Повышение личной эффективности по методике GTD (Getting Things Done)

Как привести дела в порядок: методика повышения производительности

Когда в последний раз вы завершали проект задолго до дедлайна? Обычно все происходит с точностью до наоборот. Неумение вовремя взяться за дело и довести его до конца — реальная проблема многих людей, с которой сложно бороться. И ключевым моментом здесь является не снижение рабочей нагрузки, а изменение нашего мышления и подхода к задачам.

Один из методов повышения личной эффективности разработал эксперт в вопросах управления временем и автор нескольких книг на эту тему Дэвид Аллен. Его методика называется Getting Things Done (GTD), что переводится как «Доведение дел до конца».

Аллен описывает GTD как простой, пошаговый и высокоэффективный метод для достижения расслабленного и продуктивного состояния. В основе техники заложена концепция о том, что человеку приходится обрабатывать много разных входных данных (это все то, что поступает в наш мозг, и нам приходится решать, что с этим делать): номера телефонов, которые нужно запомнить, встречи, которые важно посетить, конкретные задачи, которые следует обязательно выполнить.

Проблема в том, что большинство людей ничего не делают с этими данными и просто откладывают их на потом. Признайтесь, ведь вы наверняка время от времени открываете электронное письмо, требующее от вас каких-то действий, но просто оставляете его в папке «входящие» в надежде на то, что не забудете разобраться с ним чуть позже.

Когда вы не справляетесь с систематизацией дел, вы испытываете стресс, пытаясь запомнить всё сразу. Это приводит к состоянию, когда вы, по словам Дэвида Аллена, «постоянно смотрите на горизонт в поисках следующего пожара». И разумеется, такое состояние не имеет ничего общего с продуктивностью.

«Чувство тревоги и вины возникает не из-за того, что у вас слишком много дел. Это результат разлада с самим собой».

Когда мы перегружены и находимся в состоянии стресса, то склонны переоценивать второстепенные дела, но позволяем себе откладывать на потом действительно важное. И Аллен уверен, что проблема вовсе не в дефиците времени.

Как работает методика GTD

В подходе Дэвида Аллена есть два важных элемента:

В рамках GTD используются надежные инструменты и соблюдается последовательность действий, чтобы вы могли контролировать то, что вам нужно делать и о чем следует помнить.

Техника GTD представляет собой процесс из 5 шагов.

Шаг 1. Сбор: зафиксируйте всё, что привлекает ваше внимание

Вероятно, когда-то вам пришла отличная идея, но вы, будучи заняты, не записали ее, а потом и вовсе о ней забыли. Почему так произошло? Потому что, как говорит Аллен, мозг нужен для того, чтобы рождать и реализовывать идеи, а не хранить их.

На первом этапе вам нужно четко записать все задачи, которые сейчас привлекают ваше внимание. Важно идентифицировать всё, чтобы затем регулярно обрабатывать задачи и быть уверенными, что вы ничего не пропустили.

Для этого подойдет любой удобный инструмент: блокнот, специальное приложение, планировщик, диктофон и т.д. Главное — чтобы этот инструмент был для вас привычным и не создавал какие-либо барьеры для использования.

Шаг 2. Обработка: уточните важность задачи

Просматривая каждое задание, спросите себя: нужно ли им заниматься? Это поможет вам избавиться от всего, о чем не стоит беспокоиться.

Если это возможно, обратите внимание, сколько времени потребуется на выполнение задачи. Все, что занимает менее двух минут, должно быть сделано немедленно. Таким образом, вы можете легко сбросить себя бремя мелких и простых задач.

Если задача занимает больше времени, добавьте ее в свой список действий.

Любая задача, требующая более одного действия, становится в методике GTD проектом. Так, проектом может быть что угодно — и ремонт квартиры, и масштабная маркетинговая кампания.

Поместите все свои проекты в список проектов, который вы регулярно будете просматривать. Затем определите последовательность действий для проекта и обозначьте конкретные сроки в календаре.

Также сохраните список «ожидание» для всех задач, которые вы делегировали другим, это позволит вам отслеживать задачи, которые напрямую к вам не относятся, но тем не менее важны для вас.

Для идей, которые вы, возможно, захотите реализовать в будущем, полезно создать список «может быть / когда-нибудь». Этот список следует пересматривать еженедельно вместе с остальными.

Шаг 3. Организация: распределите действия по категориям и приоритетам

Все задачи, попавшие в список действий, распределите по группам схожих действий. На этом этапе в игру вступает идея контекста. Например, список телефонных звонков, которые вы должны сделать, будет сгруппирован в контекст «телефон», а список того, что вам нужно купить, окажется в контексте «магазин».

Контексты — это метки, которые вы делаете в списках действий, они раскрывают, где можно выполнить действие или какой инструмент вам для этого понадобится.

Количество контекстов зависит от того, сколько действий последует и как выглядит ваш рабочий день. Важно уметь оценить с первого взгляда, какие действия возможны в зависимости от вашего физического состояния и имеющегося инструментария.

Хорошая идея — создать контекст «везде» для действий, которые вы можете реализовать независимо от того, где находитесь (например, «позвонить маме»).

Если вы регулярно назначаете встречи, вам будет полезно завести контекст «повестка дня» (по одному для каждого человека), где вы будете записывать то, о чем хотите поговорить на предстоящей встрече. Например, если у вас еженедельная встреча с Ивановым, вы можете рассмотреть возможность использования контекста «Иванов». Эти контексты, конечно, будут меняться по мере развития вашей команды.

Шаг 4. Обзор: часто проверяйте списки

Во-первых, регулярно просматривайте задачи, чтобы проконтролировать, каким должно быть ваше следующее действие.

Это важно делать еще и потому, что приоритеты могут меняться изо дня в день. Возможно, пара задач из списка, которые вы ранее отметили как приоритетные, теперь не требуют особого внимания.

Во-вторых, обзор списка дел помогает контролировать, где вы достигаете прогресса, а где вам нужно скорректировать действия. В итоге вы видите, насколько эффективно работает система в целом.

Помните: производительность — это постоянный обзор и корректировка. Важно очищать и обновлять списки.

В методе GTD Дэвида Аллена обзор списков нужно делать раз в неделю. Он состоит из следующих шагов:

  1. Освободите голову: в конце недели записывайте все идеи, которые приходят вам на ум.
  2. Работайте с входящими данными: распределите новые задачи, идеи и сроки.
  3. Займитесь списком дел. Обновили ли вы его? Не забыли ли вычеркнуть все завершенные задачи? Каковы ваши действия на ближайшие несколько дней?
  4. Проверьте списки проектов. Насколько актуален список? Выполнили ли вы хотя бы одно следующее действие на прошлой неделе, чтобы приблизить проект к финишу?
  5. Не забудьте про списки «может быть / когда-нибудь». Хотите ли вы перенести некоторые элементы из этого списка в список проектов?
  6. Настройте календарь. Насколько он актуален? Сохранили ли вы все встречи? Какие встречи намечены на ближайшее время?
  7. Проверьте список «ожидание». Какой текущий статус у делегированных задач? Свяжитесь с коллегами, которые ими занимаются, если это необходимо.
Читать еще:  Общая доверенность

При выполнении еженедельного обзора можно проработать список триггеров — это ключевые слова, которые как бы «запускают» ваш мозг для запоминания любых открытых задач, не зафиксированных в системе.

Список триггеров может выглядеть следующим образом:

  • сотрудники
  • проект начат, не завершен
  • проект, который должен быть начат
  • к этому нужно будет вернуться

Шаг 5. Действия: просто работайте над задачами

Система настроена таким образом, чтобы вам было проще разобраться в списке дел. Ваши задачи организованы по приоритетам и размещены в соответствующих контекстах. Вы знаете, над чем и когда работать. Пришло время приступить к работе.

Как начать работу с GTD

Теперь, когда вы понимаете основные принципы системы GTD, можно начинать с ней работать. Вполне возможно, что некоторые элементы или этапы GTD уже являются частью вашего рабочего процесса.

Для начала вам потребуется какой-нибудь инструмент для сбора и систематизации всех ваших идей, задач, обязанностей — всего, что вам нужно запомнить. Наверняка у вас уже есть любимое приложение или удобный планировщик. Если нет, ищите тот, который подойдет именно вам. Главное — чтобы это был инструмент, который позволит вам как можно быстрее вытащить задачу из головы и поместить в систему. Если инструмент, которым вы пользуетесь сегодня, не дает вам такой возможности, замените его другим.

Затем выделяйте немного времени каждую неделю или в начале каждого дня на просмотр задач. В конце концов, время тратится впустую тогда, когда задачи не визуализированы и нет общего представления о том, что актуально и что находится в процессе работы.

Убедитесь, что задачи распределены по приоритету, чтобы вам не приходилось тратить время на выяснение того, что важнее.

Как вы организуете эти задачи, зависит только от вас, но помните, что с системой GTD нельзя заигрывать. В противном случае ваш список дел начнет распухать от категорий и контекстов, различных приоритетов и всевозможных меток и «флажков».

Getting Things Done (GTD) или как привести дела в порядок

Getting Things Done – это методика тайм-менеджмента, основанная Дэвидом Алленом и описанная в его одноименной книге.

Основная идея метода заключается в том, что человеку необходимо разгрузить голову от лишней рутинной информации, перенеся ее на внешний носитель, будь-то лотки с бумагами, книжка-ежедневник или электронный органайзер.

Дэвид предлагает некоторый алгоритм, который можно применять для эффективной обработки большого количества информации, для организации своего времени.

Согласно методу GTD, с поступающей информацией лучше работать в несколько стадий:

Остановимся на этих этапах подробнее.

Основная идея состоит в том, что любую поступившую Вам задачу, идею, информацию и т.п. нужно зафиксировать на каком-либо носителе: на бумаге, в почте, в ноутбуке или карманном компьютере. Может быть, для записи разной входящей информации Вы будете пользоваться разными инструментами. Это не суть важно. Основные идеи следующие:

• Вы ничего не забудете,

• Вы разгрузите голову от большого объема рутинной информации.

Информацию, записанную на бумаге, можно собирать в лотки, файлы или приходящие по email письма в определенные папки и так далее в зависимости от инструментов сбора.

Чтобы эта схема работала, лотки входящей информации необходимо обрабатывать в какой-то период, например, раз в неделю. Обрабатывая лотки, Вы фактически опустошаете их.

Например, Вы можете записывать все задачи, идеи, заметки в разделе “Задачи” онлайн-органайзера одним кликом.

Организация

Обработка собранной информации (корзины, лотка, контейнера “Входящие”) идет строго по следующему алгоритму:

Берем очередной верхний элемент корзины “Входящие”.

Если элемент требует действия, и оно занимает немного времени (до 5 минут), то сразу выполняем.

Если задача требует большого количества времени, то делегируем кому-то или откладываем.

Если же элемент корзины “Входящие” не требует действия, то выбрасываем этот элемент, помещаем в лоток (список) “Когда-нибудь может быть” или оставляем этот элемент где-то в архиве в качестве справочной информации.

Для организации работы над теми задачами, которые требуют дальнейших действий, Дэвид Аллен предлагает разбивать такие задачи на несколько списков:

Следующие действия

У Вас должен быть список дальнейших конкретных действий, которые необходимо предпринять. Только в этом случае, Вы сможете работать максимально эффективно, “перемалывая” большое количество дел.

В онлайн-органайзере TimeMaster подобный список представлен todo листом

Задачи, для решения которых требуется более чем одно действие, чтобы достигнуть поставленных целей, по сути являются проектами. Например, для подготовки к презентации нужно созвониться с организаторами, оплатить счет на помещение и т.д. По каждому проекту должно быть определено дальнейшее действие.

В онлайн-органайзере TimeMaster можно разбивать задачи на подзадачи за считанные секунды.

Отложенное

Если задача была делегирована или может быть выполнена несколько позже по каким-то причинам, то такие задачи стоит поместить в отдельный список.

Когда-нибудь может быть

Есть задачи, которые на данный момент не актуальны, непонятно, будут ли они актуальны в дальнейшем, но вероятность такая есть. Такие задачи помещаются в отдельный список.

В онлайн-органайзере TimeMaster Вы можете организовать такие списки за секунды с помощью контекстов.

Дэвид Аллен рекомендует отказаться от классического жесткого планирования дня, когда весь день расписан по минутам. Такое планирование редко применимо на практике, поскольку Вас могут в любой момент отвлечь, а планы могут поменяться.

Дэвид считает, что задачи делятся на жесткие и гибкие.

Гибкие задачи идут простым списком. Это задачи, которые могут быть выполнены в любой момент времени, поэтому их можно выполнять по порядку. К этой категории относится большинство задач у среднестатистического человека.

Жесткие задачи – это задачи, которые привязаны к конкретному времени. Например, встреча, конференция, запланированный звонок, истекает срок выполнения задачи.

Имеет смысл оставить в календаре только жесткие задачи. В начале дня Вы просматриваете свой список календарь и список задач. Удобнее всего, когда список задач и календарь располагаются на одной странице. Так проще планировать. Если в начале дня жестких дел не запланировано, то Вы можете выполнять гибкие задачи по порядку: в зависимости от наличия времени, энергии и ресурсов Вы выполняете задачи от самых приоритетных к менее приоритетным. Как только пришло время жесткой задачи, Вы прерываетесь, выполняете жесткую задачу, после чего опять возвращаетесь к выполнению задач по списку. Это самый гибкий, простой и удобный способ планирования при работе с большим количеством дел.

На странице “Рабочий день” онлайн-органайзера TimeMaster Вы можете видеть список задач и календарь на одной странице.

Созданные списки нужно периодически просматривать, выполняя задачи, находящиеся в них. Иначе нет смысла такие списки составлять вообще. В списке ближайших действий задачи должны быть отсортированы по порядку: от самых важных к менее важным. Если Вы хотите выполнить очередную задачу из списка, Вы берете самую важную задачу из списка, которую Вы сейчас сможете выполнить в зависимости от наличия времени, энергии и ресурсов, которые имеются в наличии.

Как утверждает Дэвид Аллен, организованная система должна быть простой, чтобы человек тратил больше времени на саму деятельность, нежели на организацию этой самой деятельности.

Инструменты

В своей книге Дэвид упоминает, что первична методология. Когда выработан простой и эффективный метод, тогда уже можно выбрать инструменты.

Читать еще:  Права и должностные обязанности торгового представителя

Лотки, стол, бумага

Из инструментов он предлагает следующее: листы бумаги, лотки, стол. Если каждую задачу или идею записывать на отдельный листок бумаги, а листки складывать в лоток “Входящие”, то такие листки легко перекладывать из лотка в лоток и легко сортировать.

Программное обеспечение для GTD

Есть же и более современные инструменты, помогающие работать по методологии GTD, — это электронные органайзеры. Если органайзер позволяет создавать список задач, сортировать задачи в списке в любом порядке, разбивать задачи по папкам (или контекстам, категориям, кайросам, меткам, что одно и то же), вести календарь.

Сразу после того, как книга стала популярной, появилось множество программ на компьютере, которые позволяют работать по методике GTD. Проблема планирования как с помощью бумаги и лотков, так и с помощью программ на компьютере в том, что современному специалисту зачастую неважно, где он находится. Он может выполнять свою работу дома, в офисе или в Таиланде.

Помимо того, что онлайн-органайзер TimeMaster обладает всеми возможностями для работы по методике GTD, информация доступна Вам из дома, офиса и любой точки мира.

Дэвид упоминает в своей книге и про планировании сверху вниз. Он использует аналогию обзора целей, проектов и задач “с высоты полета”:

2. текущие проекты;

3. круг обязанностей;

4. ближайшие годы (1-2 года);

5. пятилетняя перспектива (3-5 лет);

Однако, как признает сам Дэвид, в своей книге основной упор идет на описание методик для обработки текущих дел и проектов, а стратегическому планированию стоит уделить отдельные книги. Кстати, методики стратегического планирования описывал Стив Кови, не менее известный мировой специалист в области тайм-менеджмента. Об этом говорится в статье о стратегическом планировании.

Подробнее про методику GTD можете почитать в одноименной книге Getting Things Done Дэвида Аллена или научиться применять эту и другие методики на практике с применением онлайн-органайзера и других инструментов в нашем видеокурсе.

Дэвид Аллен и его GTD на практике

Ищете способы работать меньше и больше успевать? Взвалили на себя два десятка проектов, потеряли контроль над ситуацией? Может просто накопилась усталость: работа, дом, фитнес, ЗОЖ, друзья, родители, семья, дети?

В таком случает вам в помощь Дэвид Аллен и его метод GTD. Это прививка антистресса, которая научит вас управлять временем и сознанием.

Суть метода GTD

Дэвид Аллен разработал и проверил на практике стратегию личной эффективности, направленную на получение максимальной пользы при минимальных трудозатратах. Он описал способ эффективного распределения времени между важными и необходимыми делами. Название его метода – Getting Things Done (GTD) – переводится как «доведение дел до завершения», хотя по смыслу больше подходит «как привести дела в порядок». Принципы просты:

1. Все незавершенные дела переносятся из головы на внешний накопитель. Информация собирается и фиксируется в списке. Вносится все: даже самое маленькое дело. Список должен быть доступен в любое время, в него надо постоянно заглядывать.

2. Записываются пояснения, чтобы в дальнейшем не тратить время на обдумывание задачи.

3. Создается система напоминаний о списках. Их необходимо регулярно (ежедневно, еженедельно) обновлять: вычеркивать выполненные задачи, вписывать новые. Осуществляется контроль: горизонтальный – по всему списку дел; вертикальный – по каждому конкретному делу (что сделано и какие перспективы).

Для оптимизации работы назначайте конкретное время и дату выполнения задачи. Используйте планировщик или календарь. Послушайте, что советует Дэвид Аллен. Все действия выполняйте последовательно.

Потренируемся?

1. Перенос. Выделите в мыслях и запишите на бумаге одним предложением первую, всплывшую в голове ситуацию/задачу/проект. Не важно, касается ли устремление профессиональной деятельности, семьи или личности. Это должно выглядеть как успешный результат работы. Например:

· Уехать в отпуск на Мальдивы вдвоем/всей семьей;

· Запустить завод/сеть магазинов в Челябинске;

· Испечь торт/блинчики по бабушкиному рецепту.

2. Пояснения. Запишите конкретное физическое действие, которое надо осуществить для продвижения в данном проекте. Что можно предпринять прямо сейчас? Куда пойти? Кому позвонить? Что написать? С кем переговорить?

· Позвонить в турагентство, чтобы подобрали варианты маршрутов;

· Отправить подготовленный запрос по электронной почте;

· Купить муку, масло, яйца в магазине «АБВ».

3. Подумайте, как рекомендует делать
Дэвид Аллен . Что изменилось после минутного размышления? Как правило, выделение конкретной задачи не только усиливает контроль над ней, но и позволяет расслабиться. Потому что сформировался конкретный образ желаемого результата, наметились первые шаги по пути его достижения, определились необходимые ресурсы.

Думайте не о проблеме, а о способах ее решения

Размышления и определение задач – это ваш интеллектуальный труд. Продуктивность интеллектуального труда определяется ответом на вопрос: «Каковы ожидаемые результаты работы?» Чем четче определен результат, тем выше ваша интеллектуальная продуктивность.

Проблема превращается в конкретную задачу, которую надо решить. Процесс разбивается на простые шаги, ближайший из которых выполняется немедленно. Человек не перебирает задачи одну за другой: хочу когда-нибудь научиться петь, надо срочно сделать проект, забрать ребенка из детского сада. Он берет список и шагает по пути выполнения конкретных действий:

· Чтобы научиться петь, надо позвонить репетитору – это займет 2 минуты. Звоню прямо сейчас;

· Для проекта надо зайти в магазин купить материалы по списку, чтобы завтра сделать модель, а по пути заберу ребенка.

Благодаря системе GTD голова не забита лихорадочными мыслями о невыполненных проектах. Список уже перед вами. Можно забыть про многозадачность, расслабиться и приступить к следующему шагу.

Это как в супермаркете

Можно ходить и все время держать в голове продукты, которые надо купить. На это уходят все силы, но все равно что-нибудь, да забудется, или наберете кучу лишнего.

А можно прийти в магазин с написанным на бумаге (смартфоне) списком: в этом случае ресурсы мозга тратятся только на оптимизацию процесса. Заглянув в список и увидев там молоко, идете и его покупаете, обращая внимание на сорт, производителя, дату изготовления, цену. Это приносит больше пользы здоровью и семейному бюджету.

Когда определен результат, человек движется в нужном направлении, постоянно задавая себе вопрос: «Какой следующий шаг надо сделать, чтобы приблизиться к цели?»

Превращайте нематериальные мысли в физические действия

Дэвид Аллен предлагает набор вспомогательных инструментов, позволяющих освободить мозг от рутины для работы над глобальными проектами. Перечень задач можно хранить, используя например:

  • ежедневник;
  • лотки для бумажных листков;
  • папки с наклейками;
  • электронные органайзеры или планеры;
  • таск-менеджеры (смотри наш обзор).

Многие громадные проекты состоят из совокупности мелких действий, на каждое из которых тратится 1-2 минуты. В этом случае необходимо просто сделать и забыть. Это и есть принцип двух минут – один из ключевых в GTD. Превратите его в привычку — с помощью простого трекера (мы писали о таких приложениях).

Где почитать про GTD — ресурсы и инструменты

Электронную версию книги Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок» скачать можно по ссылкам: bookscafe.net, КнигоПоиск, FB2LIT.

При этом, если большинство электронных библиотек предлагают ознакомительный фрагмент со ссылкой в конце, по которой можно после оплаты скачать всю книгу целиком (цена от 170 до 400 рублей), то bookscafe.net предлагает две из 7 книг Дэвида Аллена бесплатно.

Изучить современные лайфхаки в тайм-менеджменте можно в нашем материале.

«Управление фирмой» помимо возможности без оплаты читать и скачать книгу «Как разобраться с делами (Getting Thing Done)» предоставляет электронный органайзер Outlook NewTask Add-in, позволяющий оптимизировать управление как собой, так и всем коллективом.

Читать еще:  Образец акта приема-передачи трудовых книжек

Электронные помощники GTD 2019: Organizer, Workflow Map, Calendar (цена от 10 до 29 долларов), предлагаются на сайте The David Allen Company .

Отличная подборка бесплатных инструментов самосовершенствования: планеры, органайзеры, ежедневники, чек-листы – по ссылке «40 + списков, которые помогут навести порядок в жизни».

Купить бумажный вариант книги «Как привести дела в порядок» можно в интернет-магазинах: Озон, Лабиринт, book24.

Заключение

Вы долгие годы мечтали научиться управлять своей жизнью? Время пришло. Сделайте прорыв: увеличивайте собственную эффективность, облегчайте себе выполнение любой работы. Освободите сознание от рутины, станьте творческой личностью.

Начните сегодня. Не просто читайте книгу, а используйте приемы GTD. Личный практический опыт – полезнее десятков прочитанных книг. Поставьте себе задачу: 40 дней применять GTD. Почему 40? Потому что именно за это время человек успевает освоить, втянуться, оценить новую деятельность. GTD-метод оптимизирует интеллектуальный труд в профессиональной и личной сфере. Будет порядок в делах, будет порядок в голове и в жизни.

Дэвид Аллен и его GTD на практике

Ищете способы работать меньше и больше успевать? Взвалили на себя два десятка проектов, потеряли контроль над ситуацией? Может просто накопилась усталость: работа, дом, фитнес, ЗОЖ, друзья, родители, семья, дети?

В таком случает вам в помощь Дэвид Аллен и его метод GTD. Это прививка антистресса, которая научит вас управлять временем и сознанием.

Суть метода GTD

Дэвид Аллен разработал и проверил на практике стратегию личной эффективности, направленную на получение максимальной пользы при минимальных трудозатратах. Он описал способ эффективного распределения времени между важными и необходимыми делами. Название его метода – Getting Things Done (GTD) – переводится как «доведение дел до завершения», хотя по смыслу больше подходит «как привести дела в порядок». Принципы просты:

1. Все незавершенные дела переносятся из головы на внешний накопитель. Информация собирается и фиксируется в списке. Вносится все: даже самое маленькое дело. Список должен быть доступен в любое время, в него надо постоянно заглядывать.

2. Записываются пояснения, чтобы в дальнейшем не тратить время на обдумывание задачи.

3. Создается система напоминаний о списках. Их необходимо регулярно (ежедневно, еженедельно) обновлять: вычеркивать выполненные задачи, вписывать новые. Осуществляется контроль: горизонтальный – по всему списку дел; вертикальный – по каждому конкретному делу (что сделано и какие перспективы).

Для оптимизации работы назначайте конкретное время и дату выполнения задачи. Используйте планировщик или календарь. Послушайте, что советует Дэвид Аллен. Все действия выполняйте последовательно.

Потренируемся?

1. Перенос. Выделите в мыслях и запишите на бумаге одним предложением первую, всплывшую в голове ситуацию/задачу/проект. Не важно, касается ли устремление профессиональной деятельности, семьи или личности. Это должно выглядеть как успешный результат работы. Например:

· Уехать в отпуск на Мальдивы вдвоем/всей семьей;

· Запустить завод/сеть магазинов в Челябинске;

· Испечь торт/блинчики по бабушкиному рецепту.

2. Пояснения. Запишите конкретное физическое действие, которое надо осуществить для продвижения в данном проекте. Что можно предпринять прямо сейчас? Куда пойти? Кому позвонить? Что написать? С кем переговорить?

· Позвонить в турагентство, чтобы подобрали варианты маршрутов;

· Отправить подготовленный запрос по электронной почте;

· Купить муку, масло, яйца в магазине «АБВ».

3. Подумайте, как рекомендует делать
Дэвид Аллен . Что изменилось после минутного размышления? Как правило, выделение конкретной задачи не только усиливает контроль над ней, но и позволяет расслабиться. Потому что сформировался конкретный образ желаемого результата, наметились первые шаги по пути его достижения, определились необходимые ресурсы.

Думайте не о проблеме, а о способах ее решения

Размышления и определение задач – это ваш интеллектуальный труд. Продуктивность интеллектуального труда определяется ответом на вопрос: «Каковы ожидаемые результаты работы?» Чем четче определен результат, тем выше ваша интеллектуальная продуктивность.

Проблема превращается в конкретную задачу, которую надо решить. Процесс разбивается на простые шаги, ближайший из которых выполняется немедленно. Человек не перебирает задачи одну за другой: хочу когда-нибудь научиться петь, надо срочно сделать проект, забрать ребенка из детского сада. Он берет список и шагает по пути выполнения конкретных действий:

· Чтобы научиться петь, надо позвонить репетитору – это займет 2 минуты. Звоню прямо сейчас;

· Для проекта надо зайти в магазин купить материалы по списку, чтобы завтра сделать модель, а по пути заберу ребенка.

Благодаря системе GTD голова не забита лихорадочными мыслями о невыполненных проектах. Список уже перед вами. Можно забыть про многозадачность, расслабиться и приступить к следующему шагу.

Это как в супермаркете

Можно ходить и все время держать в голове продукты, которые надо купить. На это уходят все силы, но все равно что-нибудь, да забудется, или наберете кучу лишнего.

А можно прийти в магазин с написанным на бумаге (смартфоне) списком: в этом случае ресурсы мозга тратятся только на оптимизацию процесса. Заглянув в список и увидев там молоко, идете и его покупаете, обращая внимание на сорт, производителя, дату изготовления, цену. Это приносит больше пользы здоровью и семейному бюджету.

Когда определен результат, человек движется в нужном направлении, постоянно задавая себе вопрос: «Какой следующий шаг надо сделать, чтобы приблизиться к цели?»

Превращайте нематериальные мысли в физические действия

Дэвид Аллен предлагает набор вспомогательных инструментов, позволяющих освободить мозг от рутины для работы над глобальными проектами. Перечень задач можно хранить, используя например:

  • ежедневник;
  • лотки для бумажных листков;
  • папки с наклейками;
  • электронные органайзеры или планеры;
  • таск-менеджеры (смотри наш обзор).

Многие громадные проекты состоят из совокупности мелких действий, на каждое из которых тратится 1-2 минуты. В этом случае необходимо просто сделать и забыть. Это и есть принцип двух минут – один из ключевых в GTD. Превратите его в привычку — с помощью простого трекера (мы писали о таких приложениях).

Где почитать про GTD — ресурсы и инструменты

Электронную версию книги Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок» скачать можно по ссылкам: bookscafe.net, КнигоПоиск, FB2LIT.

При этом, если большинство электронных библиотек предлагают ознакомительный фрагмент со ссылкой в конце, по которой можно после оплаты скачать всю книгу целиком (цена от 170 до 400 рублей), то bookscafe.net предлагает две из 7 книг Дэвида Аллена бесплатно.

Изучить современные лайфхаки в тайм-менеджменте можно в нашем материале.

«Управление фирмой» помимо возможности без оплаты читать и скачать книгу «Как разобраться с делами (Getting Thing Done)» предоставляет электронный органайзер Outlook NewTask Add-in, позволяющий оптимизировать управление как собой, так и всем коллективом.

Электронные помощники GTD 2019: Organizer, Workflow Map, Calendar (цена от 10 до 29 долларов), предлагаются на сайте The David Allen Company .

Отличная подборка бесплатных инструментов самосовершенствования: планеры, органайзеры, ежедневники, чек-листы – по ссылке «40 + списков, которые помогут навести порядок в жизни».

Купить бумажный вариант книги «Как привести дела в порядок» можно в интернет-магазинах: Озон, Лабиринт, book24.

Заключение

Вы долгие годы мечтали научиться управлять своей жизнью? Время пришло. Сделайте прорыв: увеличивайте собственную эффективность, облегчайте себе выполнение любой работы. Освободите сознание от рутины, станьте творческой личностью.

Начните сегодня. Не просто читайте книгу, а используйте приемы GTD. Личный практический опыт – полезнее десятков прочитанных книг. Поставьте себе задачу: 40 дней применять GTD. Почему 40? Потому что именно за это время человек успевает освоить, втянуться, оценить новую деятельность. GTD-метод оптимизирует интеллектуальный труд в профессиональной и личной сфере. Будет порядок в делах, будет порядок в голове и в жизни.

Ссылка на основную публикацию
×
×
Adblock
detector