Кассовая книга (форма КО-4)

Заполнение кассовой книги форма КО-4 – бланк, образец, правила и требования к оформлению вручную

Автономные организации собственными силами обязаны организовывать и осуществлять внутренний контроль над совершенными операциями хозяйственной деятельности. Главное правило: одна организация — одна кассовая книга.

Оно распространяется и на частных предпринимателей. Исключением являются юридические лица, имеющие филиалы или представительства, действующие на основе личного баланса.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

В такой ситуации филиал (представительство) оформляет собственную книгу, фиксирующую его операции, а копии первичных бумаг передаются в главный офис компании.

Информация о размере остатка наличности отражается в кассовой книге данного подразделения и на его балансе, далее сведения вписываются в сводный баланс головной компании.

Для чего нужна — назначение

Основной целью ведения кассовой книги является фиксирование реализовываемых потоков денежных средств предприятия (приход, расход).

То есть данная форма служит, прежде всего, для учета операций по кассе предприятия.

Данные записи помогают отслеживать передвижение наличных средств в организации.

Возникшие неясности в ходе осуществления проверки контролирующими органами с помощью представления кассовой книги сможет прояснить ситуацию и увидеть подлинную картину операционного учета наличных денег.

Помимо этого, накануне составления годовой отчетности необходимо осуществлять инвентаризацию денежных средств, документов, бланков строгой отчетности.

Инвентаризация также направлена на проверку полноты, правильности и точности отображения в кассовом учете операций за проверяемый период и соблюдения норм действующего законодательства, направленных на регулирование кассовой дисциплины.

Управленческий учет предприятия не может обойтись без кассовой книги, здесь максимально детально отображаются доходы и расходы фирмы, способные повлиять на принятие решения в части использования прибыли компании.

Обязательно ли наличие на предприятии?

На всех предприятиях, осуществляющих операции с наличностью, должна быть кассовая книга.

Применяемая система налогообложения в компании или ее организационно-правовой статус не подразумевает применение какой-либо льготы.

Официально освобождены от составления подобного бланка ИП, осуществляющие учет объектов налогообложения (доходов, расходов, натуральных показателей), охарактеризованные определенной категорией экономической деятельности. О ведении кассовой книги ИП читайте здесь.

Учет, при этом, должен оформляться по установленному регламенту. Данная норма обозначена в пункте 4.1 Указаний Банка России (№ 3210-У).

За какой период формируется?

Кассовая книга начинается с первого дня календарного года и ведется по нарастающей до его завершения. На следующий год оформляется новый документ, нумерация документов начинается с номера 1 и далее по порядку.

Кассовая книга представляется в виде журнала, число его страниц варьируется от 50 до 100.

Какие требования и правила предъявляются к ведению вручную?

Унифицированный бланк КО-4 является единой формой ведения финансовых операций на предприятии. Некоммерческие организации применяют бланк код по ОКУД 0310004, бюджетные учреждения — код по ОКУД 0504514.

Законодательством РФ разрешено несколько вариантов ведения данной отчетности:

  • на типографских бланках, заполненных от руки;
  • на компьютере внесение информации в соответствующую форму с последующей распечаткой заполненных листов;
  • в специализированных программных комплексах электронно, с последующим формированием электронного документа с электронно-цифровой подписью — порядок заполнения книги в электронном формате.

Заполнением бланка и осуществлением операций с наличностью должен заниматься кассир или иной специалист предприятия, наделенный соответствующими правами и обязанностями распоряжением руководителя.

Если должность кассира отсутствует в штатном расписании учреждения, то обязанности по заполнению бланка возлагаются на бухгалтера или главного бухгалтера.

В небольшой компании, где численность сотрудников равна 1-2 специалистам, регистрацию кассовой дисциплины можно доверить сторонней организации или непосредственному руководителю.

Что является основанием для оформления?

Указание Центробанка от 11 марта 2014 года (№3210-У) служит основанием для оформления основного кассового документа.

Соответствующие записи в кассовую книгу вносятся, основываясь на расходные и приходные документы кассы, оформленные по нормам действующего законодательства.

Как правильно заполнить титульный лист?

Форма документа (0310004) представляет собой 2 части: первая — обложка бухгалтерского регистра, вторая — итоговый лист журнала.

Как выглядит кассовая книга:

Для оформления титульного листа, как правило, выбирается плотная бумага для более длительной сохранности документа. Срок ее хранения равен 5 годам.

Форма журнала утверждена постановлением Госкомстата № 88 от 18 августа 1998 года, о чем сообщается в правом верхнем углу формы КО-4.

Титульный лист содержит информацию:

  • полное название хозяйствующего субъекта, код его ОКПО;
  • структурное подразделение (при наличии);
  • обозначение срока, за который составлена книга (год).

На последнем листе книги указывается число пронумерованных и прошнурованных страниц в фактическом числовом значении.

Сведения заверяются печатью компании (при наличии) и росписями руководителя и главного бухгалтера с расшифровкой.

Итоговой записью книги является фиксирование даты заверения данных о количестве страниц в документе в книге.

Инструкция и порядок заполнения формы КО-4 на бумажном носителе

Следуя новым Указаниям, порядок оформления кассовой документации подразделяется на обычный и упрощенный (ИП и малый бизнес). Обычные условия распространяются на все юридические компании, за исключением кредитных учреждений.

С июня 2014 платежные контрагенты, учитывая денежные средства, полученные в результате их деятельности, оформляют отдельную кассовую книгу.

Читать еще:  Как работать с импульсивным начальником

Также отдельными документами должны оформляться все операции по приходу и расходу наличности в пределах деятельности платежного агента.

Новый Указ Центрального банка не изменил существующие унифицированные формы бланков.

Алгоритм заполнения КО-4:

  • фиксируется число, месяц и год в шапке документа, осуществляется проверка нумерации страниц;
  • проставляется цифрами остаток на начало дня, который должен соответствовать остаткам на конец дня предыдущего листа книги (последней страницы предшествующего года);
  • проставляются номера приходных и расходных ордеров (нумерация ПКО и РКО хронологическая сквозная);
  • записываются сведения об источниках поступления денежных средств, о ФИО получателя, о направлении расходов;
  • фиксируется номер субсчета, корреспондирующего счета (50 — «Касса» в корреспонденции с другими счетами: 51 «Расчетный счет», 70 «Заработная плата», 71 «Подотчетные суммы»), частные предприниматели данный столбец не заполняют;
  • отражаются суммы в графах приход и расход в рублях и копейках;
  • вносится сумма всего расхода и прихода в графе «перенос»;
  • записывается итоговые суммы прихода и расхода за рабочий день;
  • проставляется остаток денежных средств по формуле: остаток на начало+приход-расход;
  • проставляются количество приходных и расходных ордеров.

Денежными документами также считаются: оплаченные талоны на ГСМ, питание, путевки, почтовые марки, конверты с марками и иные бланки, имеющие стоимость и хранящиеся у кассира.

Кто должен подписывать?

В кассовом журнале автографы проставляют кассир и бухгалтер. При отсутствии второго расписывается непосредственный глава фирмы.

Если кассовые операции осуществляются частным предпринимателем, то наличие только его подписи будет соответствовать нормам.

Скачать бесплатно бланк и образец в excel и word

Скачать бланк кассовой книги КО-4 – word, excel.

Скачать пример заполнения формы КО-4 – excel.

Нужно ли оформлять при отсутствии операций по кассе?

Если в течение рабочего дня не было движения наличных средств в кассе, то на эту дату кассовая книга не составляется.

Полезное видео

О порядке ведения кассовой книги, подробно рассказано в данном видео:

Несмотря на существование и стремительное увеличение объемов потока безналичных расчетов между предприятиями, частными лицами многие бизнесмены все же не отрицают использование операций с финансовыми средствами в наличной форме.

Кассовая книга всегда является объектом для детальной проверки всевозможными контролирующими органами, её правильное заполнение должно контролироваться главным бухгалтером или директором предприятия с предельным вниманием.

Данное обязательство необходимо отобразить в учетной политике компании.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

+7 (499) 938-43-28 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 467-43-31 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

+7 (800) 511-52-74 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ

Ведение кассовой книги по форме КО-4 в 2020 году

Кассовая книга форма КО-4 – это важный документ, вести который обязано каждое предприятие и ИП, имеющие дело с наличными денежными средствами. В любой момент налоговая инспекция может проверить наличие данной книги и правильность ее ведения. Порядок заполнения кассовой книги разберем в статье ниже. Скачать образец кассовой книги и бланк форма КО-4 можно в конце статьи. Кассовая книга содержит информация о выданных и полученных в течение дня наличных суммах. Унифицированная форма КО-4 обязательна к заполнению для всех предприятий и ИП, оформление кассовой книги обычно возлагается на кассира.

Заполнение кассовой книги должно подчиняться установленному регламенту. Записи в книге выполняются только на основании подтверждающих документов, в качестве которых выступают приходные и расходные кассовые ордера (скачать образец заполнения приходного ордера КО-1 можно здесь, а расходного КО-2 – в этой статье). Для каждой операции, связанной с движением наличности, выполняется отдельная запись в книге.

Если кассовая книга КО-4 ведется в рукописной форме, то все страницы следует пронумеровать, на последнем листе должно быть указано количество листов в книге и закреплено это подписями ответственного за ведения формы кассира, главного бухгалтера, руководителя и печатью организации.

Образец заполнения КО-4

Форма КО-4 состоит из одинаковых листов, состоящих из лицевой и оборотной части. Порядок ведения кассовой книги строго регламентирован, поэтому нужно придерживаться определенных правил ее оформления.

Прежде, чем вносить записи о выдаче и поступлении наличных денег, лист нужно согнуть по линии отреза таким образом, чтобы отрывная часть оборотной стороны оказалась под неотрывной части лицевой стороны. Между ними подкладывают копировальную бумагу. При внесении записей на лицевой стороне неотрывной части они отражаются одновременно и на отрывную часть. После этого начинают вноситься записи в кассовую книгу шариковой ручкой.

В начале дня указывается текущая дата и остаток денег в кассе. Все суммы отражаются в рублях и копейках. Далее отражаются записи о кассовых операциях, при этом заполняются следующие графы формы КО-4:

  • Номер документа – номер кассового ордера, на основании которого были выданы или получены наличные средства;
  • Наименование лица, сдавшего или получившего деньги: для физических лиц – ФИО, для юридических лиц – название организации;
  • Содержание кассовой операции – кратко о назначении прихода или расхода денег.
  • Корреспондирующий счет – номер счета, корреспондирующий со счетом учета наличных денег (со счетом 50). Корреспондирующий счет зависит от назначения выданных или полученных сумм, при выдаче денег отражается дебет корреспондирующего счета, при получении – кредит. Например, при выдаче денег под отчет здесь следует указать кредит сч. 71, а при оплате поставщику – кредит сч. 60, при получении оплаты от покупателя – дебет сч.62.
  • Приход – здесь пишется наличная сумма, поступившая в кассу по ПКО;
  • Расход – наличная сумма, выданная из кассы на основании РКО.

Таким образом происходит оформление кассовой книги для каждой операции, записи в форму КО-4 вносятся до строки «перенос», в которой происходит подсчет итоговых сумм за день: в графе «приход» складывается остаток на начало дня и все поступившие за день суммы, указанные на этом листе, в графе «расход» складываются все выданные за день суммы, указанные на этом листе. Далее лист выпрямляют и сгибают так, чтобы оборотная сторона неотрывной части, оказалась над лицевой стороне отрывной части, подкладывают копирку и продолжают вести записи прихода и расхода.

Читать еще:  Калькуляция для составления сметы затрат на охрану объекта

Заполнение кассовой книги продолжается до строки «итого за день», где подводятся итоговые значения поступивших и выданных сумм. Строкой ниже выводится остаток на конец дня, полученный путем вычитания из прихода за день расхода за день. Кассир, ответственный за ведение кассовой книги, ставит свою подпись.

Все не заполненные строки формы КО-4 прочеркиваются буквой Z. Под подписью кассира цифрой указывается количество приходных и расходных кассовых документов.

Отрывная часть кассовой книги отрезается и вместе с подтверждающими кассовыми документами передается в бухгалтерию. Неотрывная часть (оригинал) остается в кассовой книге форма КО-4.

Помимо кассовой книги, необходимо ежедневно заполнять еще ряд отчетов, связанных с ведением кассы: журнал кассира-операциониста КМ-4 (скачать образец КМ-4) и отчет по форме КМ-6, скачать образец заполнения которого можно здесь.

Кассовая книга — бланк и образец заполнения (скачать)

Кассовая книга, или форма КО-4, наравне с приходным и расходным кассовыми ордерами относится к документам строгой отчётности и, следовательно, должна заполняться по определённым, не слишком сложным правилам. Ведение кассовой книги обычно поручается кассиру, а в случаях, когда он не имеет возможности заполнить несколько очередных граф, — его заместителю. Процесс осуществляется на основании упомянутых ранее ПКО и РКО после каждой совершаемой операции и не отнимает много времени.

Как правильно заполнять кассовую книгу КО-4, избегая ошибок и недоразумений, а также где можно бесплатно скачать бланки документа для Excel и Word и готовый образец, — смотрите далее.

Как заполнять кассовую книгу?

Как уже было упомянуто, кассовая книга, или форма КО-4, заполняется на основании расходного и приходного кассовых ордеров. Аккуратное ведение и своевременное внесение в документ новых сведений — обязанность любого юридического лица, которая может быть возложена на кассира (наиболее распространённый вариант) или сотрудника бухгалтерского отдела. Преимущество второго способа — возможность избежать расхождений между ПКО, РКО и КО-4.

Кассовая книга заполняется кассиром или другим уполномоченным лицом, а проверяется бухгалтером

Важно: начиная с 2014 года индивидуальные предприниматели официально освобождены от обязанности заполнять кассовую книгу. Согласно принципу упрощённого порядка ведения кассовых документов ИП может продолжать использовать привычную схему документооборота, однако имеет право в любой момент отказаться от КО-4, ПКО и РКО без каких-либо последствий для себя. Правда, для упрощения перехода настоятельно рекомендуется завершить заполнение кассовой книги за отчётный период, иначе путаницы в отчётности не избежать.

Унифицированная форма КО-4, отходить от которой не допускается, была разработана Госкомстатом и утверждена в 1988 году. Ввиду крайней простоты бланка никаких изменений с тех пор вносить не требовалось, а потому остался неизменным и порядок заполнения листов документа.

Единственное нововведение за последние годы — возможность вести кассовую книгу не только вручную, заполняя разлинованный лист или напечатанный на компьютере бланк (аналогичная ситуация сложилась и с внутренней описью документов личного дела), но и на компьютере. В первом случае форма КО-4 должна заверяться подписями ответственных лиц и печатью или штампом предприятия; во втором — полученной в установленном порядке электронно-цифровой подписью организации.

Кассовая книга заполняется по мере поступления ордеров. Если за день не было проведено ни одной операции с ПКО и РКО, никаких отметок в документ вносить не требуется. Если получение или выдача наличных производились, кассир, сделав соответствующие пометки, должен в конце рабочего дня заверить лист сам, а после предоставить КО-4 для подписи главному бухгалтеру; такой же принцип действует, если документ заполняется сотрудником бухгалтерского отдела.

Важно: в пределах юридического лица, вне зависимости от того, сколькими видами деятельности оно занимается, заполняется только одна кассовая книга. Исключение — обособленные подразделения и филиалы, ведущие в установленном порядке свои документы. Таким образом, как и в случае с журналом регистрации трудовых книжек, в одной организации может быть несколько актуальных форм КО-4.

Порядок заполнения кассовой книги:

  1. На титульном листе указываются, сверху вниз:
    • код ОКПО (приведённый выше шифр ОКУД менять не нужно: он относится к бланку, а не к содержанию документа);
    • полное официальное наименование организации (здесь же может быть добавлено сокращённое название, хотя это и необязательно);
    • если кассовая книга ведётся в одном из подразделений компании, в поле ниже следует привести и его наименование (в противном случае — поставить прочерк);
    • под надписью «Кассовая книга» следует указать отчётный период заполнения документа (например, май-июнь 2018 года).
  2. Над основной таблицей необходимо вписать дату заполнения очередного листа (к примеру, 26 августа 2017 года) и указать его порядковый номер.
  3. В основной таблице следует привести:
    • в верхней строке (в графе «Приход») — остаток в кассе на начало дня;
    • в графе «Номер документа» — порядковый номер (используется сквозная нумерация) РКО или ПКО;
    • в графе «От кого получено или кому выдано» — наименования организаций-контрагентов или частных лиц, от которых поступили или которым были выданы наличные средства;
    • в графе «Номер корреспондирующего счёта, субсчёта» — соответствующие номера, прописанные в РКО и ПКО;
    • в графах «Приход» и «Расход» — объёмы производимых на основании тех же ордеров операций в рублях и копейках;
    • в графе «Итого» — суммарные объёмы двух вышеназванных столбцов;
    • в графе «Остаток на конец рабочего дня» следует вписать, сколько денег осталось в кассе на указанный момент.
  4. В конце основной таблицы должны поставить свои подписи работник, заполнявший кассовую книгу (обычно кассир), и проверяющее лицо (бухгалтер или главный бухгалтер).
  5. В конце документа (перед подшивкой) указывается общее количество листов. Ниже ставятся оттиск печати или штампа предприятия (если документ заполняется не в электронной форме) и подписи главного бухгалтера и руководителя предприятия (подразделения, филиала).
Читать еще:  Как правильно подготовиться к собеседованию

Важно: при оформлении КО-4 на компьютере документ заверяется не реальными подписями и печатями, а усиленной электронно-цифровой подписью компании.

Кассовая книга — бланк (скачать Word)

Скачать бланк кассовой книги КО-4, подходящий для заполнения в любом текстовом редакторе, например MS Word, можно по ссылке выше.

Кассовая книга — бланк (скачать Excel)

Скачать бланк кассовой книги КО-4, пригодный для работы в любом редакторе электронных таблиц, например MS Excel, можно по ссылке выше.

Кассовая книга — образец заполнения

Хотя заполнение формы КО-4 и не представляет особой сложности (тем более для опытного сотрудника), не будет лишним ознакомиться с образцом её оформления. Скачать документ для работы в MS Word можно по ссылке выше.

Подводим итоги

Кассовая книга, или форма КО-4, заполняется в течение рабочего дня кассиром или другим уполномоченным лицом, а проверяется бухгалтером. Если документ оформляется вручную, на каждом листе должны стоять подписи исполнителя и проверяющего лица, а в конце книги — главного бухгалтера и руководителя организации.

Согласно действующим нормам индивидуальные предприниматели могут отказаться от заполнения кассовой книги, равно как и приходного и расходного кассовых ордеров. Документ оформляется в единственном экземпляре для предприятия или в нескольких, если речь идёт о подразделениях или филиалах крупной компании. При заполнении КО-4 на компьютере для заверения документа используется полученная в установленном порядке электронно-цифровая подпись.

Кассовая книга 2019 года: пример правильного заполнения

Как известно, деньги любят счёт. И на практике это правило действительно работает. В целях большинства фирм и организаций главенствующую роль занимает получение прибыли. Но и без расходов абсолютно любая деятельность невозможна. Чтобы соблюсти баланс между успешным бизнесом и исполнением закона применяется понятие кассовая дисциплина. Одной из её составляющих является обязательное ведение всеми фирмами и предприятиями кассовой книги.

Что такое кассовая книга

Кассовая книга — это бухгалтерский документ, содержащий в себе всю информацию о поступлении и расходовании денежных средств. Конечно, законодательно существует бланк такой книги, но он является необязательным для использования. Каждый налогоплательщик имеет возможность самостоятельно разработать и использовать в своей деятельности кассовую книгу при условии содержания в ней обязательных к заполнению реквизитов.

Порядок ведения на 2019 год

В книге учитываются все финансовые операции, осуществляемые за день

Ответственность за ведение кассовой книги лежит либо на главном бухгалтере организации, либо на человеке, которому поручено ведение бухгалтерской деятельности. Лицо ответственное за кассу назначается приказом руководителя организации.

Кассовая книга ведётся только в одном экземпляре. Исключения составляют фирмы, в которых есть обособленные подразделения с самостоятельным денежным балансом.

В этом случае каждое подразделение ведёт свою собственную книгу учёта средств. При этом оригинал кассовой книги каждого обособленного подразделения находится в подразделении, а в главное учреждение обязательно передаются копии этой книги для обязательных отчётов и информации об учёте денежных средств. Если руководители организации решили, что для их деятельности будет удобнее вести кассовую книгу в бумажном виде, то в этом случае кассовая книга представляет собой бумажный журнал с обязательными реквизитами.

Но всегда есть альтернатива: разрешено ведение кассовой книги в электронном виде. Так, она представляет собой специальную программу с обязательным заполнением граф.

Нюансы заполнения документа

Способ ведения документа вручную очень неудобен

Ведение кассовой книги в организации чаще всего входит в обязанности бухгалтера. Каждый день, когда производились денежные операции, кассир в начале и в конце рабочего дня сводит остатки средств.

Любой приход наличных денег в кассу фиксируется приходно-кассовым ордером, а любая выдача денег отражается в расходном ордере.

При этом номера и информация о вышеуказанных ордерах обязательно указывается в кассовой книге. Все операции таким образом учитываются в конце каждого дня и заверяются подписью главбуха. После эта информация поступает на проверку главному бухгалтеру организации.

При заполнении самой кассовой книги тоже необходимо соблюсти некоторые требования:

  • на титульном листе книги обязательно должны быть реквизиты организации (или при наличии обособленного подразделения);
  • обязательно нумерование каждой страницы книги;
  • бланк книги должен соответствовать финансовому году.

Особенности заполнения в электронном виде

Документ ведётся кассиром и заверяется бухгалтером

Бухгалтер использует в своей работе много программ. В частности, вышеуказанную книгу в электронном виде, при этом всю необходимую информацию о поступлении и расходовании денежных средств бухгалтер вносит в программу в течение дня.

Как правило, электронная кассовая книга представляет собой таблицу. Возможны два варианта ведения книги: полностью в электронном виде и электронное ведение с дальнейшей распечаткой информации. В последнем случае в конце каждого дня, после заполнения всей необходимой информации кассовая книга в бумажном виде заверяется главным бухгалтером.

При ведении кассовой книги полностью в электронном формате, заверять информацию в книге следует электронной подписью.

Для защиты информации программы от третьих лиц, рекомендовано устанавливать блокировку от несанкционированного доступа.

Хранение кассовой книги

Хранение кассовых книг в 2019 году должно производиться в соответствии с установленными регламентами. В качестве места хранения может выступать архив организации или другое специальное место, обеспечивающее сохранность на протяжении всего срока хранения бухгалтерских документов, а именно не менее 5 лет по истечении отчетного периода. Правильное хранение кассовых книг убережёт предприятие от налоговой и административной ответственности.

Кассовая книга — один из важнейших финансовых документов в любой организации. Стоит отметить, что повсеместное введение электронных онлайн-касс не отменяет ведение кассовых книг.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector