Особенности неформального общения на работе

Неформальное общение

Задумайтесь ненадолго о людях, с которыми нам приходится общаться каждый день. Друзья, члены семьи, однокурсники и коллеги по работе — те, с кем вы вступаете в неформальное общение — передаете ту или иную информацию без формально установленных правил и ограничений. Подумав об этом, вы можете удивиться, насколько разнообразно может быть наше общение. Допустим, вы знаете кого-то, кто знает еще кого-то, а этот кто-то знает вашего лучшего друга, и, таким образом, сфера вашего неформального общения становится более широкой. Неформальные связи составляют важный путь, через который информация проникает в организации. В действительности, недавнее исследование менеджеров среднего звена классифицировало неформальное общение как лучший путь доступа информации, нежели формальные системы общения. Значит, если сравнить формальное общение в организациях со скелетом человеческого организма, то неформальное общение окажется его нервной системой.

«Тайные тропы» организаций. Несложно себе представить, насколько важным может оказаться поток информации внутри организации. Людям свойственно передавать информацию тем, с кем они входят в контакт, создавая таким образом пути, по которым сообщения могут путешествовать. Мы также предпочитаем общаться с теми, кто похож на нас по возрасту и по времени работы в данном месте. Поскольку нам приятнее находиться с людьми, похожими на нас, чем с непохожими, мы стремимся проводить больше времени с первыми и, конечно, больше общаться с ними. В результате возникает тенденция формирования в организации множества неофициальных, как правило, разделенных по тендерному (половому) признаку групп.

В какой-то мере такие объединения или неформальные группы могут изолировать одних людей от других только потому, что люди отличаются друг от друга. Однако в то же время общение с себе подобными, в кругу которых люди чувствуют себя комфортно, способствует появлению ценных источников информации. Например, многие афроамериканские лидеры в бизнесе сформировали неофициальные связи с людьми той же расы с целью помочь им в разделе выгодных деловых путей достижения успеха в мире бизнеса, где они представляют этническое меньшинство. Подобные альянсы способствовали многим карьерам. Это неофициальное наблюдение дополняется научно установленным фактом, показывающим, что, чем более многочисленны такие связи в организациях, тем более сильными и влиятельными они становятся.

Идея о том, что люди связаны неформально, использовалась для объяснения такого организационного феномена, как увольнение по собственному желанию. Увольняются ли люди по случайным причинам или не сойдясь с окружающими? Американские исследователи Д. Кракхардт и Дж. Хэнсон считают, что большинство таких увольнений являются следствием неформального общения между людьми. Эти исследователи построили модель эффекта «снежного кома» для объяснения добровольного увольнения сотрудников. «Снежный ком» не накапливает снежинки случайно, но подбирает те, которые находятся под ним в направлении движения.

По аналогии было обосновано, что увольнения по собственному желанию являются часто результатом влияния одних людей на других. Таким образом, предвидение того, кто уволится, может быть во многом основано на изучении отношений внутри групп. Сотрудник, который намеревается уволиться и перейти на работу в другую, лучшую, с его точки зрения, организацию, возможно, делает это под влиянием другого члена группы, который уже уволился и поступил на другую работу. Д. Кракхардт и Дж. Хэнсон нашли поддержку своей гипотезе «снежного кома» при изучении причин увольнения молодежи, работающей в ресторанах быстрого питания. Увольнение особенно распространено в группах людей, которые уже давно общались перед тем, как уволиться. Эта модель предоставляет прекрасный пример того, насколько большую роль играет неформальное общение в организациях.

Сети неформального общения характеризуются тем фактом, что они часто состоят из отдельных людей на различных организационных уровнях. Люди могут передать любому члену сети ту неформальную информацию, которую они захотят. Так, один исследователь обнаружил, что шутки и смешные истории пересекают границы организации и свободно передаются как на управленческом, так и на неуправленческом уровнях в организации. С другой стороны, сообщение работником низового уровня работнику высшего уровня, как следует выполнять работу, практически всегда крайне нежелательно и будет оценено как «нарушение правил». То, что проходит по «тайным тропам» неофициального общения, — это неформальная информация, сообщения, которые не обязательно относятся к функциональным обязанностям отдельных людей.

Виноградная гроздь и мельница слухов. Когда один член организации сообщает что-либо неофициальное другому, может возникать эффект быстрого распространения информации но неформальным каналам, которые часто называют «виноградной гроздью (П. Дойл). По сравнению с формальным организационным сообщением, распространяющимся по установленным каналам (например, по электронной почте, в приказах и т.д.), которому потребуется несколько дней для того, чтобы достичь желаемого получателя информации, информация II «виноградной грозди» перемещается очень быстро, в течение нескольких часов. Это происходит не только потому, что неофициальная информация может пересекать границы формальных организаций (например, вы можете рассказать хорошую шутку или свежую сплетню о новых любовных увлечениях кого-то в организации практически всем: не только своему начальнику или подчиненным, с которыми вы общаетесь непосредственно, но и встретившемуся в коридоре знакомому), но и потому, что неофициальная информация передается устно.

Проблема информационной неточности. Как уже отмечалось ранее, устные сообщения передаются быстрее, чем письменные, но могут быть очень неточными, небрежно интерпретирующими факты или просто наполненные субъективизмом персонального восприятия происходящих в организации событий и явлений.

Неформальное общение сотрудников может сделать коллектив более сплоченным, может предоставить хорошие возможности для улучшения отношений между людьми, стимулируя рабочую атмосферу, поэтому модель общения по принципу «виноградной грозди» необходимо рассматривать в качестве неотъемлемой части жизни организаций. Тем более бесполезно и бесперспективно бороться с такого рода явлениями. Исследования, проведенные Э. Уолтоном еще в 1960-е гг., показали, что большая часть информации, распространяющейся через «виноградную гроздь», истинная. Он оценивал достоверность информации, как превышающую 82%. Однако оставшиеся 18% ложной и не совсем истинной информации могут создать серьезные проблемы. Если, например, прошел слух, что кому-то из служащих предстоит повышение, то это может привести к раздору в отделе. Однако представим себе ситуацию, что информация о повышении правдива, кроме того обстоятельства, что человек, которому предложили такое повышение, от него отказался, так как новое место работы предполагалось в другом отделе. Этот важный факт коренным образом меняет ситуацию. Всего одного неверного факта достаточно, чтобы все сообщение стало неверным. Эта проблема искажения информации ответственна за плохую репутацию «виноградной грозди». Подобные примеры известны как слухи.

Слухи — специфический вид межличностных неформальных коммуникаций, в результате которых реальные или вымышленные события становятся достоянием широкой аудитории. Как правило, слухи порождены желанием обмануть или богатой фантазией, иногда они порождаются в результате стремления человека установить доверительные отношения с другим, сообщив нечто важное или любопытное о третьем, не участвующем в разговоре члене группы. Слухи распространяются в организациях, словно пожар, поскольку информация, которую они несут, интересна и часто двусмысленна. Двусмысленность же открывает возможности для приукрашивания, слухи обрастают выдуманными деталями, подробностями, пока устно передаются от одного человека другому. Люди начинают верить искаженной информации, следуя принципу: «Это не может быть ложью: все об этом знают!» Таким образом, даже если в слухе и была доля правды, то конечная информация все равно не верна.

Организации могут быть заражены слухами и потерпеть крах из-за слухов. Люди, которые когда-нибудь становились жертвой слуха, знают, как тяжело этот слух развеять, и насколько глубокими могут оказаться его последствия. Это особенно важно в тех случаях, когда жертвами слухов становятся организации. Так, например, слухи о возможном крахе компании могут не только вызвать падение курса акций данной компании, но и разрушить нормальную работу менеджмента организации. Порой слухи о продукции компании могут обходиться очень дорого.

Что нужно сделать, чтобы смягчить последствия слухов? Несмотря на то что это сложный вопрос, и не существует готовых универсальных рецептов, практика показывает, что прямое опровержение слухов не всегда приводит к смягчению их негативных последствий. Люди часто рассуждают так: раз официально слух опровергается, тем более, это правда. Иногда преодолеть негативные последствия слуха помогает его игнорирование, в других случаях целесообразно привлечь результаты экспертных заключений или сослаться на мнение авторитетного, уважаемого человека, опровергающего слух. В случае появления нежелательного слуха относительно продукции компании (например, намеки на ее вредность для здоровья, низкое качество или слишком завышенную цену), можно попытаться направить общественное внимание в другую сторону, прочь от темы, затрагиваемой слухом. Например, компания может сосредоточить свою рекламу на других продуктах. В любом случае необходимо помнить, что легче не давать поводов для слухов, чем потом тратить большую энергию и ресурсы для их опровержения и ликвидации их негативных последствий. Впрочем, современные технологии управления организациями допускают иногда и искусственное создание «выгодных» слухов для достижения целей организации.

5 уровней общения: от формальности до интимности

Психологи выделяют 5 уровней общения между людьми. Цель каждого взаимодействия – неосознанное стремление человека к интимности, к искреннему и доверительному контакту, который в действительности сложно установить. Почему? Реальность такова, что добиться интимности можно, только преодолев первичные 4 уровня общения. Давайте же познакомимся с ними поближе.

Мы встречаемся, общаемся… Какие-то отношения налаживаются и становятся длительными и стабильными. Какие-то — распадаются. Есть отношения, которые со временем превращаются в пустую формальность, хоть и поддерживаются. А есть такие, когда нам очень хотелось бы их сохранить или вовсе перевести на другой уровень — но почему-то не получается… В каких-то отношениях можем натворить множество глупостей и сделать немало ошибок — но они держатся, и друг другу по-прежнему рады. А где-то и вовсе не было безумств. И они умирают… Есть друзья, с которыми не виделся год-два-три, но когда встречаешь их — то как будто вчера завершили разговор. А есть такие люди, с которыми каждый раз заводишь разговор, так, как будто с момента последнего прошла вечность.

Читать еще:  Перемены в жизни: как перестать их бояться

Как от формальности в отношениях перейти к близости? 5 уровней общения

Мы можем здесь говорить о каких-то уровнях, на которых разворачивается общение. Замечательный психотерапевт Д.Бьюдженталь, рассуждая про установление доверительных отношений, нарисовал вот такую простенькую схему.

В самом центре он расположил интимность — тот вид общения, к которому осознанно или неосознанно стремимся практически все мы. Иногда нам удается уловить этот миг интимности, быстро исчезающий в повседневной суете. Кто-то так никогда и не ощутил подлинно близкого общения. Д.Бьюдженталь объяснил, что это происходит потому, что для того, чтобы достичь ощущения интимности в общении с другим человеком, нужно преодолеть еще 4 уровня, или круга общения.

1. Формальное общение.

Этот вид общения, который мы используем при знакомстве, когда хотим произвести впечатление на человека своими социальными характеристиками (например, «глава департамента управления департаментом департаментных взаимосвязей»). Встречаются два человека и общаются двумя масками, двумя социальными образами. По Д.Бьюдженталю, ключевым признаком формального уровня общения является то, что человек стремится полностью контролировать себя, чтобы не дай бог не сболтнуть лишнего или не оказаться в глупой ситуации. Многим знакома неловкость, возникающая в новообразованных компаниях. Например, встретились четыре незнакомых человека в купе вагона — и на протяжении всей дороги не перекинулись друг с другом и десятью словами. Они на самом деле все равно общаются, но — невербально и формально…

— Здравствуйте. Меня зовут Анна.

— Меня — Виктор. Чем вы занимаетесь?

— Я зам.директора по продажам в фирме…

— О! А я это… грузчик.

2. Поддержание контакта.

Это тоже довольно сдержанное общение, и его мы ведем с людьми, которых видим постоянно, но по частным вопросам. Неудобно пройти мимо знакомого и не сказать «Привет, как дела!». Своим имиджем мы здесь меньше озабочены, чем на формальном уровне, но отношения все также обезличены. Ритуальные фразы («ну и жара сегодня!», «как поживаешь?», «все нормально»), ритуальные шутки… На этом уровне мы общаемся с людьми, разрывать отношения с которыми не хочется, но и близких отношений с ними нет, да и стремления к ним нет. «Лайки» или оценки в социальных сетях — из той же оперы.

— Привет, Андрей! Как дела?

— Нормально! Как семья?

— Замечательно, отправил детей в лагерь.

— А, счастливый человек! Ну давай! Увидимся как-нибудь.

Это «увидимся как-нибудь» совершенно не означает, что реально собираемся увидеться. Она просто обозначает значимость одного собеседника для другого. Пусть даже во многом — символическую. На большее уровень поддержания контакта и не претендует.

3. Стандартное общение.

«Стандартное — это слово, которое означает обычное или ожидаемое». Стандартное общение — это баланс между заботой о собственном имидже и вовлеченностью в выражение собственных переживаний и в понимание другого человека. Собственно говоря, именно на этом уровне мы общается с большинством друзей и знакомых, с родственниками. Мы знаем, что от них ожидать, у нас общие шутки и темы для разговора. Если вдруг кто-то из нашего окружения вдруг начнет вести себя нестандартно — то мы, скорее всего, встревожимся. «Ты сегодня какой-то не такой» — то есть не соответствует привычному, ожидаемому…

Однако в стандартном общении есть одна «ловушка». Дело в том, что оно не подразумевает, как и первые два вида общения, подлинной глубины. Личные проблемы будут обсуждаться так же, как и масса других — привычно, между делом. Будут даваться советы и утешения, которые иногда являются уже набившими оскомину. «Да все нормально», «возьми себя в руки», «все, что ни делается — все к лучшему», «ночь пройдет, настанет утро ясное», «у жизни есть то черные, то белые полосы» и так далее. Иногда этих слов бывает достаточно, но, когда на душе по-настоящему тяжело, они будут, скорее, раздражать — как и все стандартное и штампованное в нестандартных ситуациях. Так же, как при подлинно любовных отношениях стандартность бывает во вред.

Стандартный уровень общения в чем-то парадоксален. С одной стороны, он позволяет чувствовать свою сопричастность к другим людям, избегать ощущения одиночества, но, с другой стороны, переизбыток такого общения приводит к ощущению «одиночества в толпе», когда человек говорит, что «знакомых много, а друзей — нет». В этой фразе выражено стремление к интимному, максимально близкому общению. Однако интимность труднодостижима, потому что для того, чтобы перейти на интимный уровень общения, неизбежно нужно пройти через еще один круг — круг «критического» или «кризисного» общения.

4. Кризисный уровень общения.

Кризис — это любая ситуация серьезных перемен, причем неважно — к лучшему или к худшему. Критическое общение — это общение, после которого изменяется как мое восприятие другого человека, так и я сам. После этого я не смогу воспринимать человека по-прежнему. В этом и кроется угроза — так как непонятно, в лучшую или в худшую сторону пойдет процесс…

Самый яркий пример критического уровня — это признание в любви, когда совершенно не уверен во взаимных чувствах. Так как это означает переход черты: по-прежнему общаться вы уже не будете. Дружили юноша и девушка, и вот юноша начал испытывать к девушке далеко не дружеские чувства. Но до поры до времени он сохраняет вид, что «ничего такого» нет, что «мы просто друзья». Т.е. он еще удерживается на уровне стандартного, принятого в их отношениях стиля общения. «А если признаюсь, и не будет взаимности?»… Конечно, можно после этого продолжать делать вид, что «мы просто друзья», но это будет иллюзией, поддерживаемой для того, чтобы сохранить отношения. А общение может стать даже не стандартным — а «поддерживающим контакт».

Любой откровенный разговор, когда речь идет о подлинных чувствах, когда снимаются маски и ведется речь о том, о чем не говорили прямо, о чем избегали упоминать — это форма кризисного общения. Он и она могут играть роли друзей, мужа и жены, влюбленной пары, испытывая при этом совершенно другие чувства. Невысказанное чувство, значимая фигура в этих отношениях, все равно будет вносить сильное напряжение в их отношения, пока она не будет проявлена. Тяжесть ситуации в том, что никто не гарантирует, каков будет результат. Ясность — то, к чему мы стремимся, но это может быть разрушительная ясность.

Больше всего примеров кризисного уровня можно найти во взаимоотношениях мужчин и женщин. Разговор об измене; принятие решений о разводе; предложение вступить в брак; известие о беременности и так далее. Но можно привести и другие примеры: разговор с начальником, после которого следует увольнение; кризис веры и смена прежних, устоявшихся взглядов; разочарование в человеке или наоборот, обретение веры в него. Если возьмем скандал и ссору, то совершенно необязательно они могут быть на кризисном уровне.

Если для семьи скандалы привычны, и никак не влияют на восприятие друг друга, то это — часть обыденного, стандартного общения. Сравните рядовую бытовую ссору с битьем посуды и последующим бурным сексом с состоянием отца, который узнал, что его сын — наркоман, и что его жена, зная об этом, скрывала от него эту информацию и даже помогала сыну (из «жалости») деньгами и т.п. Это подлинный кризисный уровень: это и рухнувшее доверие к сыну и жене; кризис веры в себя как отца; разрушение привычной и на самом деле иллюзорной картинки семейного благополучия (выражающееся в фраза «нормальная семья»).

Но только преодолевая кризисный уровень, мы можем впервые установить с другим человеком подлинно интимные отношения. В момент кризиса мы вообще не озабочены собственным имиджем, мы выражаем свои подлинные переживания и эмоции, часто серьезно расходящиеся с образом, сложившимся у нас самих и у наших близких. Интимность возможна как раз при подлинных эмоциях. Доступ к ним открывает кризис. Не стоит представлять кризисный уровень общения как обязательно катастрофическое переживание, уничтожние всех основ. Но неловкость, стыд, страх, волнение, смущение, испытываемые, когда говоришь о вещах, по-настоящему важных для себя, тоже указывают на кризисный уровень общения. Ты предъявляешь себя без маски, без защитных доспехов.

5. Интимный уровень общения.

Интимность не равна сексуальности, это слово означает возможность максимальной открытости, откровенности и эмоциональности. Секс может быть и формальным (проституция), и средством поддержания контакта («супружеский долг»), и стандартной формой общения (обычный, рутинный секс), и кризисным (сексуальное насилие; первый сексуальный контакт с эмоционально значимым человеком). Секс становится интимным только тогда, когда и за пределами постели между людьми установилась интимность. Частая путаница сексуальных переживаний и интимности приводит к тому, что когда страсть уходит, то рядом друг с другом обнаруживают себя совершенно чужие люди. По словам одного мужчины, «после случайного секса я часто испытываю неловкость и стараюсь либо сам уйти, либо как-то избавиться от совершенно чужой мне женщины, которая еще час назад казалась самой желанной и близкой».

Интимность иногда выражается в том, что мы можем спокойно молчать вместе. Не мучительно искать темы разговора, или испытывать отчужденность друг от друга, если молчим. А просто чувствовать присутствие рядом близкого человека — и этого достаточно.

Интимность может быть только взаимной. Она всегда предполагает уязвимость, т.к. раскрываясь перед другим, человек отказывается от своих привычных социальных масок и ролей. Невозможно общаться на интимном уровне, если один человек готов к самораскрытию, а другой — нет. Этот другой закроется, испугается чужой откровенности. И трудно его за это винить. Интимность невозможно поддерживать все время — это слишком большая эмоциональная нагрузка. Но, один раз пережив с другим человеком интимность, мы, возвращаясь на стандартный уровень общения, можем снова вернуться на него, и уже — без кризиса, так как взаимное восприятие уже изменено. Память о пережитой когда-то с этим человеком интимности может привести к тому, что, встретившись через много времени, иногда даже лет, мы можем сказать друг другу «привет» как старые друзья, которые давно не расставались…опубликовано econet.ru.

Читать еще:  Обучение за рубежом: дошкольное, среднее и высшее образование

P.S. И помните, всего лишь изменяя свое сознание — мы вместе изменяем мир! © econet

Понравилась статья? Напишите свое мнение в комментариях.
Подпишитесь на наш ФБ:

А) Знакомство учащихся с понятиями формального и неформального общения

Учитель предлагает учащимся следующую информацию для обсуждения.

Наша жизнь состоит из общения, мы постоянно находимся во взаимодействии с окружающим миром и людьми. Впервые мы сталкиваемся со стереотипом общения, будучи младенцами, общаясь с близкими людьми, – это и становится основой для взаимодействия с другими людьми на всю нашу жизнь. Мы общаемся с родными и близкими людьми, друзьями и коллегами по учебе и работе, сотрудниками и партнерами в бизнесе, и, естественно, при каждом знакомстве с новым человеком или людьми. От того, насколько умело и эффективно мы умеем общаться с людьми, зависит то, как нас воспринимают окружающие и насколько успешны мы в жизни. Люди, которые умеют общаться лучше других, обычно более успешны, они достигают большего, как в личной жизни, так и в деловой. Умение общаться – это искусство слушать и слышать, искусство видеть и чувствовать, умение понять собеседника и донести до него свои мысли. [15]

Умению общаться можно и нужно учиться. Каждый способен научиться общаться продуктивно.

Выделяют несколько видов общения, основными из которых являются формальное и неформальное. Подробно остановимся на характеристике каждого из них.

Формальным называется общение, которое происходит согласно нормам, правилам поведения, установленным в учреждении, и подчинено решению конкретных задач, стоящих перед вами: на работе, во время учебы, в общении с малознакомыми.

Неформальное общение — это своеобразная связь с другим человеком, построенная на взаимном принятии личностных свойств и достоинств, которая предполагает определенный уровень понимания, согласия, психологической близости. Именно в этих отношениях удовлетворяется потребность в самореализации в рамках данной работы, в уважении и принятии – это общение дома, с родителями и друзьями.

Главная особенность неформального общения в том, что ему нигде, и никто не учит. Каждый учится сам находить взаимопонимание в неформальной обстановке. Многие люди считают (и для этого есть достаточные основания), что уровень интеллекта конкретного человека определяется как раз тем, как и какие неформальные отношения он может создавать и поддерживать.

Формальное (деловое) общение можно условно разделить на прямое (непосредственный контакт) и косвенное (когда между партнерами существует пространственно-временная дистанция).

Прямое деловое общение обладает большей результативностью, силой эмоционального воздействия и внушения, чем косвенное — в нем непосредственно действуют социально-психологические механизмы.

В целом, деловое общение отличается от обыденного (неформального) тем, что в его процессе ставятся цель и конкретные задачи, которые требуют своего решения. В деловом общении мы не можем прекратить взаимодействие с партнером (по крайней мере, без потерь для обеих сторон). В обычном дружеском общении чаще всего не ставятся конкретные задачи, не преследуются определенные цели. Такое общение можно прекратить (по желанию участников) в любой момент.

Деловое общение реализуется в различных формах:

Надо признать, что неформальное общение является важным механизмом, обуславливающим отношения между людьми в любом коллективе.

Психологи считают, что неформальные отношения существуют на основе двух уровней психологической близости: первичном и рациональном. Первичный уровень возникает уже при первом контакте (длительное знакомство не требуется, создается ощущение, что вы сто лет знаете друг друга). Он характеризуется высокой спонтанностью эмоционального восприятия, неосознанностью и мало поддается волевому регулированию. Этому уровню близости свойственны легкость, высокая степень доверия и понимания, правильный прогноз действий партнера в ситуации и, наконец, принятие его со всеми сильными и слабыми сторонами.

Рациональный уровень основан на понимании сходства установок, ценностей, норм, жизненного опыта. Он возникает на определенном этапе отношений с человеком, осознается и регулируется нами.

Считается, что отношения, основанные на общих ценностях и интересах (рациональный уровень), более устойчивы на работе, нежели отношения на основе симпатий и антипатий. Если вы внимательно присмотритесь к существующим в вашем коллективе неформальным связям, то они, скорее всего, будут укладываться в одну из пяти форм взаимодействия:

«Пара» — два человека взаимно симпатизируют друг другу. Часто один из них бывает лишь дополнением или «спутником» другого.

«Треугольник» — три человека симпатизируют друг другу и составляют свое маленькое, но вместе с тем очень тесное ядро коллектива.

«Квадрат» — может образовываться как совокупность пар, отношения между которыми не обязательно имеют одинаковую интенсивность.

«Цепочка» — это линейная связь между несколькими людьми, которая при определенных условиях может стать источником слухов, «испорченного телефона».

«Звезда» — основывается на неформальном лидере, к которому приближены несколько членов коллектива.

Каждая из этих форм неформального общения, так или иначе, возникает в любом учебном коллективе с определенной целью, а именно — наилучшей адаптации к его внутренним правилам и законам существования.

Неформальное деловое общение

Деловое общение происходит не только в сугубо деловой обстановке — в рабочем кабинете, за столом переговоров и т.п. Значительная часть деловых встреч протекает в неформальных условиях — во время всякого рода приемов. Эти неформальные контакты важны также для приобретения нужных знакомств и связей. В процессе неформальных встреч в значительной степени складывается впечатление о человеке, формируется его репутация. Во время такого общения особенно важно соблюдение правил речевого этикета, которые описаны в предыдущем разделе. Здесь мы опишем некоторые виды мероприятий, в ходе которых и осуществляется неформальное деловое общение.

Официальные приемы подразделяются на дневные и вечерние; приемы с рассадкой и без рассадки за столом. В международной практике принято считать, что дневные приемы менее торжественны, чем вечерние.

К дневным приемам относятся «бокал шампанского», «бокал вина», «завтрак».

«Бокал шампанского» начинается, как правило, в 12 часов и продолжается около часа. Поводом для организации такого приема может быть годовщина национального праздника, отъезд посла, пребывание в стране делегации, открытие выставки, фестиваля и т. д.

Аналогичным является прием типа «бокал вина». Название в данном случае подчеркивает особый характер приема.

«Завтрак» устраивается в промежутке между 12.00 и 15.00 часами.

Наиболее распространенное время начала завтрака от 12 до 13 часов. Деловой завтрак — наиболее удобное время для встреч тех, кто напряженно работает в течение дня. Продолжительность — около 45 минут. Не рекомендуется для деловой встречи мужчины и женщины.

Вечерние приемы. Прием типа «Коктейль» начинается в период между 17 и 18 часами и длится около двух часов.

Прием типа «а ля фуршет» проводится в те же часы, что и «коктейль». Однако на фуршетном приеме, как правило, накрываются столы с закусками, включая горячие блюда.

Приемы типа «коктейль» и «а ля фуршет» проводятся стоя.

«Обед» считается наиболее почетным видом приема. Обычно он начинается в промежутке от 20 до 21 часа. В протокольной практике нашей страны обед может начинаться и в более раннее время. Деловой обед позволяет наладить хорошие отношения с партнерами, лучше познакомиться с клиентами. В полдень человек активнее и раскованней, чем в 7-8 часов утра. Продолжительность делового обеда строго не регламентируется и обычно составляет один-два часа, из которых до получаса занимает светский разговор, как правило, предваряющий деловую беседу.

«Ужин» отличается от обеда только временем начала — не ранее 21 часа. Деловой ужин носит более официальный характер, чем завтрак или обед, и по степени регламентации приближается к приему. Это определяет тип приглашений (письменные, а не телефонные), особенности одежды (костюм темных тонов). Продолжительность делового ужина два часа и более. К вечерним приемам относится также «чай». Чай устраивается в период между 16 и 18 часами, как правило, только для женщин.

К разновидностям официальных приемов относятся также киносеансы, музыкальные и литературные вечера, вечера дружбы, встречи для игры в гольф, теннис, шахматы, другие спортивные игры

При принятии решения организовать (принять приглашение на) деловой завтрак, обед или ужин необходимо обдумать свои задачи и уяснить, будет ли более непринужденная атмосфера застолья способствовать их решению. Может быть, эти вопросы легче решить в учреждении или по телефону. Каждая встреча, связанная с застольем, может отнять от одного до трех часов, а относиться к своему и чужому времени нужно крайне уважительно.

Оплата. Если деловая встреча с едой происходила в ресторане, оплатить счет должен либо тот, кто первым предложил встретиться, либо занимающий более высокое положение. Если ситуация может быть превратно истолкована как попытка завоевать чье-то особое расположение, следует предложить, чтобы каждый платил за себя. Это особо актуально для представителей средств массовой информации и государственных служащих всех уровней: завтрак журналиста или чиновника за чужой счет могут оценить как попытку повлиять на прессу или как проявление коррумпированности органов государственной власти. Однако наиболее общим подходом все же будет такой — пригласивший берет все расходы на себя.

Благодарность. После делового завтрака, обеда или ужина принято, по меньшей мере, поблагодарить пригласившего. Более уместной, однако, будет благодарственная записка, хотя этим элементом в деловых отношениях часто пренебрегают.

Рассадка за столом. На приемах типа завтрак, обед, ужин гости рассаживаются за столом в строго определенном порядке в соответствии с общепринятыми протокольными правилами. Если сделан предварительный заказ, хороший тон предписывает дождаться, пока соберутся все приглашенные и лишь тогда усаживаться за стол. Если вам надо будет разложить бумаги, а вы встречаетесь лишь с одним человеком, предпочтительнее сесть за столик на четверых, а не на двоих. В этом случае будут веские причины предложить человеку сесть справа от вас, а не напротив.

Читать еще:  Открытие бизнеса и иммиграция в Канаду

Рассадка требует строгого соблюдения признанного служебного или общественного положения гостей. При этом соблюдаются следующие правила рассадки гостей:

первым самым главным местом считается место справа от хозяйки дома, вторым — слева от хозяина дома (если хозяин и хозяйка сидят за столом рядом друг с другом). По мере удаления от хозяйки и хозяина места становятся менее почетными;

в отсутствие женщин первым считается место справа от хозяина, вторым — слева от него;

особо почетный гость может быть посажен напротив хозяина дома, в этом случае вторым будет место справа от хозяина дома;

если хозяйка дома отсутствует, на ее место может быть посажена одна из приглашенных женщин (с ее согласия) или самый почетный гость;

женщину не сажают рядом с женщиной, мужа — рядом с женой;

женщин не сажают в конце стола, если на его торце не сидят мужчины;

учитывается знание языков рядом сидящих гостей;

если требуется переводчик, в нашей стране переводчика сажают рядом с гостями. В других странах переводчик может быть помещен позади кресел хозяина и главного гостя;

после или во время какого-либо двустороннего совещания или конференции возможна рассадка на завтраке, обеде или ужине одной делегации напротив другой. В данном случае почетным является место напротив входной двери, если дверь находится сбоку, почетной считается сторона, обращенная к окнам, выходящим на улицу.

Не исключено, что составление такой предварительной рассадки может внести изменения и дополнения в первоначальный список приглашенных. Поэтому, исходя из главного правила рассадки — на самых почетных местах сидят самые почетные гости — необходимо, прежде всего, определить старшинство среди гостей. Следует помнить, что супруге присваивается старшинство супруга. Это правило помогает правильно сделать рассадку на приеме, где присутствуют женщины или на чисто женском приеме.

Рассадка уточняется по мере поступления ответов на приглашения. В день приема или накануне составляется общий список участников приема.

В более формальных условиях, на совещаниях и переговорах рассаживание участников также имеет значение. Обращайте внимание на то, как и куда садится Ваш собеседник: если он стремится занять место напротив Вас, то, следовательно, предполагает вести дискуссию или настроен на сложные переговоры, позиция рядом с вами — знак стремления и готовности к совместной работе. во время дружеской беседы люди обычно сидят «наискосок».

На создание психологического климата влияет форма стола и положение собеседников относительно двери. Квадратные столы хороши для проведения краткой беседы или для подчеркивания отношений субординации. Максимальное сопротивление Вам окажет человек, который сидит напротив Вас. А отношения сотрудничества и внимания скорее установятся с собеседником справа. За прямоугольным столом главенствует человек, который сидит лицом к двери. Круглый стол создает атмосферу непринужденности. Если Вы хотите, чтобы Ваш партнер расслабился, посадите его лицом к двери, спиной к стене; если нет, то предложите ему занять место спиной к двери — это заставит его нервничать.

Во взаимном расположении общающихся людей влияет неосознаваемое, но весьма важное территориальное поведение. Дистанции и зоны — пространство общения, ярко выраженный знак отношения к партнеру, к ситуации, к своему месту и роли. Каждый человек бессознательно ощущает вокруг себя некоторую свободную зону. Она комфортна, пока некто без разрешения не вторгся в нее. Социальный смысл и чувство своего места. Чувство собственной зоны или собственного пространства появляется у человека очень быстро

Интимная зона. В нашей культуре близость тел от соприкосновения до полуметра — свидетельство близких отношений и безусловного доверия. Доверие — вот условие, при котором мы добровольно пускаем человека в свою интимную зону.

Ближняя — до 15 см.

Дальняя — до 0,5 м — общение с близкими друзьями, хорошо знакомыми людьми.

Интимная зона — как бы невидимый кокон, в котором мы чувствуем свою отделенность от всего остального мира. В деловом общении сохранение максимальной интимной зоны или сокращение ее свидетельствует либо о конфиденциальности общения, либо о субординации партнеров. Чем выше статус, тем на большую интимную зону претендует человек. «Прорыв» в интимную зону мы осуществляем с помощью прикосновений.

Личная. В своей личной зоне мы добровольно оставляем тех, с кем близки. Сохранение дистанции в рамках личной зоны зависит от статуса, отношений, и психологического состояния партнеров в данный момент.

Ближняя — 50 — 80 см. Это зона продуктивного делового общения.

Дальняя — до 1,5 м. В нашей культуре — формальная норма делового общения.

Ближняя — от 0,5 до 2,0 м. Общение без общения. Незнакомые люди.

Дальняя — от 2 до 2,5 м. — руководители, люди, претендующие на власть.

Публичная территория общения.

Ближняя от 3 до 8 м. — лектор.

Дальняя от 8 -ми метров — оратор на стадионе.

Социальная зона в реальном деловом общении постоянно меняется. Лектор в аудитории или эстрадный певец могут быть предельно удалены или предельно приближены к слушателям, и тем не менее остаются вне личного общения с ними. В транспорте, в кафе, в зале ожидания люди обычно стремятся вещами или одеждой оградить себя от возможного соседства с незнакомыми или неприятными людьми.

Социальная дистанция, так же как и динамика взгляда, зависит от индивидуальных особенностей и культурных традиций. Следует знать, что мужчины высокого роста чувствуют себя комфортно приближаясь к собеседнику, а маленькие мужчины — наоборот. С женщинами ситуация диаметрально противоположная. Жители юга Европы, а также Латинской Америки предпочитают находиться как можно ближе к собеседнику (30-50 см.), а жители северной Европы, англоязычных стран и Японии стараются не приближаться менее, чем на 80 см.

Тосты. На приемах, организуемых по официальному поводу, предусматривается обмен тостами. На завтраках, обедах и ужинах, т. е. на приемах с рассадкой, тосты произносятся, как правило, в конце приема, когда десерт съеден и налито шампанское. На других видах приемов тосты произносятся не раньше, чем через 10-15 минут после начала приема.

Первым официальный тост произносит хозяин приема, с ответным тостом выступает главный гость. Остальные присутствующие от каких-либо публичных выступлений на приемах воздерживаются.

Характер тоста, его содержание и стиль зависят от уровня, на котором проводится прием, и от случая, по поводу которого его устраивают. Однако каждый официальный тост подчиняется следующим правилам:

  • 1) начинается тост с приветствия в адрес главного гостя (гостей);
  • 2) далее кратко излагаются главные соображения по поводу события, в связи с которым организован прием;
  • 3) в конце тоста здравица в честь главного гостя, народа, правительства, страны организации или фирмы.

В ответном тосте звучат:

  • 1) благодарность за гостеприимство;
  • 2) что-либо по существу собрания;
  • 3) здравица в честь хозяев, страны, народа.

Поведение за столом. Кроме обычных правил поведения за столом, следует помнить некоторые детали. Не принято начинать есть до тех пор, пока не приступила к еде хозяйка дома. Мужчины должны также подождать, пока не приступят к еде сидящие рядом дамы.

Как только все гости закончили есть (хозяин не должен заканчивать еду первым), хозяйка встает, за ней поднимаются все остальные. Напитки наливают опережающим методом, в первую очередь это касается минеральной воды и водки. Алкогольные и безалкогольные напитки, как правило, наливают на 2/3 объема бокала или рюмки. Если коньяк подается в специальной большой рюмке с широким дном, то коньяк наливают на самое дно рюмки, которую держат не за ножку, а за основание, согревая ладонью содержимое бокала. Пьют коньяк маленькими глотками (к кофе всегда подается марочный коньяк).

Приход и уход с приема. На прием с полной рассадкой (завтрак, обед, ужин) следует приходить в точно указанное время. Опоздание считается нарушением этикета и может быть воспринято отрицательно. На корпоративный прием с полной рассадкой принято являться первыми младшим сотрудникам, затем старшим сотрудникам. Уход с приема осуществляется в обратном порядке: вначале уходят старшие сотрудники, затем младшие. Инициатива ухода — за главным гостем. Гости расходятся постепенно, таким образом, чтобы ко времени окончания приема, обозначенному в приглашении, с хозяином и хозяйкой прощались последние из присутствующих. Задерживаться на приемах не рекомендуется, так как это может быть обременительно для хозяев.

На приемы, проводимые без рассадки за столом, можно прийти и уйти в любой час в пределах указанного в приглашении времени. Приходить к началу приема необязательно, так же как необязательно находиться на приеме до его конца. Однако считается, что приход на такой прием в назначенное время и уход с приема в конце его являются выражением особо дружественного и уважительного отношения гостя к хозяину приема. И, наоборот, достаточно пробыть на приеме 15 — 20 минут и попрощавшись с хозяином уйти, чтобы подчеркнуть холодность или натянутость отношений с устроителем приема.

При приезде на прием и уходе с него не обязательно пожимать руку каждому из присутствующих. Здороваться (или прощаться) за руку следует с хозяином и хозяйкой, остальным можно лишь поклониться.

Презентация устраивается по поводу открытия новой фирмы, банка, колледжа, представления нового вида товара, книги, спектакля, выставки и т. д. Презентация проводится, как правило, во второй половине дня, чаще всего начинается в 15 часов. Обычно на весь прием отводится 2-2,5 часа, из которых на официальную часть — 1-1,5 часа, остальное время — на «фуршет» или «коктейль». Открывает и ведет презентацию один из руководителей фирмы. По окончании выступлений могут быть показаны слайды, кино- и видеоматериалы. Оставшееся время отводится ответам на вопросы.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector