Акт приема-передачи бухгалтерских документов - sk-mcity.ru

Содержание

Акт приема-передачи бухгалтерских документов

Акт приема передачи бухгалтерских документов образец

Акт приёма-передачи документов

Оформление акта приема-передачи документов не является строго обязательной процедурой. Однако в некоторых случаях передача документов между контрагентами сопровождается его подписанием. Акт приема-передачи документов имеет юридическое значение, поэтому при возникновении каких-либо спорных ситуаций и разногласий между подписавшими его сторонами он имеет доказательную силу и может быть использован в суде.

Акт приема-передачи документов создается и внутри предприятий – например, при передаче кадровой, бухгалтерской и пр. документации при смене сотрудников. В этом случае документы должны пройти предварительную проверку на их содержание и полноту, чтобы впоследствии принимающий документы работник не столкнулся с неожиданными неприятностями.

Основные правила оформления акта приема-передачи документов

Унифицированного стандартного образца по заполнению данного документа нет, поэтому предприятия и организации вправе самостоятельно разработать его шаблон или же оформлять документ в свободной форме. Заполнять его можно как в простом письменном виде, так и печатать на компьютере. Оформляется акт приема-передачи документов на обычном листе А4 формата в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон. При этом каждая копия должна иметь подписи руководителей организаций или уполномоченных на это лиц.

При необходимости документ можно заверить печатью, но это необязательно, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не использовать в своей деятельности печати и штампы.

Также акт должен содержать определенный перечень обязательный сведений. В частности здесь должна быть указана информация о сторонах, между которыми фиксируется факт передачи документов, а также полный список передаваемых документов с их четким наименованием и количеством. Если передаются оригиналы документов – это следует обязательно указать в акте (в случае их утраты, претензии будут предъявлены той стороне, на руках у которой они были на момент востребования), если же копии, то они должны быть заверены передающей стороной.

Также следует учесть, что в случае передачи оригиналов документов, передающая сторона должна обзавестись их копиями.

В случаях особой ценности передаваемых документов, в акт желательно вносить более полные сведения о предприятиях (полные реквизиты с ОГРН, ИНН, КПП и т.д.), а также паспортные данные сотрудников, занятых в процессе передачи. Если же передаются стандартные документы, можно ограничиться более простой формой акта.

Инструкция по заполнению акта приема-передачи документов

С точки зрения делопроизводства, данный акт имеет вполне стандартную форму и не должен вызвать особых затруднений при заполнении. В рассматриваемом примере документы передаются от одного предприятия другому.

  • Вначале пишется наименование документа с коротким обозначением его сути.
  • В строке ниже указывается город, в котором работает организация, выписывающая акт, а также дата его оформления.
  • Далее вписывается информация о компании, которая передает документы: вносится ее название с указанием организационно-правовой формы (ИП, ООО, ОАО, ЗАО), а также должность ответственного лица (обычно здесь пишут Директор, Генеральный директор или указывают иного, уполномоченного на подписание подобного рода документов сотрудника) его фамилию, имя, отчество (полностью).
  • Затем всё то же самое вносится о второй стороне: название организации, должность, фамилия, имя, отчество ответственного лица.

После внесения сведений о предприятиях, нужно написать полный перечень передаваемых документов.

Как правило, такие акты составляются в тех случаях, когда список передаваемых документов или особо ценен, или довольно внушителен, поэтому лучше всего оформить их список в виде таблицы.

В первый столбик нужно внести порядковый номер передаваемого документа в данной таблице, во второй – полное наименование, в третий – дату его составления, в четвертый – номер документа по внутреннему документообороту. В пятом столбце надо указать оригинал или копия (заверенная) передается второй организации, а шестой столбик – количество содержащихся в документе листов.

При необходимости таблицу можно расширить, внеся в нее какую-либо дополнительную информацию.

Под таблицей следует написать, сколько экземпляров акта было составлено и сколько получили на руки заинтересованные стороны, а также поставить подписи руководителей обоих предприятий.

После подписания акта по приему-передаче документов всю ответственность за полноту, содержание, сохранность переданной документации принявшая ее сторона автоматически берет на себя.

Документы бухгалтерского учета

Любой бухгалтерский документ представляет собой бланк определенной формы, который имеет обязательные реквизиты. Глобально их можно разделить на две большие группы:

К первой относятся все те бумаги и электронные файлы, которые составляются в момент совершения операции и удостоверяют факт ее совершения. Документооборот в бухгалтерии регулирует Федеральный закон о бухучете. Учетные регистры формируют на основе первичной документации, в них содержатся бухгалтерские записи и проводки. Кроме того, они служат для регистрации первички. Рассмотрим значение бухгалтерских документов, требования к их оформлению и сроки хранения подробнее.

Классификация

Кроме первичных и учетных, документы бухгалтерского учета могут иметь другие классификации. Например, они бывают:

  • внутренние и внешние;
  • распорядительные и оправдательные;
  • разовые и накопительные;
  • строгого учета и обычные.

