Какие ошибки чаще всего совершают организаторы мероприятий

Ошибки при организации крупного мероприятия

На каждом проекте мы сталкиваемся с ситуациями, которых могли бы избежать, если бы предусмотрели некоторые моменты на берегу. Такие ситуации мы называем ошибками. А после каждого проекта пытаемся их разобрать вместе с командой, чтобы впредь выбирать другую стратегию работы. И это не говорит об отсутствии опыта у организаторов, это всего лишь человеческий фактор, который можно на берегу предусмотреть. Поэтому, сегодня хотелось бы остановиться на основных ошибках, с которыми мы сталкиваемся при организации крупных мероприятий и поделиться своим опытом, который может быть полезен каждому ивент-менеджеру.

Отсутствие руководителя проекта

Это самая большая ошибка, которая может быть. Даже, если вы четко распределили зоны ответственности между всеми менеджерами и абсолютно уверены в профессионализме каждого из вас, в любом случае руководитель проекта должен быть. Контроль — это очень важная составляющая и не стоит к ней относиться как к моменту недоверия к вашим компетенциям. Напротив, когда есть человек, способный задавать вопросы и быть в курсе всего происходящего, получая обратную связь от каждого менеджера, он даст вам возможность не упустить детали, которые вы можете просто забыть по причине неправильной расстановки приоритетов. Где-то не придать значения, где-то отложить на потом и тд. Руководитель проектов – это аккумулирующее звено всех менеджеров, это не надзиратель, а незаменимый помощник.

Затягивание с подготовкой

Очень распространенная ошибка, особенно для русского менталитета, когда мы все самое сложное предпочитаем откладывать на потом. Очень часто мы расставляем для себя приоритеты так, чтобы более приятными нам задачами заниматься в первую очередь, а то, что может вызвать для нас какие-то трудности или дискомфорт отложить на потом. Это нормальная практика, но увы не работающая. Здесь очень важно все делать наоборот, так как мы подвергаем себя рискам не найти нужной площадки из-за высокой аренды, не найти нужных артистов из-за их занятости в наши даты и т. д.

Отсутствие непредвиденных расходов

Очень часто мы составляем смету, не учитывая то, что могут возникнуть непредвиденные ситуации, а они возникают практически всегда, так как в любой зоне ответственности есть нюансы, которые невозможно предусмотреть на берегу. Иногда приходится что-то докупать или менять, а это требует дополнительных затрат. И слава богу, если они не глобальные, но все же «заначка» в смете должна обязательно присутствовать для исключения риска попасть в неловкую ситуацию и черпать деньги из общей суммы рентабельности проекта. И здесь очень важно учитывать то, что, беря деньги из заначки нужно обязательно сообщать об этом остальным менеджерам во избежание момента, что каждый взял по чуть-чуть, а на главное не осталось.

Отсутствие контроля дресс-кода

Даже самое масштабное и красочное мероприятие может выглядеть неряшливо из-за внешнего вида людей, работающих на площадке. Конечно здорово, когда ваша смета позволяет купить всем подрядчикам хотя бы одинаковые футболки, но если такой возможности нет, то важно заранее провести беседу со своими подрядчиками и донести до них обязательство выдерживать дресс-код, мотивируя его несоблюдение системой штрафов. Очень многие данную позицию прописывают в Договоре, и мы считаем это правильно, когда мы работаем с подрядчиком впервые и не знаем, что от него ожидать.

Отхождения от выбранной концепции

Каждый менеджер, ответственный за свою зону очень часто начинает работать по принципу: «я так вижу», но увы не всегда этот принцип вписывается в общепринятую и согласованную с заказчиком концепцию всего мероприятия. Это конечно здорово, когда каждый проявляет инициативу и способен принимать решения самостоятельно, но работа в команде тем и прекрасна, что нужно и можно советоваться по любому вопросу, спорить и обсуждать свое видение, которое должно быть не только своим, но и общим, а самое главное соответствовать общей концепции праздника. В противном случае один такой нюанс, выбившийся из общей истории может сыграть злую шутку с общей атмосферой и настроением гостей. Поэтому, если креативить, то только в команде.

Вот, наверное, пять самых основных ошибок, которые могут возникать во время подготовки мероприятий. И если помнить о них и исключить возможность появления заранее, то вероятность успеха проведенного мероприятия будет близка к совершенству.

Менеджер проектов STYLE PROJECT

ТОП-5 ошибок, допускаемых при организации конференции

12 Сен 2017

ПРОЕКТНЫЕ СЕРВИСЫ за 3 года существования на рынке успели поучаствовать в 35 конференциях: и как эксперты, и как гости, и как организаторы. Каждая конференция – это проект, и в каждом проекте случаются ошибки. Перед Вами ТОП-5 ошибок организаторов конференций. Этот материал подскажет, как не наступить на те же грабли и провести деловое мероприятие на высоком уровне.

Ошибка №1. Цель в голове у организаторов

Зачастую инициатором конференции выступает один из Топ-менеджеров компании, руководитель департамента или отдела. Будем далее называть его Заказчиком. Далеко не всегда Заказчик формулирует свои ожидания от мероприятия в цифрах, конкретно. И если на этом этапе не зафиксировать цель конференции, велика вероятность того, что формулировки этой цели у разных членов команды будут отличаться. Что же делать?

Для начала определите, что именно Заказчик ожидает получить на выходе: рост продаж, посещаемости сайта или, может быть, подписание крупного контракта? Не забывайте, что цель должна быть SMART:

Читать еще:  Какие документы нужны для поступления в школу

Зафиксируйте цель на листе бумаги, флипчарте или доске и поместите на видное место перед всеми организаторами конференции – они все должны понимать эту цель однозначно. Добейтесь этого.

Ошибка №2. Отсутствует чёткое распределение ролей

Поначалу люди полны энтузиазма и готовы «горы свернуть». Однако в процессе работы над проектом в условиях сжатых сроков и перегруженности задачами могут возникнуть ситуации, когда не ясно, кто должен решать ту или иную проблему. Люди начинают перекладывать ответственность друг на друга.

Чтобы этого избежать, распределите роли и назначьте ответственных за блоки работ. Каждый член Вашей команды должен ясно представлять свою роль в проекте и те задачи, за которые он отвечает. В этом Вам помогут организационная структура и матрица ответственности.

Организационная структура иллюстрирует логику взаимодействия и показывает кто с кем работает. Вот пример структуры команды организаторов конференции, в которой участвовали ПРОЕКТНЫЕ СЕРВИСЫ:

Организационная структура должна быть максимально проста. Во время конференции нет времени ждать, поэтому сделайте так, чтобы любой вопрос можно было решить оперативно. Чем меньше уровней подчинения, тем лучше. Лишних людей тоже не нужно. Практика показывает, что команда организаторов конференции должна состоять не более чем из 7-9 человек. Остальные – помощники и волонтеры – выполняют поручения и не включаются непосредственно в процесс управления.

Матрица ответственности помогает распределить ответственность по многочисленным задачам между членами команды. Можно использовать для этих целей классическую матрицу RACI. Однако на наш взгляд намного эффективнее применять функционал коммуникационной платформы, в которой работает Ваша команда. Примеры таких платформ: ASANA, Bitrix24, Trello и др. С этим, кстати, связана третья главная ошибка.

Ошибка №3. Отсутствует единый канал коммуникаций

В нашей практике был случай, когда спикер выслал свою презентацию одному из организаторов на e-mail за 30 минут до выступления и не взял ее с собой на флешке. Поскольку организаторы, работающие со спикерами, имели индивидуальные адреса электронной почты, презентация не была доступна всем. В это время тот, кому была отправлена презентация, был занят важными координационными вопросами и не мог оперативно переслать презентацию своим коллегам. В результате спикер был вынужден ждать, пока его презентацию передадут в нужную секцию, скачают и запустят на проектор.

Из этой ситуации важный урок – иметь единый канал коммуникаций со всеми участниками, доступ к которому имеет вся команда организаторов. На наш взгляд, для этого подойдет общая электронная почта, куда любой желающий сможет написать свой вопрос или выслать материалы. Почтовый ящик должен иметь структуру папок (закупки, спикеры, публикации и т.д.), за каждую из папок должен отвечать конкретный человек. Но доступ к папкам открыт всем членам команды (за редким исключением). Это позволит оперативно решить нужный вопрос даже если кто-то из членов команды недоступен.

Папку «Входящие» нужно всегда держать пустой – это ключевое правило. В ней могут находиться только те письма, которые требуют незамедлительного ответа и над которыми ведется работа прямо сейчас. Все остальное нужно перемещать в соответствующую функциональную папку.

В дополнение к общей почте Вам нужно облако, куда будут складываться все важные файлы (договоры, программа, презентации спикеров, статьи для публикаций и т.д.) Это может быть OneDrive, Google-диск, Яндекс-диск или что-то еще, в зависимости от почтового клиента, которым пользуется команда.

Кроме канала коммуникаций с внешними стейкхолдерами, нужен удобный инструмент коммуникаций внутри команды. Каждый член Вашей команды должен иметь возможность быстро и легко получать актуальную информацию по статуту задач, в которые вовлечен. Вся эта информация должна быть многократного использования, чтобы в случае необходимости можно было вернуться к первоисточнику. Желательно также иметь возможность гибкого ограничения доступа к информации по задачам. Например, организаторы, отвечающие за привлечение спикеров должны видеть информацию по своим задачам и не должны видеть лишней информации относительно стоимости булочек и кофе для кейтеринга.

Хорошим решением, по нашему мнению, является ASANA. Это коммуникационная платформа позволяет создавать проекты, задачи и подзадачи, назначать на них ответственных и сроки выполнения, писать комментарии о статусе задачи и делать так, чтобы эти комментарии видели определенные члены команды. Очень удобно прикреплять презентации спикеров и докладчиков прямо к задаче. Аналогичными возможностями обладают уже упомянутая выше Trello, MS Teams и аналогичные системы.

Резюмируя, для работы по подготовке к конференции Вашей команде необходима удобная онлайн-система обмена информацией, доступ к которой имеют все организаторы.

Ошибка №4. А этого мы и не запланировали…

Часто случается так, что в самый ответственный момент у Вас на пути возникают трудности: охрана не пропускает людей, поскольку ее не уведомили об этом, на пленарном заседании во время выступления вице-президента японской корпорации сломался кликер, таблички на столах у спикеров напечатаны «вверх ногами», в принтере внезапно закончился тонер и Вы не можете распечатать благодарственное письмо… Список можете продолжить сами.

Причиной большинства из этих проблем является недостаток планирования. А решением – универсальный и сверхэффективный инструмент под названием чек-лист.

Вам нужно просто заранее перечислить все, что может потребоваться или произойти на том или ином этапе конференции и сделать список для проверки самих себя. Например, чтобы выбрать подходящую по всем параметрам площадку для проведения конференции и исключить возможные неприятности, можно использовать вот такой чек-лист:

На ошибках учимся: вредные советы по организации мероприятий

Поделиться:

В агентстве мы не только часто организуем и проводим аудит мероприятий, но и посещаем до 30 событий в год. Мы постоянно удивляемся тому, как многие компании из раза в раз совершают одни и те же ошибки. Поэтому решили собрать самые яркие event-недочеты в стиле «вредных советов».

Читать еще:  Как улучшить работу мозга на 100%

Совет №1. Беритесь за всё подряд

Не стоит оценивать, что вам нужно, а что нет, что будет эффективно для вашей компании, а на что вы потратите лишние силы и деньги.

Именно по такому правилу, по моим наблюдениям, живут сотни организаций. Генеральный директор захотел вложиться в выставку, которая не принесет клиентов — отлично, не будем отговаривать его, ведь он считает, что это «статусно»!

Вывод: у каждого мероприятия должна быть цель. Даже приходя на сторонние мероприятия вы делаете это ради результата, вкладываете в него ценный капитал — личное время. Вы ведь не пойдете в магазин просто так, вы идете туда со списком продуктов, чтобы купить то, что нужно, а потом приготовить то, что вы хотели. То есть ваш поход в магазин, силы и деньги имели совершенно определенный результат и пользу. Но зачастую мероприятия для компаний имеют «имиджевый» эффект: «Там же все конкуренты нашей компании, значит и мы пойдем!». Обязательно анализируйте площадку, на которой вы планируете разместить стен или выступить с докладом, с точки зрения выстраивания бизнес-процессов. Задайте себе вопрос: «А какую реальную пользу это принесет компании?».

Совет №2. Не оценивайте эффективность мероприятия

Зачем ее оценивать? Вы поучаствовали в фестивале, интегрировали бренд, вложились в спонсорство. Понятно, что какой-то эффект был, да и организаторы представили в коммерческом предложении красивые цифры, которые можно показать директору. Ни в коем случае не нужно идти к отделу развития, запрашивать динамику продаж и сопоставлять с проведенными маркетинговыми активностями, в том числе, с мероприятиями, в которые вы вложили не одну тысячу рублей.

Рентабельность? Окупаемость? — не, не слышали.

По моим наблюдениям компании часто не заморачиваются над метриками и PR-эффективностью. Они же все организовали, сделали механический труд, продумали как красиво все расставить и т.д. Что получила компания от всего этого — дело самой компании — измеряйте как хотите.

Вывод: считать эффективность нужно! Можно просчитать PR Value, число обращений, количество контактов, в том числе с брендом через соцсети и сайт, стоимость перехода на сайт (при удачной интеграции и метриках), стоимость репоста, хештега и т.д. Важно правильно выбирать метрики, которые точно смогут показать эффективность ваших решений.

Совет №3. Делайте пресс-мероприятие самостоятельно без опыта работы со СМИ и организации пресс-ивентов

Зачем нанимать профессионалов, они же совсем не знакомы с вашей компанией и не разбираются в специфике рынка… Да и что там делать, вы и сами можете в СМИ написать. А потом возникают вопросы: «Ой, а чего это СМИ не пришли? Ой, а почему им не понравился фуршет из рафаэлок при открытии магазина? Ой, а как так я потратился на ивент, а обо мне не отписались журналисты?».

Риски? Информационные? СМИ не будут больше с вами работать? Да и ладно. В следующий раз пусть кто-то другой делает это пресс-мероприятие, не рассказывайте ему о предыдущем опыте, пусть сам мучается.

И да, при участии в сторонних мероприятиях в качестве спонсора — доверяйте их инфопартнерам безоговорочно! Вас же обязательно упомянут просто так. И даже интервью у вас возьмут без лишних усилий с вашей стороны, вы же платите деньги организаторам за участие!

Вывод: если у вас нет опыта в организации пресс-ивентов и нет дружественных СМИ — обращайтесь к профессионалам (или хотя бы возьмите консультацию). Это позволит не только сохранить ваши нервы, но и сэкономит время и деньги. Скупой, как известно, платит дважды.

Как говорится, инфопартнерам доверяй, но проверяй. Деньги — не гарантия эффективности. Нужно приложить максимум усилий и контролировать партнеров на всех этапах работы для получения достойного результата.

Если вы хотите работать со СМИ самостоятельно, то присмотритесь к медиатренингам и мастер-классам по этой теме. Вы научитесь не только правильно коммуницировать со СМИ, но и сможете узнать, как подготовить вашего спикера к выступлению.

Совет №4. Не проводите аудит собственных событий

Даже не пытайтесь посмотреть на себя со стороны и критически оценить свою работу или работу своего подрядчика. Это больно, неприятно, зачем нам столько негатива и вообще, надо скорее отчитаться и убедить начальство, что всё не зря и прошло ИДЕАЛЬНО!

Вывод: оценивайте себя и свои «творения» трезво. Для оценки можно использовать чек-листы, отзывы посетителей, упоминания в соцсетях и любые другие доступные метрики. Это поможет не совершать ошибки в будущем. Например, мы после ивентов, садимся и прописываем, что получилось, а что можно было бы сделать лучше. Даже у профессиональных организаторов не всё и не всегда получается на 100%. Учитесь на своих ошибках, делайте выводы.

Совет №5. Не используйте новые каналы коммуникации

Интеграция мероприятия в соцсети, репортажи и включения — это абсолютно не нужно, когда у вас B2B или B2C сфера. Особенно бесполезно рассказывать заранее своей SMM-команде о том, какие мероприятия планируются, пускай посты будут исключительно с опозданием на несколько дней. А если ваш спикер не запостил ни одной фотографии с мероприятия, не нужно готовить пост для него и просить разместить. А ваши менеджеры по продажам обязательно должны сделать селфи со всеми крупными потенциальными клиентами и тут же выложить в сеть. Нет необходимости обучать сотрудников работе в соцсетях. И не нужно давать им четкие инструкции.

Вывод: социальные сети — один из самых активных современных каналов коммуникации. С ними стоит быть очень аккуратными, но в то же время оставаться активными: любое сообщение может стать как плюсом, так и минусом для репутации вашей компании.

Брифуйте ваших сотрудников. Например, у нас в PR Partner есть специальный файл, где собраны правила поведения в соцсетях. Наша компания, в том числе, занимается продвижением в социальных сетях, однако никогда не будет лишним напомнить коллегам о том, что можно, а что нельзя.

Читать еще:  Коучинг как инструмент обучения и развития персонала

Совет №6. Паникуйте и бегайте кругами, дергая всех подрядчиков

Не давайте подрядчикам выполнить свою работу. Это же поможет вам, вы все успеете, не распылитесь на ненужные движения. Особенно прекрасно, когда у вас нет ни плана, ни сценария мероприятия. Тогда все ваши подрядчики не знают, куда идти и что делать, не знают, что за чем подключать и по какой схеме. И очень важно ничего и ни с кем не обсуждать заранее! Творческий хаос еще никому не мешал

Распространенные ошибки при организации корпоратива

Организовать корпоратив – дело сложное. Оно требует знаний, опыта, слаженной работы всех участников процесса подготовки. В основном ошибки допускают организаторы, не имеющие достаточного опыта. Чтобы коллективное празднование прошло без запинки, нужно учитывать некоторые наиболее часто допускаемые ошибки. Исключить их появление довольно просто, нижеприведенные пункты максимально раскрывают суть распространённых оплошностей.

1. Игнорирование чёткой постановки целей и задач корпоративного мероприятия.

Прежде чем приступать к любым конкретным действиям, необходимо определиться чего именно хочется получить от корпоратива. Это должен быть расслабляющий отдых или активное мероприятие? Нужно ли вкладывать в него обучающие моменты или достаточно просто хорошо провести время?

2. Нежелание придерживаться единого направления празднования.

Чтобы корпоратив шёл «как по маслу», а все присутствующие прочувствовали происходящее каждой клеточкой, важно выбирать определённую тематику мероприятия и придерживаться её от начала и до конца. Зачем это нужно? Во-первых, имея определённую стратегию, гораздо проще выстроить красивый сценарий вечера, в котором не будет места оплошностям и заминкам. Во-вторых, тематический вечер поможет сотрудникам погрузиться в происходящее, что привнесёт дополнительные эмоции каждому. Необязательно пользоваться шаблонным сценарием празднования, можно что-то изменить в зависимости от пожеланий и возможностей.

3. Отсутствие руководителя мероприятия.

Если на корпоративе нет человека, который держит всё под контролем, то это чревато рядом проблем. К ним относятся: нестыковка во времени выступления артистов, слишком затянутая шоу-программа, неоправданно длинные речи руководства, конкурсы, не прошедшие цензуру, неподходящая музыка.

Когда есть организатор мероприятия, в особенности опытный, всех этих нелепостей удаётся избежать. Кстати, не менее важны и репетиции корпоратива, пусть и немного в сокращённом варианте, но так можно представить полную картину грядущего праздника, посмотреть, не слишком ли затянуто всё по времени, нет ли перебора с самодеятельностью и т. д.

4. Резкая смена «курса».

Если, например, внезапно поменять тематику мероприятия, или никого не предупреждая ввести дресс-код на корпоратив, то такие перемены скажутся не в пользу хорошего настроения и удачливости мероприятия в целом.

5. Невнимательность при выборе ведущего.

«Неправильный» ведущий может испортить даже самое потрясающее мероприятие. Для корпоратива будет губителен тот человек, который не умеет устанавливать связь с публикой или же просто не подходящий под задуманную тематику корпоратива.

6. Огрехи в меню.

Необходимо не только предусмотреть наличие на столах напитков, салатов и горячих блюд, но и учесть их соотношение.

7. Неправильное помещение.

Если не учесть транспортное сообщение в районе выбранного места проведения корпоратива, не угадать с площадью (когда слишком тесно, или, наоборот, много свободного места), то вряд ли сотрудники смогут похвастаться действительно позитивным настроением.

8. Пробелы в технической стороне организации праздника.

Эта ошибка заключается, например, в отсутствии необходимого реквизита, или малого количества транспорта для перевозки людей.

9. Недостаточная безопасность.

Нельзя допускать присутствие на корпоративе любых посторонних лиц. Недопустима пропажа личных вещей. При возникновении конфликтных моментов, охрана должна реагировать профессионально.

10. Нежелание понимать отказы.

Не всегда человек хочет посещать корпоративные праздники. Это нужно понять и принять, причины могут быть разными, не в этом суть. Если сотрудник отказывается приходить, давить на него не нужно, причины отказа известны только ему, и это отнюдь не означает, что работник не уважает фирму.

11. Отсутствие контроля процесса подготовки корпоратива.

Если руководство не следит за тем, как организуется праздник, то оно рискует недосчитаться некоторой суммы, которая уйдёт на откаты, а то и вовсе себе в карманы и т.д.

12. Нежелание платить профессиональным организаторам.

Часто компании решают сэкономить и организовать всё самостоятельно. Однако такая самостоятельность может стоить гораздо дороже – если упустить хотя бы несколько важных моментов, праздник обязательно начнёт проваливаться.

13. Отсутствие денег «на всякий случай».

Часто случается так, что приходится резко что-то докупать или менять. Или праздник подходит к концу, а народ требует продолжения. На все эти экстренные случаи должна быть организована «заначка», естественно, официальная и предусмотренная сметой. Иначе можно попасть в некрасивую ситуацию.

14. Игнорирование традиций, желаний и вкусов сотрудников компании

Всегда нужно внимательно изучать пожелания, возможности, традиции коллектива. Каков средний возраст работников? Мужчин больше, или женщин? Эти данные помогут выбрать правильную тематику. И если в какой-то фирме принято каждый год ходить в баню, то не стоит резко организовывать им поход в филармонию.

15. Затягивание с подготовкой праздника.

Вообще, лучше всего начинать подготовку любого корпоратива за несколько месяцев до часа «х». Иначе можно столкнуться с рядом проблем: отсутствие подходящего помещения, дорогая стоимость аренды, занятость понравившихся артистов. Поэтому чем раньше взяться за дело, тем больше шансов завершить его успешно.

Всем людям свойственно ошибаться. Но всё же предпочтительнее учиться на чужих ошибках. Особенно в делах, касающихся организации масштабных мероприятий. Негативные эмоции на празднике ни к чему. Так пускай же огрехов в проведении корпоратива попросту не будет, а все участники останутся довольны и счастливы.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector