанных электронных документов зависит от того, как выполнена настройка электронного обмена.

Если в настройке параметров обмена электронными документами (раздел Администрирование — гиперссылка Обмен электронными документами) в строке «Отложенная отправка электронных документов» отсутствует флажок, то подписанный электронный документ будет незамедлительно автоматически направлен оператору ЭДО (рис. 14).

Если такой флажок присутствует, то фактическая отправка подготовленных электронных документов будет производиться при выполнении соответствующих команд, например:

  • при выполнении команды Отправить и получить электронные документы из раздела Администрирование — подраздела Сервис или из раздела Руководителю — подраздела Сервис в зависимости от настроек панели навигации;
  • по команде Отправить и получить из формы списка документов «Текущие дела ЭДО», открываемого по гиперссылка панели команд Текущие дела ЭДО (раздел Администрирование — подраздел Сервис или раздел Руководителю — подраздел Сервис, или раздел Продажи — подраздел Сервис) (рис. 1);
  • из формы «Электронные документы» (Таблицы состояния) при выполнении команды Отправить в поле «Действия с нашей стороны» или команды Отправить и получить электронные документы из списка команд, открываемого по кнопке Еще (рис. 15).

Можно установить расписание отправки электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование — гиперссылка Обмен электронными документами) (рис. 16).

Читать еще:  Как поступить в университет за рубежом

Утверждение счета-фактуры

Если претензий к показателям счета-фактуры у покупателя нет, то он утверждает полученный документ. При этом продавец не получает какие-либо электронные служебные документы.

Процедура утверждения поступившего электронного счета-фактуры Порядком обмена не предусмотрена, однако она важна для внутреннего контроля за достоверностью поступившего электронного документа.

Утвердить полученный счет-фактуру можно:

  • по кнопке Утвердить из списка документов «Текущие дела ЭДО»;
  • по кнопке Утвердить из формы просмотра поступившего электронного счета-фактуры (рис. 5);
  • выполнив команду Утвердить из формы «Электронные документы» (Таблицы состояния) (рис. 15).

На этом обмен электронным счетом-фактурой у покупателя завершается (рис. 17).

Если полученный счет-фактура содержит ошибки, которые продавец должен исправить по правилам, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, то покупатель может попросить продавца внести исправление в счет-фактуру.

Отправить уведомление об уточнении счета-фактуры можно как до утверждения поступившего электронного счета-фактуры, так и после утверждения.

Для этого необходимо:

  • вызвать команду Запросить уточнение по электронному документу из списка доступных команд, открываемого по кнопке Другие действия или по кнопке Еще, находясь в режиме просмотра содержимого электронного счета-фактуры (рис. 18);
  • в открывшемся окне «Укажите текст запроса на уточнение» сформулировать причину уточнения. Указанная информация будет сохранена в электронном документе.

При выполнении команды Запросить уточнение по электронному документу автоматически будет сформировано уведомление продавцу об уточнении счета-фактуры в соответствии с п. 1.12 Порядка обмена.

Это уведомление покупатель должен подписать и отправить через оператора ЭДО продавцу.

На основании этого уведомления продавец выставит покупателю исправленный счет-фактуру.

Обмен по такому отклоненному счету-фактуре будет завершен после получения извещения от продавца о получении им уведомления об уточнении счета-фактуры.

Подробнее о формировании и отправке уведомления, а также о получении исправленного счета-фактуры см. здесь.

Счет-фактура

Счет-фактура — документ, удостоверяющий фактическую отгрузку товаров или оказание услуг и их стоимость.

Счет-фактура выставляется (направляется) продавцом (подрядчиком, исполнителем) покупателю (заказчику) после окончательного приема покупателем (заказчиком) товара или услуг.

Назначение счёта-фактуры и его реквизиты

Счёт-фактура применяется только для налогового учета НДС.

Счёт-фактура — налоговый документ строго установленного образца (формата), оформляемый продавцом товаров (работ, услуг), на которого в соответствии с Налоговым Кодексом РФ возложена обязанность уплаты в бюджет НДС.

Счёт-фактура является документом, служащим основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом сумм НДС к вычету.

Таким образом, счет-фактура — это документ, который выдается покупателю (заказчику) с двумя целями: первая цель — зафиксировать факт, что заказ или работа выполнена. Вторая цель — подтвердить сумму выплаченного НДС для того, чтобы потом его можно было зачесть.

Реквизиты счёта-фактуры законодательно закреплены в Налоговом Кодексе РФ.

В счете-фактуре в соответствии с НК РФ должны быть указаны:

1) порядковый номер и дата выписки счета-фактуры;

2) наименование, адрес и идентификационные номера налогоплательщика и покупателя;

3) наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя;

4) номер платежно-расчетного документа в случае получения авансовых или иных платежей в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг);

5) наименование поставляемых (отгруженных) товаров (описание выполненных работ, оказанных услуг) и единица измерения (при возможности ее указания);

6) количество (объем) поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (работ, услуг), исходя из принятых по нему единиц измерения (при возможности их указания);

7) цена (тариф) за единицу измерения (при возможности ее указания) по договору (контракту) без учета налога, а в случае применения государственных регулируемых цен (тарифов), включающих в себя налог, с учетом суммы налога;

8) стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав за все количество поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав без налога;

9) сумма акциза по подакцизным товарам;

11) сумма налога, предъявляемая покупателю товаров (работ, услуг) , имущественных прав, определяемая исходя из применяемых налоговых ставок;

12) стоимость всего количества поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав с учетом суммы налога;

13) страна происхождения товара;

14) номер таможенной декларации.

Сведения, предусмотренные подпунктами 13 и 14 настоящего пункта, указываются в отношении товаров, страной происхождения которых не является Российская Федерация.

Порядок заполнения счета-фактуры

Счёт-фактура содержит в себе информацию о наименовании и реквизитах продавца и покупателя, перечне товаров или услуг, их цене, стоимости, ставке и сумме НДС, прочих показателях.

В строке (1) указывается дата составления счета-фактуры и его порядковый номер.

В строках (2), (2а), (2б), (6), (6а), (6б) указывается наименование, адрес продавца и покупателя, их ИНН и КПП. Наименования и адреса приводятся в соответствии с учредительными документами продавца и покупателя. При этом наименования можно указывать как полные, так и сокращенные.

В строках (3), (4) указывается наименование и почтовый адрес грузоотправителя и грузополучателя товаров. Если товар отгружает сам продавец, то в строке 3 можно написать «Он же». Если счет-фактура составлен по работам (услугам), в этих строках проставляется прочерк.

В строке (5) указывается номер и дата платежного документа, если под поставку был получен аванс. Если аванс был неденежным, то ставится прочерк.

В строке (7) указывается наименование валюты платежа и ее цифровой код по ОКВ.

В табличной части нужно последовательно заполнить следующие графы:

В графе 1 указывается наименование товаров (описание работ, услуг), как оно указано в договоре (накладной, акте).

В графах 2, 2а, 3, 4 указывается код и условное национальное обозначение единицы измерения товаров (работ, услуг) по ОКЕИ, количество (объем) товаров (работ, услуг) и цена за единицу измерения без НДС.

При этом в этих графах ставятся прочерки:

— если в договоре предусмотрена единица измерения, которой нет в разд. 1 или разд. 2 в ОКЕИ;

— если договором не определена единица измерения, например, при реализации работ (услуг);

— если единицу измерения указать невозможно, например, при аренде или лизинге.

В графе 6 пишется:

— если продажа товаров не облагается акцизом — «без акциза»;

— если продажа товаров облагается акцизом — сумму акциза.

В графах 7, 8 указывается налоговая ставка (0%, 10%, 18%, 10/110, 18/118, «без НДС») и предъявляемая покупателю сумма НДС. Сумму НДС надо указывать в рублях и копейках — округлять ее нельзя.

В графах 5, 9 указывается общая стоимость товаров (работ, услуг), поставляемых по счету-фактуре без НДС и с учетом НДС.

Графы 10, 10а, 11 заполняются только при продаже импортных товаров. При продаже импортированных товаров в этих графах указывается цифровой код и краткое наименование страны происхождения товаров по ОКСМ и номер таможенной декларации, по которой отгруженные товары ввезены на территорию РФ. Если организация перепродает импортные товары, то в этих графах указываются сведения из счета-фактуры поставщика.

При этом в графах 10 — 11 ставятся прочерки:

— если отгружаются товары российского производства;

— если в счете-фактуре поставщика, у которого был куплен импортный товар, нет необходимой информации.

Счет-фактура подписывается руководителем организации и главным бухгалтером (или иными лицами, уполномоченными доверенностью или приказом руководителя).

Счет-фактура, составленный на бумаге, может быть заполнен на компьютере или от руки, а также частично на компьютере и частично от руки.

Электронный счет-фактура

Согласно российскому законодательству можно обмениваться электронными счетами-фактурами.

Электронный счёт-фактура должен быть передан только через специального оператора электронного документооборота в установленном ФНС формате.

Электронный счёт-фактура является юридически значимым оригиналом, как и его бумажный аналог.

Для подтверждения статуса такой документ должен быть подписан электронной подписью уполномоченного лиц.

Журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и продаж

Налогоплательщик обязан составлять счета-фактуры и вести на их основе журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и продаж, если операции подлежат налогообложению.

Так, при реализации товаров, предоставлении услуг (работ), передаче имущественных прав поставщики (исполнители) начисляют НДС путем выписки счета-фактуры. При этом поставщик регистрирует выписанный документ в книге продаж.

Покупатель при получении данного документа делает соответствующую запись в книге покупок, тем самым подтверждая свое право на применение вычета по НДС.

Суммы НДС, отображенные в этих книгах, впоследствии учитываются в налоговых декларациях.

Наряду с этим все выписанные и полученные счета-фактуры учитываются в специальных журналах учета полученных и выставленных счетов-фактур, которые ведут поставщики и покупатели.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме.

Электронный счет-фактура

А.Н. Михайловский,ведущий специалист методологии налогового учета ООО «Хоум Кредит энд Финанс Банк», аудитор

Большую часть времени сотруднику бухгалтерии приходится тратить на работу с документами — обработку первичной документации, регистрацию счетов-фактур, изучение договоров и регистров налогового и бухгалтерского учета. Добавим к этому внутреннюю документацию — служебные записки, заявки, требования на выдачу товаров или иного имущества со склада, авансовые отчеты и прочие ежедневные бумажные трудности. Таким образом, рабочий стол налогового или бухгалтерского специалиста постоянно завален кипами бумаг. Избавиться от этого, конечно, нельзя. Работа с документами, по сути, и есть основное занятие бухгалтерии или налогового отела. Но эту гору документов можно существенно сократить, если часть документов будет использоваться не на бумажных носителях. Для этого нужно разобраться, что специалист может оставить в электронном виде, а что должен хранить только на бумажных носителях. Причем это касается не только первичных учетных документов, но и счетов-фактур, договоров, а также внутренних документов организации.

Что можно хранить в электронном виде

При этом скорость обработки документов существенно бы возросла. Если бы не один нюанс: именно так поступали бы все фирмы и предприниматели. К сожалению, далеко не все электронные документы имеют юридическую силу. В случае если при налоговой проверке под рукой не окажется бумажного оригинала, у предприятия начнутся проблемы.

Читать еще:  Как открыть свой магазин джинсовой одежды

Иной вариант — отчетность. Как раз ее получать на безбумажных носителях представители налогового ведомства не против. Например, во многие инспекции без дискеты с данными программы «Баланс–2» вообще можно не приходить. Подтверждение тому — целый ряд нормативных актов.

1. Федеральный закон от 28.12.2001 г. № 180-ФЗ дополнил статью 80 Налогового кодекса пунктом о том, что налоговую отчетность можно сдавать не только лично в руки инспекторам, но и передавать ее по электронной почте.

2. Закон от 28.03.02 г. № 32-ФЗ предоставил такую же возможность и для бухгалтерской отчетности.

Приказами МНС от 02.02.02 г. № БГ–3–32/169 и от 10.12.02 г. № БГ–3–32/705 предоставлены методические рекомендации по этим вопрросам.

Эти положения не удивительны, подобным образом госструктуры хотят облегчить себе работу.

Что касается «первички», дело до конца не доведено. Законодательство, связанное с легитимностью электронных документов и архивов, сейчас представлено только одним законом. Это закон от 10.01.2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». Вместе с тем законов об электронном документе и об электронной коммерции на данный момент нет. Поэтому полностью перейти на электронный документооборот на сегодняшний день, к сожалению, нельзя.

Счет-фактура — главная проблема

В то же время многие фирмы новость о введении электронных счетов-фактур уже восприняли как руководство к действию. Оно и понятно. Ведь это гораздо удобнее, чем работать с бумагами. Да и закон № 1-ФЗ говорит, что «…цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе». Получается, что электронный вид документа не нарушает действующего законодательства. Получить электронно-цифровую подпись можно в удостоверяющем центре. В частности, у того же оператора связи, с которым организация работает в области передачи электронной отчетности в налоговую инспекцию. Да и печати не требуется. Однако не все так просто.

Чего греха таить, отсутствие печати на счете-фактуре позволяет выписать ее самостоятельно, если нерадивый контрагент никак не может ее прислать или составить правильно. В статье 169 Налогового кодекса сказано, что счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия предъявленных сумм налога к вычету или возмещению. Наличие печати на счете-фактуре не обязательно, значит, можно сделать вывод, что хранить их у себя на бумажных носителях не нужно.

Тем не менее налоговые инспекторы это делать запрещают. В своем письме от 17.05.2005 г. № ММ–6–03/404 со ссылкой на письмо ФНС России от 14.02.2005 г. № 03–1–03/210/11 они приводят следующие доводы. Кодексом налогоплательщику не предоставлено права выставления в электронном виде счетов-фактур при расчетах по налогу на добавленную стоимость. Пунктом 6 статьи 169 Налогового кодекса установлено, что счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными должностными лицами, уполномоченными на то в соответствии с приказом по организации. При этом данная статья Кодекса не предоставляет возможности использования электронно-цифровых или факсимильных подписей руководителя и главного бухгалтера организации.

Таким образом, налогоплательщик (покупатель), согласно вышеуказанной норме Кодекса, не вправе регистрировать в книге покупок выставленные продавцом счета-фактуры, не соответствующие установленным нормам их заполнения.

Поэтому фирма или предприниматель не вправе предъявлять к вычету или возмещению суммы налога на добавленную стоимость, уплаченные по­ставщику, на основании счета-фактуры, оформленного поставщиком в электронном виде и заверенного электронно-цифровой или факсимильной подписью руководителя и главного бухгалтера организации.

Также инспекторы неоднократно указывали, что в пункте 1 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 г. № 914 (в ред. Постановления от 11.05.06 № 283), предусмотрено хранение своих экземпляров счетов-фактур продавцами и покупателями в соответствующих журналах учета.

Налоговые инспекторы также отмечали, что действие закона от 10.01.2002 г. № 1-ФЗ, определяющего правовые условия использования электронной цифровой подписи в электронных документах, распространяется на отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок и в других предусмотренных законодательством Российской Федерации случаях (п. 2 ст. 1 указанного закона). Счет-фактура же применяется в налоговых правоотношениях, регулируемых Налоговым кодексом. А права предоставления в электронном виде счетов-фактур налогоплательщику кодексом не дано.

К тому же, согласно пункту 6 Правил, журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур должны быть прошнурованы, а их страницы пронумерованы. Естественно, это принципиально невозможно сделать со счетом-фактурой в электронном виде. Следовательно, в настоящее время счет-фактура может существовать только в бумажном виде, в котором и должен храниться в архиве.

Таким образом, хранить в электронном виде счет-фактуру можно, но при этом в установленные сроки бумажный оригинал придется подшить в Журналы. Согласитесь, весь смысл электронного документа теряется.

Минфин пришел на помощь

Нельзя так нельзя. Довод организации, что Налоговый кодекс не уточняет, какой именно подписью должен быть завизирован документ (а значит, подпись можно использовать любую) арбитражные судьи пока не рассматривали. В итоге получается, что фирма или предприниматель может пользоваться такой подписью при подписании договоров, вести расчеты с банком и отчитываться по налогам и бухгалтерскому учету. Но вместе с тем оформить счет-фактуру или накладную таким образом не получится.

С недавнего времени разъяснение налоговых вопросов стало относиться к компетенции Минфина России. По наболевшему вопросу, в каком виде можно хранить первичные документы, сотрудники финансового ведомства недавно выпустили письмо от 19.05.2006 г. № 02–14–13/1297. Ответ адресуется бюджетным учреждениям, но его выводы будут интересны и коммерческим организациям.

В письме указывается, что хранить «первичку» в электронном виде можно. При этом ведение бюджетного учета на основании электронных документов с использованием электронной цифровой подписи должно осуществляться при условии соблюдения федеральных законов в порядке, аналогичном для документов на бумажных носителях информации. При этом чиновники напомнили руководителям организаций об ответственности за неправильное ведение учета.

Возникает вопрос: каким образом соблюдать для электронного документа требования «бумажных» вариантов? Например, печать. Как ее ставить в электронном документе? С подписью ответственных лиц аналогичная проблема. Хотя Минфин России в своем письме от 26.05.04 г. № 04–02–05/2/28 указал, что, в соответствии с пунктом 1 статьи 4 закона от 10.01.2002 г. № 1-ФЗ, электронная цифровая подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий:

— сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания;

— подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе; — электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

То есть электронную подпись финансовое ведомство использовать разрешает. Позицию налоговых инспекторов по поводу электронной подписи мы подробно описали выше. При этом в разрез с письмом Минфина России они не пойдут, так как финансовое ведомство само указало в письмах на то, что электронные документы не должны противоречить законодательству о первичных учетных документах. А уж доказать «несоответствие» инспекторам не составит труда. Со счетами-фактурами ситуация не менее туманная. Налоговая служба достаточно убедительно привела аргументы, что законодательство к электронному виду данного документа не подходит. Таким образом, Минфин, в отличие от налоговых инспекторов, вполне признает использование электронной подписи для первичных документов. Но при этом очень важно отметить — его сотрудники ничего не говорят о легитимности самих электронных документов. В итоге получается замкнутый круг. Электронный документ использовать можно, если он не противоречит законодательству. Противоречие данного вида документа нормативным актам налоговые инспекторы вполне могут доказать. Да еще сотрудники и налогового, и финансового ведомств не забывают напомнить руководителям организаций об ответственности за неправильное ведение учета.

В итоге и компьютер, и Интернет облегчают работу только налоговым инспекторам. В организации же в электронном виде безболезненно можно вести только внутренний документооборот. А вопрос по использованию исключительно электронных форм первичных документов и счетов-фактур по-прежнему остается открытым.

Осенняя подборка материалов:
“Электронные счета-фактуры”

За электронными счетами-фактурами будущее. В ближайшие годы обмен электронными счетами-фактурами станет вариантом номер один для бизнеса, поскольку такой вид взаимодействия позволяет ускорить оборот денежных средств, а также улучшить отношения с поставщиками.

Мотивы для перехода на электронные счета-фактуры:

внешнее давление (влиятельные поставщики, клиенты);

цена (обработка электронных документов обходится компаниям дешевле);

инновация и автоматизация процессов;

оптимизация денежных потоков (ускорение оборота средств);

улучшение качества (документы не теряются, про них не забывают);

инициатива госсектора (борьба с мошенниками, увеличение налоговых поступлений, оптимизация собственных процессов).

Кто обязан выписывать ЭСФ?

Требование по выписке ЭСФ установлено:

пунктом 11 статьи 3 Протокола «О некоторых вопросах ввоза и обращения товаров на таможенной территории Евразийского экономического союза» (п. Бурабай, 16 октября 2015 года), ратифицированного Законом РК от 9 декабря 2015 года № 439-V в связи с присоединением Республики Казахстан к Всемирной торговой организации (ВТО) и вступившего в силу 11 января 2016 года.

Счет-фактуру в электронной форме обязаны выписывать:

1) налогоплательщики, являющиеся:

— уполномоченными экономическими операторами в соответствии с законодательством Республики Казахстан о таможенном деле ( с 1 января 2016 года );

— таможенными представителями, таможенными перевозчиками, владельцами складов временного хранения, владельцами таможенных складов в соответствии с законодательством Республики Казахстан о таможенном деле ( с 1 июля 2016 года );

2) налогоплательщики в случаях, предусмотренных нормативными правовыми актами Республики Казахстан, принятыми в реализацию международных договоров, ратифицированных Республикой Казахстан ( с 11 января 2016 года ).

Следует отметить, что вышеуказанные лица имеют право выписать счет-фактуру на бумажном носителе только в случае:

Читать еще:  Как открыть обувной магазин с нуля

1) отсутствия сети телекоммуникаций общего пользования. При этом информация об административно-территориальных единицах Республики Казахстан, на территории которых отсутствуют сети телекоммуникаций общего пользования, подлежит размещению на интернет-ресурсе уполномоченного органа;

2) возникновения в информационной системе электронных счетов-фактур технических ошибок, подтвержденных уполномоченным органом. После устранения технических ошибок счет-фактура, выписанный на бумажном носителе, подлежит выписке в электронной форме в течение пятнадцати календарных дней с даты устранения технических ошибок.

С 1 января 2018 года до 1 января 2019 года обязательство по выписке ЭСФ возникает у крупных налогоплательщиков, подлежащих мониторингу, а с 1 января 2019 года — у всех плательщиков НДС, по которым произведена постановка на регистрационный учет по налогу на добавленную стоимость в Республике Казахстан. К таким плательщикам относятся:

юридические лица-резиденты, за исключением государственных учреждений;

нерезиденты, осуществляющие деятельность в Республике Казахстан через филиал, представительство;

доверительные управляющие, осуществляющие обороты по реализации товаров, работ, услуг по договорам доверительного управления с учредителями доверительного управления либо с выгодоприобретателями в иных случаях возникновения доверительного управления

Какими НПА, принятыми в реализацию международных договоров, ратифицированных Республикой Казахстан, следует руководствоваться при выписке ЭСФ?

Такими документами являются:

Решение Совета Евразийской экономической комиссии от 14 октября 2015 года № 59 «О перечне товаров, в отношении которых Республикой Казахстан в соответствии с обязательствами, принятыми в качестве условия присоединения к Всемирной торговой организации, применяются ставки ввозных таможенных пошлин, более низкие по сравнению со ставками пошлин Единого таможенного тарифа Евразийского экономического союза, и размеров таких ставок пошлин» (г. Астана);

Приказ Министра финансов Республики Казахстан от 9 декабря 2015 года № 640 «Об утверждении Инструкции по организации системы учета отдельных товаров при их перемещении в рамках взаимной трансграничной торговли государств-членов Евразийского экономического союза» (см. пункт 7 Инструкции);

Приказ Министра национальной экономики Республики Казахстан от 9 февраля 2017 года № 58 «Об утверждении перечня товаров, в отношении которых применяются ввозные таможенные пошлины, размера ставок и срока их действия» (далее — Перечень изъятий).

Какими документами регулируется документооборот ЭСФ?

На территории РК документооборот счетов-фактур, выписываемых в электронной форме, регулируется:

до 1 октября 2017 года — Правилами , утвержденными приказом Министра финансов РК от 9 февраля 2015 года № 77;

с 1 октября 2017 года Правилами , утвержденными приказом Министра финансов РК от 12 мая 2017 года № 301.

Внимание! С 1 октября 2017 года заполнение электронного счета-фактуры осуществляется по новой форме (см. также форму ЭСФ в формате Excel ).

Напомним, что Правила ЭСФ разработаны в соответствии с пунктом 2-2 статьи 263 Налогового кодекса и Законом РК от 7 января 2003 года № 370-II «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» и определяют:

порядок выписки, отправки, приема, регистрации, обработки, передачи и получения счетов-фактур;

особенности подтверждения получения исправленных и (или) дополнительных счетов-фактур;

О документообороте и выписке ЭСФ по новым правилам с 1 октября 2017 года

а также в Сравнительной таблице Досовой Ш. по изменениям и дополнениям в выписке ЭСФ с 1 октября 2017 года.

ЭСФ, выписанный в соответствии с требованиями, установленными статьями 256 , 263, 264 и 265 Налогового кодекса и Правилами, зарегистрированный в информационной системе электронных счетов-фактур, является основанием для отнесения НДС в зачет. В случае если счет-фактура выписан как на бумажном носителе, так и в электронной форме, то основанием для отнесения в зачет НДС получателем товаров, работ, услуг является счет-фактура, выписанный в электронной форме.

Для сведения сообщаем, что с 1 октября 2017 года изменится также форма счета-фактуры и в России в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 19 августа 2017 года № 981.

В рамках документооборота выписка (отправка) ЭСФ осуществляется в информационной системе электронных счетов-фактур (ИС ЭСФ) исключительно налогоплательщиками, зарегистрированными в качестве участника ИС ЭСФ. Участником ИС ЭСФ является лицо, подписавшее Соглашение об использовании ИС ЭСФ и зарегистрированное в ИС ЭСФ.

При выписке ЭСФ датой выписки является дата регистрации счета-фактуры в ИС ЭСФ. В ЭСФ, в отличие от счета-фактуры, выписываемом на бумажном носителе, обязательно должна быть указана дата совершения оборота.

Счет-фактура, выписанный в электронной форме, заверяется электронной цифровой подписью.

В какие сроки выписывается ЭСФ?

ЭСФ выписывается не ранее даты совершения оборота и не позднее 15-и календарных дней после даты совершения оборота по реализации ( п. 7 ст. 263 Налогового кодекса).

Плательщик налога на добавленную стоимость при выписке счетов-фактур вправе выписывать счета-фактуры ( п. 7-1 ст. 263 Налогового кодекса):

при реализации электроэнергии, воды, газа, системных услуг, оказываемых системным оператором, услуг связи, коммунальных услуг, железнодорожных перевозок, транспортно-экспедиционных услуг, услуг оператора вагонов (контейнеров), услуг по перевозке грузов по системе магистральных трубопроводов, услуг по предоставлению кредита (займа, микрокредита), а также облагаемых налогом на добавленную стоимость банковских операций — по итогам календарного месяца не позднее 20 числа месяца, следующего за месяцем, по итогам которого выписывается счет-фактура;

при передаче имущества в финансовый лизинг в части начисленной суммы вознаграждения — по итогам календарного квартала не позднее 20 числа месяца, следующего за кварталом, по итогам которого выписывается счет-фактура;

при реализации товаров, работ, услуг по договорам, заключенным на срок один или более одного года, лицам, указанным в пункте 1 статьи 276 Налогового кодекса, — по итогам календарного месяца не позднее 20 числа месяца, следующего за месяцем, по итогам которого выписывается счет-фактура.

В случае вывоза товаров в таможенной процедуре экспорта ЭСФ выписывается не позднее 20-и календарных дней после даты совершения оборота по реализации ( п. 7-2 ст. 263 Налогового кодекса) .

В случае реализации периодических печатных изданий и иной продукции средств массовой информации, включая размещенные на интернет-ресурсе, ЭСФ выписывается не позднее 15-и календарных дней после даты совершения оборота по реализации ( п. 11 ст. 263 Налогового кодекса) .

В какой валюте указываются значения в ЭСФ?

Стоимостные и суммовые значения в счете-фактуре, выписанном в электронной форме, указываются в национальной валюте РК, за исключением следующих случаев, при которых возможно указание в иностранной валюте:

1) по сделкам (операциям), заключенным (совершенным) в рамках соглашения (контракта) о разделе продукции;

2) по сделкам (операциям) по реализации товаров на экспорт, облагаемым по нулевой ставке НДС в соответствии со статьями 242 , 276-11 и 276-13 Налогового кодекса;

3) по оборотам по реализации услуг по международным перевозкам, облагаемым по нулевой ставке НДС в соответствии со статьей 244 Налогового кодекса;

4) по оборотам по реализации, облагаемым по нулевой ставке НДС в соответствии с пунктом 1-2 статьи 245 Налогового кодекса.

Каков порядок внесения изменений в ЭСФ?

Внесение изменений , в том числе в целях исправления ошибок, в ранее выписанный ЭСФ производится путем аннулирования ранее выписанного ЭСФ и выписки исправленного ЭСФ.

При этом не допускается указание в исправленном ЭСФ иного поставщика товаров, работ, услуг, чем указанного в ранее выписанном ЭСФ.

1) соответствовать требованиям, установленным к выписке ЭСФ;

2) содержать следующую информацию:

пометку о том, что ЭСФ является исправленным;

порядковый номер и дату выписки исправленного ЭСФ;

порядковый номер и дату выписки аннулируемого ЭСФ.

По исправленному ЭСФ получатель товаров, работ, услуг вправе в течение 10-и календарных дней со дня получения такого исправленного ЭСФ указать несогласие с выпиской такого ЭСФ согласно порядку документооборота счетов-фактур, выписываемых в электронной форме.

В каких случаях выписывается дополнительный ЭСФ?

1) корректировки размера облагаемого оборота в соответствии со статьей 239 Налогового кодекса;

2) одновременного соответствия следующим условиям:

счет-фактура выписан поставщиком товаров, работ, услуг в случаях, предусмотренных статьей 263 настоящего Кодекса, ранее даты совершения оборота по реализации с указанием суммы НДС, начисленного по ставке налога, действовавшей на дату выписки такого ЭСФ;

ставка НДС, действовавшая на дату выписки ЭСФ, отличается от ставки налога, действующей на дату совершения оборота по реализации по такому ЭСФ.

· соответствовать требованиям к выписке счетов-фактур;

· содержать следующую информацию:

пометку о том, что ЭСФ является дополнительным;

порядковый номер и дату выписки дополнительного ЭСФ;

порядковый номер и дату выписки ЭСФ, к которому выписывается дополнительный ЭСФ;

в случае, установленном подпунктом 1) пункта 1 статьи 265 Налогового кодекса — корректировку размера облагаемого оборота и разницу между суммой НДС, указанной в ранее выписанном ЭСФ, и суммой НДС на дату выписки дополнительного ЭСФ;

в случае, установленном подпунктом 2) пункта 1 статьи 265 Налогового кодекса — ставку НДС на дату выписки дополнительного ЭСФ и сумму НДС на дату выписки дополнительного ЭСФ.

· в случаях корректировки размера облагаемого оборота, предусмотренных статьей 239 Налогового кодекса, не ранее даты наступления таких случаев, и не позднее 15-и календарных дней после даты наступления таких случаев;

· в случае отличия ставки НДС, действовавшей на дату выписки ЭСФ и действующей на дату совершения оборота по реализации, при условии выписки ЭСФ ранее даты совершения оборота, — в течение месяца после введения в действие закона, предусматривающего изменение ставки налога.

По дополнительному ЭСФ получатель товаров, работ, услуг вправе в течение 10-и календарных дней со дня получения такого дополнительного ЭСФ указать несогласие с выпиской такого ЭСФ согласно порядку документооборота счетов-фактур, выписываемых в электронной форме.

предусмотрены случаи , когда выписка ЭСФ не требуется;

предоставлено право получателя товаров, работ, услуг обратиться к поставщику с требованием выписать ЭСФ в случаях, когда выписка ЭСФ не требуется;

определены сроки выписки ЭСФ в случаях, когда выписка его не требуется.

Разобраться с выпиской ЭСФ вам помогут:

Ссылка на основную публикацию
×
×
Adblock
detector