В отношении каждой операции или сделки существует отдельный перечень обязательных бумаг. Обычно первичку оформляет поставщик, но именно покупатель заинтересован, чтобы все было сделано корректно и без отступлений от правил. Потому что он приходует на основании этих официальных бумаг товары, услуги или нематериальные ценности, платит деньги и претендует на получение налоговых вычетов.

Первичные документы

Первичку следует составлять непосредственно в ходе совершения операции или сразу же после ее завершения. Форма таких бумаг должна быть закреплена в учетной политике организации. В некоторых случаях законодательно закреплена обязанность использовать унифицированные бланки, утвержденные уполномоченными государственными органами и службами, а в некоторых организации имеют право разработать и использовать собственные бланки. Например, нельзя использовать счет-фактуру неустановленной формы, но можно самостоятельно разработать авансовый отчет.

Все первичные официальные бумаги обязательно имеют реквизиты, без которых они считаются недействительными. Набор таких реквизитов зависит от вида формы, обычно должны быть указаны:

  • наименование;
  • номер документа;
  • суть сделки или операции;
  • данные составителя;
  • подпись руководителя организации и печать (если она используется).

Некоторые бумаги оформляют в одном экземпляре, но большинство — в двух и более. При составлении нескольких экземпляров они имеют равную силу и являются подлинниками. Для осуществления бухгалтерских записей основанием являются документы именно такого типа.

Учетные регистры

Учетные, или, иначе говоря, документы бухгалтерского оформления, применяются для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, а также для отражения этих данных на счетах бухучета и в отчетности. Вести их можно:

  • в специальных книгах (журналах);
  • на отдельных листах и карточках;
  • в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники;
  • непосредственно в специализированных программах на электронных носителях.

Важно соблюдать хронологию занесения данных и принципы бухучета: двойную запись, ведение синтетического и аналитического учета, применение общего Плана счетов и прочих. На основе данных регистров бухучета составляется отчетность, которую организации сдают в Росстат и ФНС.

Сроки хранения

Сроки хранения бухгалтерской документации зависят от формы первички или регистра. Они установлены законом о бухучете и специальным перечнем, утвержденным приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558. Общий срок, предусмотренный законодательством, составляет 5 лет. Но в перечне предусмотрены более конкретные сроки. Например, отчетность нужно хранить до тех пор, пока организация осуществляет деятельность, а сведения о доходах физических лиц — не менее 75 лет, если отсутствуют лицевые счета работников. Отсчет срока хранения начинается с года, следующего за годом их последнего использования, но иногда его отсчитывают по другому принципу. Так, например, акты выполненных работ по договору должны храниться не менее 5 лет с даты окончания срока действия договора.

Ответственность бухгалтера

Если бухгалтер, особенно главный, увольняется, он должен передать все дела и документацию. Для этого назначают уполномоченное лицо, которое принимает все хозяйство по акту на основании приказа руководителя организации. В этом акте необходимо перечислить все, за что отвечает непосредственно главбух. В частности:

  • бухгалтерскую, налоговую и управленческую отчетность;
  • учетную политику и локальные нормативные акты;
  • сертификаты ключей ЭЦП для электронного обмена с банками и контролирующими органами;
  • переписку с налоговой инспекцией и другими контролирующими органами (требования и акты сверки).

Сколько именно документов передано и периоды, за которые они составлены, можно указать в самом акте или в приложениях к нему. Кроме того, в приложениях к акту может быть своеобразный развернутый баланс организации: оборотно-сальдовая ведомость по бухгалтерским счетам на дату передачи дел.

Образец акта приема-передачи бухгалтерских документов выглядит так:

Акт приема-передачи дел главного бухгалтера — образец

Акт приема-передачи дел главного бухгалтера: форма и требования

Акт приема-передачи дел главного бухгалтера — составляемый в произвольной форме перед сменой главного бухгалтера документ. Требования к его составлению в действующих нормативных документах отсутствуют.

Читать еще:  18 удивительных и, возможно, реальных случаев путешествий во времени

Обычно форма такого акта и требования к его содержанию закрепляются в приказе или ином внутрифирменном локальном документе.

Знакомьтесь с внутрифирменными локальными актами с помощью размещенных на нашем сайте статей:

К числу таких требований можно отнести следующие:

  • акт при смене главного бухгалтера оформляется только после завершения текущих учетных процессов, проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности (в том числе посредством привлечения независимых специалистов), а также после оформления отчетности (если дата их представления совпадает с периодом передачи дел и оформлением рассматриваемого акта);
  • до оформления акта проводится инвентаризация (как минимум имущества и денежных средств [в кассе и на расчетном счете] и иных существенных статей баланса), проводится сверка расчетов с налоговиками и внебюджетными фондами (ПФР, ФСС);
  • сроки (дата) передачи дел и составления акта, а также состав присутствующих при передаче дел лиц определяются в приказе руководителя фирмы (или ином локальном акте).

Как может выглядеть акт приема-передачи дел главного бухгалтера, расскажем в следующем разделе.

Образец акта приема-передачи дел главного бухгалтера

В акте могут отражаться следующие элементы:

  • общеорганизационные (реквизиты действующей учетной политики с описанием общей характеристики бухучета фирмы и организации бухгалтерской службы);
  • описание технических учетных нюансов (применяемые для учета программные средства, установленный на фирме порядок хранения баз данных, электронной и бумажной первички и др.);
  • указание на наличие специфической нормативки, применение которой для данной фирмы обязательно;
  • порядок доступа к учетной системе (пароли, электронные ключи и др.);
  • наличие (отсутствие) расхождений в учетных регистрах и отчетности с указанием причин их возникновения, а также иные учетные нюансы;
  • факт передачи ценностей, находящихся на ответственном хранении у главного бухгалтера (фирменные штампы и печати, ключи от сейфов, электронные ключи и сертификаты спецоператоров связи и др.);
  • общеоформительские реквизиты (подписи ответственных лиц, дата составления акта и др.).

В качестве приложений к рассматриваемому акту выступают результаты инвентаризации, описи передаваемых документов и иные документы.

Об особенностях инвентаризации имущества и обязательств узнайте из материалов нашего сайта:

Кроме того, в акте необходимо отразить выявленные в ходе передачи дел учетные и отчетные ошибки и расхождения, а также иные пояснения и замечания (если принимающая или передающая сторона не согласна с отраженной в акте информацией).

Образец акта приема-передачи дел главного бухгалтера вы можете посмотреть на нашем сайте.

Процедуры, помогающие облегчить оформление акта приема-передачи дел главного бухгалтера

Прием-передача дел главного бухгалтера — трудоемкая процедура, отнимающая время и требующая дополнительных трудозатрат. Чтобы облегчить данный процесс, работодателю понадобится провести предварительные мероприятия, в том числе:

  • разработать и утвердить внутрифирменный локальный акт, детально регламентирующий процедуры передачи дел при смене главного бухгалтера;
  • в должностной инструкции главного бухгалтера и его трудовом договоре предусмотреть в качестве обязательного элемента проведение мероприятий по передаче дел новому главбуху (или назначенному руководителем лицу);
  • организовать структуру бухгалтерии таким образом, чтобы за отдельные учетные области отвечали конкретные специалисты бухгалтерии, — полномочия каждого из них в момент передачи дел при смене главного бухгалтера также можно предусмотреть во внутрифирменном локальном акте, их должностных инструкциях или закрепить за ними учетные участки в отдельном приказе;
  • обеспечить регулярное подтверждение достоверности отчетности и соответствие ведения бухучета нормативным требованиям независимыми (аудиторами, налоговыми консультантами, иными экспертами) или внутренними контролерами (ревизорами, внутренними аудиторами и др.);
  • другие мероприятия, учитывающие специфику работы компании, масштабы ее деятельности, структурную разветвленность и др.

О нюансах оформления должностных инструкций узнайте из материалов нашего сайта:

Акт приема-передачи дел при смене главного бухгалтера составляется в произвольной форме. В его содержание включаются все важные для данной процедуры аспекты (отражение фактов передачи документов, описание учетных и отчетных нюансов и т. д.).

Как правильно составляется акт передачи дел при увольнении главного бухгалтера по образцу?

При увольнении главбуха необходимой мерой является передача дел и оформление акта по ее результатам.

Как составляется этот документ, какова его форма, что входит в комплектацию акта, и нужно ли упоминать о недостающих бумагах?

Вопросов на самом деле много и разобраться во всех тонкостях и нюансах бывает сложно.

Обо всех нюансах передачи дел при увольнении главного бухгалтера мы и поговорим в наше сегодняшней статье.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — просто позвоните, это быстро и бесплатно !

Что такое акт передачи дел при увольнении главного бухгалтера?

Акт передачи дел при увольнении главного бухгалтера — это документ, позволяющий преемнику и руководству увольняющегося главного бухгалтера, в каком финансовом состоянии передается предприятие.

Такой документ нужен, чтобы прекращающий сотрудничество главбух не только передал по описи все папки с документацией, но и провел инвентаризацию всех материальных ресурсов, в том числе и основных фондов.

Отчеты квартальные и годовые, состояние расчетов с работниками, поставщиками, смежниками, подрядчиками, налоговые расчеты, баланс предприятия – эти и иные вопросы должны быть освещены и подтверждены документально. Поэтому необходимо передать новому распорядителю финансов акты сверок, реестры дебиторской и кредиторской задолженностей, налоговые бумаги и пр.

После того, как главбух получит расчет и уйдет, сложно будет наводить справки и выяснять, как и почему образовалась недостача средств. Акт передачи дел даст преемнику понятие о том, как велся бухучет, какова была финансовая политика, не было ли злоупотреблений.

Какие сведения указываются в документе?

Передача дел при расторжении трудового договора главбухом осуществляется на основании приказа по предприятию. В этом приказе указывается состав комиссии, которая будет заниматься приемом, и сроки, когда процесс должен быть закончен с оформленным и подписанным актом передачи дел.

Пошаговая инструкция: как правильно заполняется?

Акт строго регламентированной формы не имеет и составляется произвольно, но такая бумага должна быть наглядной и содержать все, что нужно. Вверху документа по центру располагают название предприятия (полное), его ИНН, почтовый адрес. Ниже слева размещается утверждающая акт подпись руководителя – «Утверждаю», полное наименование должности, подпись руководителя и в скобках ФИО, под подписью – дата утверждения.

Далее по центру указывают название документа, ниже слева – пункт расположения фирмы, справа – дата составления. С абзаца вписывают: «Согласно приказу такому-то с такого по такое-то число (месяц, год) главный бухгалтер такой-то передал, а заместитель главного бухгалтера такой-то принял такие документы» – и ниже располагают таблицу. Обычно это таблица не более чем на 4 столбца:

  • номер по порядку,
  • наименование папки,
  • количество папок,
  • примечание.
  • Список документов обычно включает (по каждому вопросу указывают период времени проверки):

    • учетную политику;
    • бух. отчетность;
    • налоговую отчетность;
    • фондовые отчисления;
    • акты выполненных работ и услуг;
    • акты сверок взаиморасчетов с поставщиками, подрядчиками и пр.;
    • инвентаризационные описи;
    • первичные учетные бумаги;
    • договора с поставщиками, подрядчиками и пр.

    Под таблицей перечисляют, что еще передано – наличные средства, печати, коды и ключи от сейфов, чековая книжка, пароли от входа в систему «клиент-банк» и пр. При выявлении допущенных ранее в отчетах, учете ошибок здесь их перечисляют, с указанием периода и документа, когда ошибки были допущены. Далее приводят перечень приложений к акту.

    Состояние учета денежных средств выясняют, проведя ревизию наличности в кассе компании и проверив сверки дебиторской и кредиторской задолженностей на дату начала проверки, о чем составляют отдельные акты.

    Расчетные операции проводятся при соблюдении законности в основном по безналичному расчету, о чем свидетельствуют платежки и подтверждение их проведения банком, а также налоговые накладные. Сверив распечатки на бумажных носителях со сводами в отчетах и в программе 1С, делают выводы о состоянии учета расчетных операций.

    Теперь вы знаете, как оформить акт при смене одного специалиста другим.

    Как оформить передачу дел главным бухгалтером:

    Состояние амортизируемого имущества

    Амортизация должна насчитываться на основные средства – здания, сооружения, оборудование и пр. необоротные активы. При проверке производится правильность отнесения имущества к амортизируемому (на основании действующего законодательства) и наличие правильного учета, для чего сверяют остатки по счетам учета на начало проверяемого отрезка времени с отчетами на конец предыдущего периода. Важно проверить, происходила ли переоценка балансовых стоимостей, насколько грамотно и обоснованно это было сделано.

    Сведения об учете материалов

    Все материалы, приобретенные организацией, должны быть оприходованы сначала на склад, а потом распределены по материально-ответственным лицам. Ежемесячно проводится списание материалов по актам выполненных работ или услуг, и выводятся остатки. Именно эти остатки материалов, висящие на подотчете работников и на складе, любой проверяющий может увидеть в натуре и сличить с документальными данными.

    Если предприятие крупное, то анализ материального учета можно провести выборочно, чтобы сложить представление об общей картине по фирме. Остатки материалов на конец отчетного периода являются отправной точкой на начало следующего отрезка времени.

    Информация о расчете работников

    Состояние расчетов с работниками фактически обозначает наличие задолженности по зарплате или ее отсутствие. Этот важнейший показатель состояния платежеспособности предприятия отражается в специальном отчете, составляемом ежемесячно. Есть вариант взять несколько фамилий сотрудников и отследить по документам начислением им зарплаты, проведение удержаний и отчислений, а также вывод положенных к выплате средств.

    Автоматизированная система начисления зарплаты минимизирует злоупотребления, но для передачи дел главбухом больше интересует наличие задолженности. За каждый месяц должен быть отчет, что и должен предъявить проверяемый главный счетовод за весь период проверки.

    Важно, чтобы не было кип валяющихся документов – своевременная их раскладка по порядку хронологии, по подписанным папкам говорит об упорядоченном хранении бумаг. Если места в комнате бухгалтерии недостаточно, то допускается хранение в закрываемом на замок отдельном помещении папок с делами за период не более 5-ти лет, остальное должно быть заактировано и сдано в архив, о чем свидетельствует 2-й экземпляр. В передаточном акте все обнаруженное важно отразить.

    Читать еще:  9 привычек, которые приводят к бедности

    Перечень папок по описи


    Бухгалтерские и первичные документы следует передать по описи
    , составив перечень, который будет приложен к акту. Если документооборот насчитывает тысячи первичных бумаг, то составить опись, внося каждую из них, просто нереально, и в таких случаях в описи перечисляют папки с определенными документами за месяц – например, приходные накладные, или счет-фактуры.

    Остатки по проверенным счетам

    Счета можно проверить выборочно, по ним выводят остатки и сверяют их с теми, которые показаны в отчетности на конец предыдущего отчетного периода. Это нужно для того, чтобы преемник дел начинал свою работу, привязываясь к этим остаткам как к отправной точке.

    Список отсутствующих бумаг

    Проверяя папки месяц за месяцем, сверяют наличие документов в теми, которые включены в сводные перечни. При выявлении недостающих бумаг составляют их список. По возможности увольняющийся бухгалтер может попытаться отыскать копию отсутствующей бумаги и восполнить нехватку хотя бы копией.

    Те же бумаги, которые не удалось восстановить, вносятся в перечень – так принимающий дела работник подстрахует себя на случай проверки аудитором, и в своей работе будет иметь представление о том, чего нет в наличии. Список прилагают к акту передачи.

    Ещё один весьма важный нюанс

    Такие важные атрибуты, как печати, ключи от сейфов, коды, шифры и пароли также мало отдать из рук в руки: следует зафиксировать факт их передачи в акте, внизу таблицы. Это нужно и для увольняющегося работника, и для принимающего дела.

    Завершение акта – подписи сдавшего дела и принявшего их сотрудников, с расшифровкой должностей и ФИО. Подписи удостоверяют, что один бухгалтер документы и атрибуты передал, а другой их принял.

    Акт передачи позволит прежнему главбуху спокойно уйти и избежать постоянных вопросов, а предприятию – продолжать деятельность с вновь принятым работником на эту должность. Большинство ответов на возникающие в процессе работы можно будет найти в акте.

    Акт приема-передачи дел при увольнении бухгалтера: требования, форма, образец

    Обязательный акт , фиксирующий результат приема и передачи дел главного бухгалтера при его увольнении , вызывает множество вопросов касательно содержания и оформления . Какую форму использовать для заполнения документа, какие данные вносить в основной и дополнительные разделы, стоит ли упоминать об утраченных бумагах и обнаруженных проблемах в отчетности — рассмотрим эти и прочие нюансы.

    Навигация по статье

    Что такое акт приема-передачи дел при увольнении бухгалтера?

    Документ, который информирует собственников компании и преемника главбуха о финансовой ситуации, называется актом приема-передачи дел. В нем содержится информация по итогам инвентаризации , включая папки с документацией, перечисление основных фондов и материальных активов. Акт показывает, как велся бухучет на предприятии и какова была прежняя финансовая политика.

    Требования к содержанию документа отражаются в приказе. Чаще всего рекомендуют придерживаться таких правил:

    1. Акт оформляется после проверк и состояния бухгалтерского и налогового учетов и формирования отчетности.
    2. Составлению документа предшествует инвентаризация , сверка расчетов с налоговыми органами и внебюджетными фондами.
    3. Даты процедуры и состав комиссии указываются в приказе по предприятию.

    Какие данные содержатся в акте и как его составить?

    Обычно акт передачи при увольнении главного бухгалтера заполняется в произвольной форме. Специалисты рекомендуют придерживаться типовых требований к оформлени ю документов. При составлении акта в него включают несколько разделов.

    Общие сведения

    На титульной странице документа указывают полное название предприятия, дату и место составления, состав комиссии по приему-передаче дел, а также дату и номер приказа, на основании которого выпущен акт.

    Документ не будет действительным, если на нем нет подписи генерального директора с расшифровкой и даты утверждения.

    Список передаваемых документов

    В основной части акта отражают особенности ведения и состояния учета на момент передачи дел. Информацию обычно представляют в виде таблицы с четырьмя столбцами:

    1. порядковый номер документа;
    2. название папки;
    3. общее число папок;
    4. комментарий.

    Акт передачи дел главного бухгалтера при увольнении включает данные об учетной политике, налоговой и бухгалтерской отчетности, первичные документы, договор ы и акты взаиморасчетов с поставщиками и клиентами. Расскажем о типах документов подробнее.

    Состояние амортизируемого имущества

    Амортизация начисляется на основные средства: здания, оборудование и другие внеоборотные активы. При проведении проверки оценивают правильность отнесения имущества компании к амортизируемому и корректность ведения учета. Для этого остатки по счетам на начало нового периода сопоставляют с отчетами за предыдущий. В процессе проверяют, производилась ли переоценка балансовых стоимостей и не было ли допущено в ней ошибок.

    Информация об учете материалов

    Материалы, которые приобретает организация , вначале поступают на склад, а потом их списывают на основании актов выполненных работ. Остатки вносят в следующий отчетный период. Таким образом, отчеты о движении материальных ценностей помогают отслеживать состояние материального учета.

    Сведения по кадрам

    Взаиморасчеты с сотрудниками демонстрируют, есть ли у предприятия долги по начислению заработной платы. Отчет по результатам выплат формируется ежемесячно и наглядно показывает, каково состояние дел предприятия.

    Опись папок

    В акте передачи дел при увольнении бухгалтера отображают данные о передаваемых документах. Если их объем велик, перечень прикладывают к акту. Чтобы не фиксировать в бумагах все первичные документы, в описи указывают папки с документами, обработанными в течение месяца.

    Остатки по проверенным счетам

    Счета проверяют выборочно, чтобы вывести остатки за прошлый период и сравнить их с данными, указанными в отчетности. Эта информация нужна преемнику главбуха , чтобы он мог использовать остатки как точку отсчета.

    Перечень пропавших документов

    Проверка папок за месяц позволяет удостовериться, что все документы при увольнении главного бухгалтера , включенные в перечень, наличествуют. Если какие-то бумаги отсутствуют, их записывают в отдельный перечень. Желательно попробовать восстановить утраченные документы или заменить их копиями. Часть документов, которую не удалось восстановить, вносят в список. Информация пригодится для разделения зон ответственности между новым и прежним главбухами, а заодно позволит ответственному лицу быть в курсе, каких документов нет.

    Другие передаваемые дела

    Под таблицей пишут, какие дополнительные предметы и сведения передаются. Это могут быть наличные деньги, штампы, ключи от сейфов, пароли для входа в базу «1С: Бухгалтерия» и другая информация.

    Найденные ошибки

    Акт приема-передачи дел, составляемый при увольнении бухгалтера , должен включать все найденные ошибки и недочеты. Их указывают в виде примечаний к основному тексту или выносят в обособленный блок.

    Кто заверяет акт приема-передачи дел

    Акт передачи дел бухгалтера при увольнении заверяют лица, перечисленные в приказе, касающемся данной процедуры. Достоверность документа подтверждает подпись генерального директора. Обычно она ставится сразу на нескольких страницах. Принимающая дела сторона расписывается в конце акта и под приложениями. Печать ставят только на титульной странице, рядом с резолюцией «Утверждаю».

    Образец акта при увольнении главного бухгалтера

    Строгих регламентов по составлению такого документа не существует, поэтому он оформляется в свободной форме на основании приказа по предприятию или внутриведомственных положений, утвержденных руководством. Предлагаем возможный вариант акта, в котором отражена передача дел при увольнении бухгалтера , вы можете ориентироваться на этот образец .

    Акт приема передачи бухгалтерских документов образец

    Акт приёма-передачи документов

    Оформление акта приема-передачи документов не является строго обязательной процедурой. Однако в некоторых случаях передача документов между контрагентами сопровождается его подписанием. Акт приема-передачи документов имеет юридическое значение, поэтому при возникновении каких-либо спорных ситуаций и разногласий между подписавшими его сторонами он имеет доказательную силу и может быть использован в суде.

    Акт приема-передачи документов создается и внутри предприятий – например, при передаче кадровой, бухгалтерской и пр. документации при смене сотрудников. В этом случае документы должны пройти предварительную проверку на их содержание и полноту, чтобы впоследствии принимающий документы работник не столкнулся с неожиданными неприятностями.

    Основные правила оформления акта приема-передачи документов

    Унифицированного стандартного образца по заполнению данного документа нет, поэтому предприятия и организации вправе самостоятельно разработать его шаблон или же оформлять документ в свободной форме. Заполнять его можно как в простом письменном виде, так и печатать на компьютере. Оформляется акт приема-передачи документов на обычном листе А4 формата в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон. При этом каждая копия должна иметь подписи руководителей организаций или уполномоченных на это лиц.

    При необходимости документ можно заверить печатью, но это необязательно, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не использовать в своей деятельности печати и штампы.

    Также акт должен содержать определенный перечень обязательный сведений. В частности здесь должна быть указана информация о сторонах, между которыми фиксируется факт передачи документов, а также полный список передаваемых документов с их четким наименованием и количеством. Если передаются оригиналы документов – это следует обязательно указать в акте (в случае их утраты, претензии будут предъявлены той стороне, на руках у которой они были на момент востребования), если же копии, то они должны быть заверены передающей стороной.

    Также следует учесть, что в случае передачи оригиналов документов, передающая сторона должна обзавестись их копиями.

    В случаях особой ценности передаваемых документов, в акт желательно вносить более полные сведения о предприятиях (полные реквизиты с ОГРН, ИНН, КПП и т.д.), а также паспортные данные сотрудников, занятых в процессе передачи. Если же передаются стандартные документы, можно ограничиться более простой формой акта.

    Инструкция по заполнению акта приема-передачи документов

    С точки зрения делопроизводства, данный акт имеет вполне стандартную форму и не должен вызвать особых затруднений при заполнении. В рассматриваемом примере документы передаются от одного предприятия другому.

    • Вначале пишется наименование документа с коротким обозначением его сути.
    • В строке ниже указывается город, в котором работает организация, выписывающая акт, а также дата его оформления.
    • Далее вписывается информация о компании, которая передает документы: вносится ее название с указанием организационно-правовой формы (ИП, ООО, ОАО, ЗАО), а также должность ответственного лица (обычно здесь пишут Директор, Генеральный директор или указывают иного, уполномоченного на подписание подобного рода документов сотрудника) его фамилию, имя, отчество (полностью).
    • Затем всё то же самое вносится о второй стороне: название организации, должность, фамилия, имя, отчество ответственного лица.
    Читать еще:  5 признаков того, что вы интроверт, даже если не знаете об этом

    После внесения сведений о предприятиях, нужно написать полный перечень передаваемых документов.

    Как правило, такие акты составляются в тех случаях, когда список передаваемых документов или особо ценен, или довольно внушителен, поэтому лучше всего оформить их список в виде таблицы.

    В первый столбик нужно внести порядковый номер передаваемого документа в данной таблице, во второй – полное наименование, в третий – дату его составления, в четвертый – номер документа по внутреннему документообороту. В пятом столбце надо указать оригинал или копия (заверенная) передается второй организации, а шестой столбик – количество содержащихся в документе листов.

    При необходимости таблицу можно расширить, внеся в нее какую-либо дополнительную информацию.

    Под таблицей следует написать, сколько экземпляров акта было составлено и сколько получили на руки заинтересованные стороны, а также поставить подписи руководителей обоих предприятий.

    После подписания акта по приему-передаче документов всю ответственность за полноту, содержание, сохранность переданной документации принявшая ее сторона автоматически берет на себя.

    Документы бухгалтерского учета

    Любой бухгалтерский документ представляет собой бланк определенной формы, который имеет обязательные реквизиты. Глобально их можно разделить на две большие группы:

    К первой относятся все те бумаги и электронные файлы, которые составляются в момент совершения операции и удостоверяют факт ее совершения. Документооборот в бухгалтерии регулирует Федеральный закон о бухучете. Учетные регистры формируют на основе первичной документации, в них содержатся бухгалтерские записи и проводки. Кроме того, они служат для регистрации первички. Рассмотрим значение бухгалтерских документов, требования к их оформлению и сроки хранения подробнее.

    Классификация

    Кроме первичных и учетных, документы бухгалтерского учета могут иметь другие классификации. Например, они бывают:

    • внутренние и внешние;
    • распорядительные и оправдательные;
    • разовые и накопительные;
    • строгого учета и обычные.

    В отношении каждой операции или сделки существует отдельный перечень обязательных бумаг. Обычно первичку оформляет поставщик, но именно покупатель заинтересован, чтобы все было сделано корректно и без отступлений от правил. Потому что он приходует на основании этих официальных бумаг товары, услуги или нематериальные ценности, платит деньги и претендует на получение налоговых вычетов.

    Первичные документы

    Первичку следует составлять непосредственно в ходе совершения операции или сразу же после ее завершения. Форма таких бумаг должна быть закреплена в учетной политике организации. В некоторых случаях законодательно закреплена обязанность использовать унифицированные бланки, утвержденные уполномоченными государственными органами и службами, а в некоторых организации имеют право разработать и использовать собственные бланки. Например, нельзя использовать счет-фактуру неустановленной формы, но можно самостоятельно разработать авансовый отчет.

    Все первичные официальные бумаги обязательно имеют реквизиты, без которых они считаются недействительными. Набор таких реквизитов зависит от вида формы, обычно должны быть указаны:

    • наименование;
    • номер документа;
    • суть сделки или операции;
    • данные составителя;
    • подпись руководителя организации и печать (если она используется).

    Некоторые бумаги оформляют в одном экземпляре, но большинство — в двух и более. При составлении нескольких экземпляров они имеют равную силу и являются подлинниками. Для осуществления бухгалтерских записей основанием являются документы именно такого типа.

    Учетные регистры

    Учетные, или, иначе говоря, документы бухгалтерского оформления, применяются для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, а также для отражения этих данных на счетах бухучета и в отчетности. Вести их можно:

    • в специальных книгах (журналах);
    • на отдельных листах и карточках;
    • в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники;
    • непосредственно в специализированных программах на электронных носителях.

    Важно соблюдать хронологию занесения данных и принципы бухучета: двойную запись, ведение синтетического и аналитического учета, применение общего Плана счетов и прочих. На основе данных регистров бухучета составляется отчетность, которую организации сдают в Росстат и ФНС.

    Сроки хранения

    Сроки хранения бухгалтерской документации зависят от формы первички или регистра. Они установлены законом о бухучете и специальным перечнем, утвержденным приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558. Общий срок, предусмотренный законодательством, составляет 5 лет. Но в перечне предусмотрены более конкретные сроки. Например, отчетность нужно хранить до тех пор, пока организация осуществляет деятельность, а сведения о доходах физических лиц — не менее 75 лет, если отсутствуют лицевые счета работников. Отсчет срока хранения начинается с года, следующего за годом их последнего использования, но иногда его отсчитывают по другому принципу. Так, например, акты выполненных работ по договору должны храниться не менее 5 лет с даты окончания срока действия договора.

    Ответственность бухгалтера

    Если бухгалтер, особенно главный, увольняется, он должен передать все дела и документацию. Для этого назначают уполномоченное лицо, которое принимает все хозяйство по акту на основании приказа руководителя организации. В этом акте необходимо перечислить все, за что отвечает непосредственно главбух. В частности:

    • бухгалтерскую, налоговую и управленческую отчетность;
    • учетную политику и локальные нормативные акты;
    • сертификаты ключей ЭЦП для электронного обмена с банками и контролирующими органами;
    • переписку с налоговой инспекцией и другими контролирующими органами (требования и акты сверки).

    Сколько именно документов передано и периоды, за которые они составлены, можно указать в самом акте или в приложениях к нему. Кроме того, в приложениях к акту может быть своеобразный развернутый баланс организации: оборотно-сальдовая ведомость по бухгалтерским счетам на дату передачи дел.

    Образец акта приема-передачи бухгалтерских документов выглядит так:

    Акт приема-передачи дел главного бухгалтера — образец

    Акт приема-передачи дел главного бухгалтера: форма и требования

    Акт приема-передачи дел главного бухгалтера — составляемый в произвольной форме перед сменой главного бухгалтера документ. Требования к его составлению в действующих нормативных документах отсутствуют.

    Обычно форма такого акта и требования к его содержанию закрепляются в приказе или ином внутрифирменном локальном документе.

    Знакомьтесь с внутрифирменными локальными актами с помощью размещенных на нашем сайте статей:

    К числу таких требований можно отнести следующие:

    • акт при смене главного бухгалтера оформляется только после завершения текущих учетных процессов, проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности (в том числе посредством привлечения независимых специалистов), а также после оформления отчетности (если дата их представления совпадает с периодом передачи дел и оформлением рассматриваемого акта);
    • до оформления акта проводится инвентаризация (как минимум имущества и денежных средств [в кассе и на расчетном счете] и иных существенных статей баланса), проводится сверка расчетов с налоговиками и внебюджетными фондами (ПФР, ФСС);
    • сроки (дата) передачи дел и составления акта, а также состав присутствующих при передаче дел лиц определяются в приказе руководителя фирмы (или ином локальном акте).

    Как может выглядеть акт приема-передачи дел главного бухгалтера, расскажем в следующем разделе.

    Образец акта приема-передачи дел главного бухгалтера

    В акте могут отражаться следующие элементы:

    • общеорганизационные (реквизиты действующей учетной политики с описанием общей характеристики бухучета фирмы и организации бухгалтерской службы);
    • описание технических учетных нюансов (применяемые для учета программные средства, установленный на фирме порядок хранения баз данных, электронной и бумажной первички и др.);
    • указание на наличие специфической нормативки, применение которой для данной фирмы обязательно;
    • порядок доступа к учетной системе (пароли, электронные ключи и др.);
    • наличие (отсутствие) расхождений в учетных регистрах и отчетности с указанием причин их возникновения, а также иные учетные нюансы;
    • факт передачи ценностей, находящихся на ответственном хранении у главного бухгалтера (фирменные штампы и печати, ключи от сейфов, электронные ключи и сертификаты спецоператоров связи и др.);
    • общеоформительские реквизиты (подписи ответственных лиц, дата составления акта и др.).

    В качестве приложений к рассматриваемому акту выступают результаты инвентаризации, описи передаваемых документов и иные документы.

    Об особенностях инвентаризации имущества и обязательств узнайте из материалов нашего сайта:

    Кроме того, в акте необходимо отразить выявленные в ходе передачи дел учетные и отчетные ошибки и расхождения, а также иные пояснения и замечания (если принимающая или передающая сторона не согласна с отраженной в акте информацией).

    Образец акта приема-передачи дел главного бухгалтера вы можете посмотреть на нашем сайте.

    Процедуры, помогающие облегчить оформление акта приема-передачи дел главного бухгалтера

    Прием-передача дел главного бухгалтера — трудоемкая процедура, отнимающая время и требующая дополнительных трудозатрат. Чтобы облегчить данный процесс, работодателю понадобится провести предварительные мероприятия, в том числе:

    • разработать и утвердить внутрифирменный локальный акт, детально регламентирующий процедуры передачи дел при смене главного бухгалтера;
    • в должностной инструкции главного бухгалтера и его трудовом договоре предусмотреть в качестве обязательного элемента проведение мероприятий по передаче дел новому главбуху (или назначенному руководителем лицу);
    • организовать структуру бухгалтерии таким образом, чтобы за отдельные учетные области отвечали конкретные специалисты бухгалтерии, — полномочия каждого из них в момент передачи дел при смене главного бухгалтера также можно предусмотреть во внутрифирменном локальном акте, их должностных инструкциях или закрепить за ними учетные участки в отдельном приказе;
    • обеспечить регулярное подтверждение достоверности отчетности и соответствие ведения бухучета нормативным требованиям независимыми (аудиторами, налоговыми консультантами, иными экспертами) или внутренними контролерами (ревизорами, внутренними аудиторами и др.);
    • другие мероприятия, учитывающие специфику работы компании, масштабы ее деятельности, структурную разветвленность и др.

    О нюансах оформления должностных инструкций узнайте из материалов нашего сайта:

    Акт приема-передачи дел при смене главного бухгалтера составляется в произвольной форме. В его содержание включаются все важные для данной процедуры аспекты (отражение фактов передачи документов, описание учетных и отчетных нюансов и т. д.).

    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector